3 tips der gør dine rapporter mere effektive.
Den rigtige figur er det halve arbejde, men mindst lige så vigtigt er det ikke at have elementer med i din rapporter der ikke hjælper din læser med at fokusere på det der er vigtigt.
Her er 3 ting du skal være opmærksom på:
- Vælg den rigtige figur. Det er ikke alle figurer der er lige gode, så lad dig ikke blive revet med men vær omhyggelig i dit valg af figur.
- Skru på alle parametre indtil din figur står helt skarpt. De fleste figurer består af flere lag af titler, linjer, farver, data labels og trend lines. Sørg for at din figur kun gør brug af de mest nødvendige elementer. Det handler om skabe fokus på det vigtige i din figur.
- Skær din rapport helt ind til benet. Dit nøgletal skal ikke kæmpe for din læsers opmærksomhed. Fjern alle unødvendige elementer fra din rapport. Det hjælper din læser med at fokusere på det vigtige.
Vælg den figur der bedst passer din fortælling
Den rigtige figur er det halve arbejde. Det er derfor vigtigt at du bruger tid på at finde den rigtige figur. Hver enkelt figur er kendetegnet ved at være god til at vise forskellige typer af data og kan groft inddeles i tre grupper. Figurer der har med Sammenligning i forhold til total, Absolutte værdier og Udvikling at gøre.
- Sammenligning i forhold til total er noget de fleste af os arbejder med. Her kan du f.eks. anvende Pie chart, Donut chart og 100% stacked column chart. Pie charts og Donut charts er måske god til at fange din læsers opmærksomhed, men de kan også være svære at aflæse. Hold derfor antallet af kategorier på et minimum og brug labels.
- Absolutte værdier vises f.eks. med Bar charts, Column charts og Bubble charts. Når du arbejder med Bar charts og Column charts så husk altid at starte akserne ved nul. Det gør det nemmere for din læser at aflæse forholdet imellem dine kategorier. Hvis du arbejder med mange kategorier i dine figurer, så overvej at bruge den samme farve og brug i stedet tekst til at navngive de enkelte kategorier. Du kan også med fordel vælge en enkelt farve der repræsenterer dig og dit firma og farve de øvrige kategorier grå. En sorteret Column chart er også effektiv til at sammenligne absolutte værdier.
- Udvikling over tid er også noget de fleste af os arbejde med. Her en Line charts den ubestridte mester, men lige som det er tilfældet med de øvrige figurer så er det vigtigt at holde fokus på det vigtige. Hold antallet af kategorier på et minimum. Det gør dine linjer nemmere at aflæse. Hvis det ikke er muligt at holde antallet af linjer nede, så prøv at farve alle linjer grå og fremhæv så den kategori du har i fokus med en enkelt farve.
Og så er der også...
- Tekst og tabeller. Tekst er måske undervurderet men meget effektiv. Dit nøgletal skrevet stort og med en i fed skrifttype kan fungere som en figur i sig selv og er en hurtig og effektiv måde at sætte fokus på det vigtige i din rapport.
Kigger du tilbage på dine tidligere rapporter, vil du måske se, at der er en håndfuld figurer som du vender tilbage til. Der findes mange flere figurer en de 8 overstående, men det er dem som jeg personligt vender tilbage til.
Fokuser din figur så den står helt skarpt
Når du har valgt den rigtige figur, er det vigtigt at den står helt skarpt. Det gør du f.eks. ved at arbejde med dine titler, akse-titler, enheder og gitterlinjer.
- Overvej at fjerne gitterlinjer. Hvis de er nødvendige, så lav dem svagt grå.
- Brug titler på dine akser, men lav dem svagt grå - du behøves ikke at skrive "måned".
- Hvis dine kategorier indgår i din titel, så prøv at marker dem med farver. På den måde behøves du ikke en legend for at læse din figur.
- Vær konsekvent i din brug af farver, skrifttype og skriftstørrelse. Titler, akse-titler, enheder og gitterlinjer skal understøtte figuren, men ikke stjæle fokus.
Lidt kan også se ud af meget - når bare det er gjort godt
Det kræver ikke mere end 1, 2 måske 3 figurer og en overskrift på en side til at formidle dit budskab. Du skal overveje om de elementer, som du vælger at bruge i din rapport er nødvendige. Logoer, linjer, knapper, billeder, farvede baggrunde er alle elementer som det kan være fristende at inkludere i din rapport. Men skaber det værdi? Hjælper det din læser med at forstå budskabet som du ønsker at kommunikere?
Helt sikkert er det, at din rapport skal se godt ud. Din læsers første indtryk af dit design er afgørende for om de giver din rapport deres opmærksomhed. Men godt design kan også være at fjerne linjer, baggrunde, billeder og farver og i stedet udnytte afstanden mellem figurerne i din rapport til at skabe sammenhænge og ro.
