10 + 1 vinkkiä projektipäällikön työvälineistä

Projektipäivillä 2017 pidin tietoiskun projektipäällikön työvälineistä. Tässä kirjoituksessa kerron esityksen pääkohdista ja lopetan lisävinkillä, jonka avulla pääset kärryille Microsoft Project Agile -toiminnallisuudesta.

1. Hyppää rohkeasti pilveen

Organisaation kannattaa toteuttaa projektihallintaan ja ryhmätyöskentelyyn liittyvät ratkaisut suoraan pilvestä. Tällä tavoin työkalut saadaan kätevästi käyttöön ilman kymmeniin, tai jopa satoihin tuhansiin, euroihin kasvaneita investointikustannuksia.

Nykyiset pilviratkaisut ovat hyvin kattavia. Esimerkiksi Microsoft Office 365 -palvelun projektihallintaan ja ryhmätyöskentelyyn tarkoitetut työkalut, kuten Project, SharePoint, Dynamics 365, Planner ja Teams, tarjoavat hyviä vaihtoehtoja.

2. Microsoft Project Standardista työryhmä- ja pilviversioon

Microsoft Project Standard -työasemasovellus on Excelin jälkeen nähtävästi yleisin Suomessa käytössä oleva projektihallintasovellus.

Pilviversioon vaihtaminen (Project Professional) mahdollistaa projektisuunnitelmaan pääsyn missä ja milloin tahansa, kun käytössä on internet-yhteys ja selain. Se antaa mahdollisuuden jakaa oma projektisuunnitelma muiden käyttöön ja koota kaikki organisaation projektisuunnitelmat yhden sateenvarjon alle. Loppukäyttäjänäkökulmasta käyttäjäkokemus ja aikatauluttamisen perustoiminnallisuudet pysyvät ennallaan.

Mitä jos pilveen siirtyminen ei ole organisaatiossasi mahdollista? Ei hätää, voit silti ottaa käyttöön palvelinversion ja liittää Project Professional -sovellukset siihen suoraan.

3. Hyödynnä projektisalkku ja yhteiset resurssit

Kun kaikki projektit löytyvät samasta paikasta, on organisaation mahdollista hallinnoida yksittäisen projektin lisäksi myös ohjelma- ja projektiportfoliosalkkuja. Microsoft Project Online Portfolio management -toiminnallisuudella organisaatiosi pystyy:

• Näkemään kokonaiskuvan käynnissä olevista projekteista ja niiden tilanteesta
• Luomaan kaikille projekteille yhteinen projektitiimi, jonka kautta voidaan tarkastella työntekijöiden kuormitusta kaikki projektit huomioon ottaen.

Summa summarum: valitse ratkaisu, jossa salkunhallinta linkittyy yksittäisiin projekteihin pelkän salkunhallinnan sijaan.

4. Jaa dokumentaatio linkittäen

Pilviratkaisut tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden muokata samaa dokumenttia. On huomattavasti helpompi tapa jakaa tiimiläisille linkki dokumenttiin sen sijaan, että tukkisit kaikkien sähköpostit dokumentin eri versioilla.

5. Ota käyttöön sähköinen Kanban-taulu

Office 365 -palvelu sisältää Microsoft Planner -sovelluksen, jolla voit perustaa sähköisen globaalisti näkyvissä olevan Kanban-taulun. Jos Post-it laput ovat lähellä sydäntäsi, tulet luultavimmin pitämään myös Plannerista, joka tukee tehtävien ryhmittelyä muun muassa värien, henkilöiden ja projektin valmiusasteen mukaisesti.

6. Valitse työkalu tarpeittesi mukaan

Projektinhallintavälineeltä vaaditaan monia toiminnallisuuksia ja yksittäinen sovellus harvoin kattaa kaikki tarpeet. Ratkaisu on tällöin koostettava useammasta eri sovelluksesta. Hyvä esimerkki tällaisesta ratkaisusta on muun muassa aikataulutus- ja suunnittelutyökalu Project Online, joka yhdistettynä Microsoft ERP -taloushallintoratkaisuun lunastaa vaativimmankin projektipäällikön odotukset. Toinen vaihtoehto on kiinteästi CRM:ään kytketty Dynamics CRM PSA, joka tarjoaa mahdollisuuden toteuttaa projekteja asiakkuudenhallinnan näkökulmasta.

7. Älä tavoittele kuuta taivaalta resurssienhallinnassa

Jotta resurssit jakautuisivat projektisalkussa tasaisesti, täytyy jokaisen projektin tiedot pitää ajantasalla. Huomioi ainakin seuraavat asiat:

• Projektin tehtäväluettelo ja tehtäville nimetyt resurssit
• Tehtävien suunniteltu ajoitus ja tehtävien väliset riippuvuussuhteet
• Tehtävien työmäärät
• Projektin tehtävien valmiusaste
• Tehtäville määritellyt resurssit
• Resurssien toteutuneet työmäärät

Resurssienhallinta kannattaa luoda mahdollisimman yksinkertaiseksi ja sopia miten paljon projektin ajoituksen ja työkuorman tarkkuudessa voidaan joustaa projektiohjauksen kärsimättä. Microsoft Project Onlinen Engagement -toiminnallisuuden avulla todellinen resurssikuormitustilanne on nähtävissä ilman että jokainen projektin tehtävä on aikataulutettu ja resursoitu.

8. SharePoint sisältää Gantt-kaavion

Mikäli jana-aikataulu, eli Gantt-kaavio, on ainut peruste projektinhallintaohjelmiston hankinnalle, on aika miettiä hankintaa uudelleen. SharePoint-käyttäjänä organisaatiolla ei ole tarvetta uusille ohjelmistoille, koska Project Online tarjoaa koko työkalupakin kokonaisuudessaan.

9. Raportointi ja automatisointi kulkevat käsi kädessä

Yksi projektipäällikköä eniten työllistävistä tehtävistä on eri dokumenttien ja järjestelmien tietojen yhdistäminen. Raportointi ja projektiin liittyvän tiedon jakaminen ovat näin ollen muutamia projektinhallintavälineen olennaisimpia ominaisuuksia.

Microsoft Power BI ja siihen tarjolla olevat valmisraportit tarjoavat toimivan tavan tarkastella projektisalkkua ja syventyä projektin yksityiskohtiin.

10.Työkalut ovat vain väline

Onnistuneen projektin keskiössä on sitoutunut tiimi, joka puhaltaa yhteen hiileen tavoitteen saavuttamiseksi. Työkalut ovat turhia, jos projektin perusta ei ole kunnossa.

Bonusvinkki: Microsoft Project Professional Agile -tehtävänhallinta

Microsoft on 30.10.2017 julkaissut toiminnallisuuden, jossa Project Professionaliin on integroitu agile-tehtävänhallinta ja kanban-taulu. Toiminnallisuus perustuu Planner-sovellukseen.

Uuden toiminnallisuuden hyödyntäminen edellyttää, että organisaatiolla on käytössä pilviperusteinen Project Online (vinkki 1) ja siitä aktivoituna Project Professional (vinkki 2)

Lisätietoja löydät täältä!