3 tips der gør dine rapporter mere effektive.
De fleste af os opfanger hurtigt og ubevidst de visuelle indtryk i en rapport, hvorefter vi beslutter os for hvad der er vigtigt. Du kan hjælpe din læser til at fokusere på det der er vigtigt ved at udnytte 3 enkle visuelle hjælpemidler der kræver din læsers opmærksomhed.
Her er de tre ting du skal være opmærksom på:
- Udnyt størrelsen på tekst. Størrelsen på dit vigtigste nøgletal kan være med til at gøre det mere fremtrædende.
- Udnyt skrifttyper til at skabe fokus. Hvis du anvender tekst, så anvend en skrifttype der kræver din læsers opmærksomhed.
- Brug farve både i tekst og figurer til at skabe fokus og sammenhænge. Men, pas på. For mange farver kan have den modsatte effekt.
Lad os gennemgå punkterne i detalje.
Udnyt størrelse til at slå dit budskab fast
Vær opmærksom på størrelsen af dit nøgletal og teksten i dine figurer. Når du har placeret dit nøgletal i det øverste venstre hjørne, er det også vigtig at sørge for at det bliver så fremtrædende som muligt. Det kan du opnå ved at gøre det større end den øvrige tekst på siden. På denne måde gør du dit nøgletal til en figur i sig selv.
Vi anvender også tekst mange andre steder i vores rapporter, som f.eks. i grafer. Med grafer er det vigtigt at have for øje at teksten ikke må stjæle fokus fra det du gerne vil kommunikere. Teksten skal i stedet understøtte læseren. Prøv derfor at arbejde med farven og med størrelsen på dine titler, akse-titler og enheder.
Vælg den rigtige skrifttype og skriv det så det kan ses
Den skrifttype som vi anvender i vores rapporter, er nok ikke noget de fleste af os tænker særligt meget over, men den rigtige skrifttype kan gøre en stor forskel. En fed skrifttype kan gøre dit nøgletal mere fremtrædende. Hvis du samtidigt gør nøgletallet stort, hjælper du dine læsere med at skabe fokus omkring det der er vigtigt.
Afstanden fra dit nøgletal og til de øvrige figurer kan også være med til at skabe mere fokus. Hvis dit nøgletal står alene, vil det blive mere fremtrædende og du øger opmærksomheden omkring det.
Brug farver til at skabe fokus og sammenhænge
Farver er et effektivt visuelt hjælpemiddel. Ved at skrive udvalgte ord i fed og ovenikøbet bruge farver kan du fremhæve betydningen af din tekst. Hvis du samtidigt anvender en farve der også er anvendt i en figur, vil mange af os opfatte det som om der er en sammenhæng. Det bliver altså ikke længere nødvendigt for læseren at læse teksten der understøtter dine figurer. Det er derfor vigtigt at du er konsekvent i din brug af farver. Dit måltal skal helst have den samme farve på alle siderne i din rapport og også helst på kryds af forskellige rapporter. Men pas på du ikke anvender for mange farver.
Et lille antal farver kan være med til at skabe fokus men for mange farver kan også have den modsatte effekt og ofte er det ikke nødvendigt med mange farver. Hvis du arbejder med mange kategorier i dine figurer, så overvej at bruge den samme farve og brug i stedet tekst til at navngive de enkelte kategorier. Du kan også med fordel vælge en enkelt farve der repræsenterer dig og dit firma og farve de øvrige kategorier grå. På denne måde skaber du fokus omkring det der er vigtigt. Dit firma.
Det er ikke alle farver som er lige gode at bruge i din tekst og figurer. Farverne rød og grøn forbinder de fleste af os som positiv og negativ. Pas derfor på med at bruge de farver til andet end at fremhæve udviklingen i dit nøgletal.
