Me Innofactorilla olemme tehneet etätöitä maaliskuun 2020 puolivälistä lähtien. Koska olemme yrityksenä omistautuneet yhteiskunnan digitalisaatioon, on itsestään selvää, että siirtyminen etätöihin sujui suhteellisen helposti. Maailma on kuitenkin muuttunut, ja viime kuukausien aikana olemme kaikki joutuneet opettelemaan uutta. Tässä uudessa tilanteessa toteutimmekin kyselyn siitä, miten työntekijämme Suomessa, Tanskassa, Ruotsissa ja Norjassa ovat pärjänneet etätöissä. Saimme 377 vastausta, joista poimimme 20 oivallusta. Toivomme, että niiden avulla etätyösi sujuu sekä helpommin että tehokkaammin.
Työtila
- Hyvään tuoliin ja pöytään kannattaa mahdollisuuksien mukaan investoida. Ergonomia on erittäin tärkeää, kun haluat pysyä tuotteliaana ja terveenä.
- Elämä helpottuu, jos voit luoda oman tilasi ja varustaa sen esimerkiksi sähköpöydällä, kaihtimilla ja riittävän isolla näytöllä.
- Erillinen hiiri tai näppäimistö tai lisänäytöt voivat myös helpottaa työskentelyä. Melua vaimentavat kuulokkeet auttavat keskittymään ja puhumaan häiriöttömiä puheluita.
- Varmista, että internetyhteytesi riittää videopuheluihin.
Kokoukset
- Käytä muutama tunti kaikkien opastamiseen Microsoft Teamsin saloihin. Säästät rutkasti aikaa ja saatat välttyä muutamalta nololta hetkeltäkin.
- Jos Teams-kokouksessa on mukana yli neljä ihmistä, kannattaa valita joku valvomaan agendan toteutumista ja osallistujien osallistumista. Asiat saadaan tällä tavalla rullaamaan.
- Teams-kokouksissa agenda ja selvät tavoitteet ovat nyt entistäkin tärkeämpiä. Siksi kannattaa varata jokaiselle osallistujalle aikaa sanoa asiansa.
- Jos sinulla on koira, voit yhdistää kokoukseen lenkin karvakuonon kanssa. Tarvitset ainoastaan kuulokkeet. Raitis ilma ja luonto antaa uusia näkökulmia.
- Menetettyä sosiaalista kanssakäymistä voi yrittää korvata päivittäisillä Teams-kahveilla kollegoiden kanssa.
- Vaihtoehtoisesti voit kokeilla virtuaalista lounashetkeä kollegoiden kanssa sosiaalisemmissa puitteissa.
Aikataulut
- Pidä kalenterisi ajan tasalla ja varmista, että ihmiset tietävät, koska olet tavoitettavissa. Näinä poikkeuksellisina aikoina ihmisten työtavat voivat poiketa tavanomaisesta.
- Kokeile työskentelemistä sprintteinä. Etätyöskentely voi olla vaikeampaa keskeytysten vuoksi. Jos työskentelet intensiivisinä tunnin sprintteinä, jonka jälkeen pidät pienen muutaman minuutin tauon, voit paremmin keskittyä käsillä olevaan tehtävään.
- Tee tietokoneen sulkemisesta rituaali. Kun lopetat päivän työt tietyin rituaalein, sinun helpompaa rentoutua ja vaihtaa vapaalle. Voit esimerkiksi kirjoittaa ylös päivän aikana tekemäsi työt, suunnitella (paperin ja kynän avulla) seuraavan päivän työtavoitteita tai vain sulkea koneen ja siistiä pöydän.
- Laadi luetteloita hyödyllisimmistä etäsovelluksista, esitelmistä ja verkkoseminaareista ja jaa ne kollegoillesi. Tietojen jakaminen voi siivittää teitä kaikkia parempaan menestykseen.
Työn ja vapaa-ajan tasapaino
- Pidä riittävästi taukoja ja kävele ympäri kotiasi. Ajantajun menettää helposti, kun tekee töitä kotona.
- Muista pitää kunnon lounastauko sen sijaan, että napsisit välipaloja pitkin päivää. Ethän halua jääkaappiisi lukkoa!
- Varmista, että pidät työn ja vapaa-ajan selkeästi erossa toisistaan. Etätöissä niiden sekoittaminen on liiankin helppoa.
- Vaihda maisemaa joko huoneesta toiseen tai jopa ulos. Yksi etätyön merkittävimmistä eduista on se, että saat vaihtaa työpistettäsi aivan kuten haluat.
- Jos kotonasi on lapsia, kannattaa laatia selvät pelisäännöt myös siitä, kenen vuoro on valvoa lapsia.
- Muista, että jos kollegallasi on lapsia, keskeytyksiä on vääjäämättä enemmän. Ymmärrä ja anna anteeksi, jos Teams-kokoukseen liittyy välillä yllättäviä vieraita.
On sanomattakin selvää, että näinä erityisaikoina uusien työtapojen kokeileminen on välttämätöntä. Toivottavasti nämä oivallukset auttavat sinua uudessa normaalissasi. Onnea matkaan!
Väsyttääkö tehoton kokouskaruselli?
Etäpalaverien määrä on moninkertaistunut puolessa vuodessa. Se on nostanut esiin myös kokouskulttuurin kipupisteitä. Paneudumme niiden ratkaisemiseen maksuttomassa webinaaritallenteessa, jonka voit katsoa alta.
