Sporing af brugsmønstre gør Power BI-administration nem

Datadrevne beslutninger kan give fordele som f.eks. identificering af nye konkurrencefordele og bedre salg, hvilket er grunden til, at mange organisationer har implementeret dette i dag. 

På det praktiske plan baseres datadrevne beslutninger på brugen af virksomhedsrapporter og andre rapporter for organisationens beslutningstagning. Men i det lange løb øges behovet for rapportering og rapporter, hvilket ofte gør det meget udfordrende at administrere rapporterne. Ikke desto mindre bør alle organisationer som minimum kunne besvare de følgende spørgsmål vedrørende rapportering:

• Er vi i stand til at gøre optimal brug af de rapporter, vi har til rådighed?
• I hvilket omfang anvendes rapporter?
• Anvender specifikke brugergrupper de rapporter, der er specielt til dem?
• Hvordan sikrer vi, at organisationens eksperter begynder at bruge Power BI?

Innofactor har skabt Power BI Aktivitetsrapport (PAR) som et nyt værktøj til overvågning af Power BI-rapporter, fordi Microsofts produkttilbud ikke rummer en løsning, der besvarer de ovenstående spørgsmål eller andre centrale spørgsmål til rapportering. I denne artikel præsenterer jeg de vigtigste fordele ved vores PAR-værktøj samt syv udfordringer til Power BI, der kan løses ved hjælp af værktøjet.

Power BI Aktivitetsrapport samler data om brugen af Power BI og præsenterer det i en enkelt rapport. Rapportens data hjælper organisationer med at øge deres effektivitet og reducere eksperternes arbejdsbyrde.

Hvordan fungerer Power BI Aktivitetsrapport, og hvad er fordelene?

Med PAR-værktøjet samles aktivitetsdata om brugen af alle Power BI-rapporterne i organisationens Office 365-abonnement og opsummerer de samlede data i en enkelt rapport, der er let at overskue. PAR-løsningen skaber også historik for de indsamlede data, som muliggør analyse af brugerdata over en længere periode.

PAR-værktøjet gør det muligt at visualisere data om organisationens rapportbrug ud fra blandt andet de følgende perspektiver:

• Rapportforbrug på organisationsniveau samt opdelt efter forretningsenhed.
• Abonnementsstatus: antal rapporter, datasæt og brugere samt aktivitetsmængde.
• De hyppigst anvendte rapporter og relaterede topniveauaktiviteter.
• Ikke anvendte rapporter: Værktøjet identificerer rapporter, der er blevet brugt minimalt eller slet ikke, og giver yderligere oplysninger om dem.
• Brugerdata: de mest aktive brugere og hver begivenhed specificeret af brugeren.
  
  

"Aktivitetsdata om brugen af rapporter gør det muligt at identificere spørgsmål og hjælpe eksperter med at gøre bedre brug af de rapporter, der er skabt til deres behov, og dermed øge deres produktivitet."

Aktivitetsdata for rapportbrug er særdeles værdifulde, eftersom det gør det muligt at identificere problemer og hjælpe eksperter til at blive bedre til at udnytte de rapporter, der er skabt til deres behov og dermed øge produktiviteten.

Baseret på mine egne erfaringer og observationer har jeg identificeret syv konkrete Power BI-udfordringer, der kan løses ved hjælp af PAR-værktøjet og analyse af rapportdata:

1. Rapporten er offentliggjort, men ingen gør brug af den. →Definer en primær brugergruppe til rapporten (f.eks. salgspersonale) og informer gruppens medlemmer om rapporten.
2. De tilsigtede primære brugere af rapporten gør ikke brug af rapporten af en eller anden grund. →Sørg for, at de tilsigtede primære brugere ved, hvordan de skal bruge rapporten korrekt og forstår, hvilke fordele rapporten tilbyder.
3. Rapporten bruges af en person, der ikke bør have adgang til den. →Sørg for, at de korrekte brugere får tildelt adgangsrettigheder.
4. Der er mange ubrugte rapporter i abonnementet, der optager kapacitet. → Fjern unødvendige rapporter.
5. En bruger har downloadet rapportdata på sin egen computer. →Kontakt personen direkte for at finde ud af, om der er en gyldig grund til dette.
6. Virksomheden anerkender ikke værdien af rapporterne. →Aktivitetsdata for rapportbrug kan anvendes til at beregne rapporternes investeringsafkast.
7. Power BI Premium-kapacitet er i brug, men organisationen oplever problemer med kapacitetsstyring. → Aktivitetsdata for rapportbrug kan anvendes til at overvåge kapacitetsudnyttelsen, og fremtidige behov for brug kan f.eks. forudses ved hjælp af et testmiljø.

Afhængigt af organisationen og branchen kan en undersøgelse af aktivitetsdata for rapportbrug også give andre fordele end de ovenfor nævnte. PAR-løsningen giver dig mulighed for at foretage en omfattende undersøgelse af arbejdspladsens brug af Power BI og fokusere it-ressourcerne på en måde, der væsentligt øger din organisations produktivitet.

Besøg vores hjemmeside for at gennemse vores analyserelaterede tilbud og læse mere om at løse virksomhedsudfordringer med brug af data i realtid og analyseløsninger! Du kan også kontakte vores eksperter direkteog tale mere detaljeret om PAR-løsningen.