3 tips der gør dine rapporter mere effektive.
Når du udvikler rapporter, kan det være en fordel at være opmærksom på nogle få og enkle tips. Her får du 3 tips, der gør dine rapporter lette at forstå, mere effektive og giver et klart budskab til modtageren.
Her er de tre ting, du skal være opmærksom på:
- De fleste af os starter med at læse en rapport i øverste venstre hjørne. Derfor er det øverste venstre hjørne det vigtigste område i din rapport. Placer dit vigtigste budskab her.
- Udnyt afstanden mellem figurerne i din rapport til at skabe sammenhænge.
- Juster elementerne i rapporten, så de er justeret til den samme side. Det skaber orden i din rapport.
Lad os gå gennem disse punkter i detalje.
Fokuser på det der er vigtigt
Vær opmærksom på, hvor du placerer dit vigtigste budskab eller nøgletal. Mange af os vil sætte vores logo i det øverste venstre hjørne, for der skal det da sidde, ikke? Rigtig mange af os starter med at læse en side fra det øverste venstre hjørne. Det er her vi først retter vores opmærksomhed, så i stedet for at placere dit logo her, bør du indsætte dit vigtigste nøgletal. Logoet kan du med fordel placere i bunden af rapporten sammen med, hvornår rapporten sidst er blevet opdateret. Det handler i stedet om at skabe opmærksomhed på det, der er vigtigt.
Skab sammenhænge mellem figurerne i din rapport
Udnyt afstanden mellem figurerne i din rapport til at skabe sammenhænge. Ved at lave mere afstand til de øvrige figurer i din rapport, kan du gruppere information der naturligt hører sammen og dermed gøre det mere overskueligt for modtageren. Afstanden fra dit vigtigste nøgletal og til de øvrige figurer kan også være med til at skabe mere fokus omkring dit nøgletal. Hvis dit nøgletal står alene, vil det blive mere fremtrædende og derved også øge opmærksomheden omkring det.
Få skabt ro i din rapport
Det er også vigtigt at du er opmærksom på at få skabt ro og orden i din rapport. Det gør du blandt andet ved at justere figurerne i din rapport til den samme side. Det vil som regel være bedst at justere, så alle figurer er venstrestillet. Herudover kan du med fordel placere figurer, der bliver brugt på mere end en side i rapporten, det samme sted.
Med disse tre små tips kan du forbedre anvendeligheden af din rapport. Det tager ikke ekstra tid, men gør en stor forskel.
