Organisaatioiden suhtautuminen budjetointiin, ennustamiseen ja liiketoiminnan suunnitteluun vaihtelee. Niihin liittyy myös joitakin yleisiä harhakäsityksiä.
Joissain organisaatioissa ennustaminen ja budjetointi nähdään täysin tarpeettomana, toisissa se on suorastaan välttämättömyys.
Myös budjetoinnin ja ennustamisen tarkkuus ja laadintatapa vaihtelee. Se voidaan toteuttaa vain ylätason luvuilla, ylätasolta alaspäin vyöryttäen top-down-mallilla tai vaihtoehtoisesti yksityiskohtaisella bottom-up-menetelmällä. Bottom-up-suunnittelumallissa osabudjetit ja -ennusteet laaditaan ensin kustannuspaikoittain, josta ne summautuvat osastoille tai toiminnoille. Sieltä ne summautuvat lopulta yritystasolle ja siitä vielä mahdollisesti konsernitasolle.
Näiden erilaisten lähestymistapojen vuoksi budjetoinnin rooli ja merkitys vaihtelee. Siksi budjetointiin ja ennustamiseen liittyy monenlaisia käsityksiä, myös virheellisiä. Virheelliset käsitykset ovat haitallisia, koska ne voivat tarkoittaa turhaa ajanhukkaa ja rahanmenoa.
Esittelen seuraavaksi viisi budjetointiin ja ennustamiseen liittyvää myyttiä eli harhakäsitystä.
Intuitiivisesti tämä voi tuntua järkeenkäyvältä. Mitä tarkempi myyntiennuste, sitä parempi. Tarkkuudella tarkoitetaan ennustamisen yhteydessä sitä, että jälkeenpäin havaittu toteuman ja ennusteen välinen ero on mahdollisimman pieni.
Ennustamisella on kuitenkin aina hintansa. Mitä tarkempia ennusteita tehdään, sitä enemmän ne vaativat aikaa ja kustannuksia. Siksi äärimmäinen tarkkuus ei ole välttämättä tarkoituksenmukaista – riittää, että ennusteet ovat riittävän oikean suuntaisia sopivalla luottamusvälillä. Pienet erot toteuman ja ennusteen välillä harvoin johtavat organisaatioissa ongelmiin.
Budjetista on apua, mutta se on harvoin välttämättömyys. Budjetin tarkoituksena on muuttaa strateginen suunnitelma taloudelliseksi ja numeeriseksi suunnitelmaksi. Lisäksi budjettien avulla suunnitellaan resursointia ja rahoitusta, ja niitä käytetään palkitsemisen apuvälineenä.
Nopeasti muuttuvassa maailmassa vuosibudjetit ovat vanhentuneita jo muutamassa kuukaudessa. Kun toteutuneet kumulatiiviset myyntiluvut ovat jo ensimmäisen vuosineljänneksen jälkeen täysin jotain muuta kuin budjetin luvut, ei budjetin mukainen työpanoksen, ostojen, tuotannon tai rahoituksen tarve vastaa enää lainkaan suunniteltua.
Siksi rullaavat ennusteet tulevat usein tarpeeseen, koska niiden avulla yritys voi nopeasti päivittää tilanteen ajan tasalle.
Usein planning-ratkaisut mahdollistavat pienellä panostuksella ennustemallien rakentamisen budjetoinnin rinnalle. Suunnittelujärjestelmän rakenteeseen ei tarvita useinkaan muutoksia, ja ennustemalli on usein tavallaan yksi versio budjetista.
Budjetissa laaditut myynti- tai tulosbudjetit toimivat usein organisaation henkilöstön palkitsemisen perusteena. Tässä on kuitenkin ongelma. Kun budjettivastuulliset tietävät, että heidän bonuksensa on sidottu toteuman ja budjetin väliseen eroon, syntyy budjettivastuullisille vääränlainen kannuste. Se kannuste houkuttelee laatimaan helposti saavutettavia ja löysiä tavoitteita.
Kannustinjärjestelmä tulisikin rakentaa monen tekijän summana niin, että osa bonuksista on sidottu koko yrityksen tai organisaation suorituskykyyn, osa osaston suorituskykyyn ja osa henkilön omaan suoritukseen.
Tällaiseen johtopäätökseen on helppo päätyä siitä syystä, että teknisesti budjetti ja ennuste voidaan laatia samalla suunnitteluvälineellä, samoilla periaatteilla ja samojen henkilöiden toimesta.
Budjetilla ja ennusteella on kuitenkin selkeästi eri tarkoitus.
Ennuste pyrkii antamaan riittävän tarkan kuvan siitä, miltä yrityksen tulevaisuus jollakin aikaperiodilla näyttää. Budjetti sen sijaan on riittävän tarkka kokonaissuunnitelma yrityksen liiketoiminnan johtamisesta.
Budjetoinnissa ei laiteta yhtä paljon painoa tulevaisuuden ennustamiseen, vaan sen avulla pyritään varmistamaan, että yritys on toiminnassaan ottanut huomioon kaikki taloudelliset velvoitteet. Näitä velvoitteita ovat esimerkiksi kassan riittävyys, palkat, vuokrat ja muut kiinteät kulut, muuttuvat kulut sekä välttämättömien investointien tarve.
"Budjetointi- ja ennustemallin rakentaminen ja niiden ylläpitäminen voi olla tavattoman työlästä, jos se tehdään vanhanaikaisesti esimerkiksi lukemattomien Excel-taulukoiden ja -tiedostojen avulla."
Kyllä ja ei. Budjetointi- ja ennustemallin rakentaminen ja niiden ylläpitäminen voi olla tavattoman työlästä, jos se tehdään vanhanaikaisesti esimerkiksi lukemattomien Excel-taulukoiden ja -tiedostojen avulla.
Yrityksen talouspäälliköltä tai business controllerilta voi mennä suunnattomasti aikaa budjettipohjien laadintaan, vertailutietoina käytettävien toteumalukujen keräämiseen, taulukoiden välisten linkkien rakentamiseen ja ylläpitoon, lukujen konsolidointiin ja moneen muuhun.
Modernit suunnitteluratkaisut keventävät budjetoinnin ja suunnittelun työtä kuitenkin merkittävästi ja poistavat monia Excel-harjoituksiin liittyviä sudenkuoppia. Budjetointi- ja ennustemallin rakentaminen vie aikaa, olipa työväline mikä tahansa. Suurin säästö työajassa tulee budjetointiin ja ennustamiseen tarkoitetuilla ratkaisuilla sen jälkeen, kun järjestelmä on käytössä ja ylläpidettävänä.
Innofactorilla on integroidun suunnittelun S&OP-malli, joissa operatiiviset suunnitelmat toimivat viikottaisina tai kuukausittaisena syötteenä rullaavaan talouden ennusteeseen. Talouden suunnitelma puolestaan antaa strategiset tavoitteet ja rajoitteet operatiivisille suunnitelmille. S&OP-prosessin ja ‑mallin ei ole tarkoitus siiloutua vain myynnin, logistiikan ja tuotannon henkilöiden työkaluksi, vaan taloushallinto yhdistetään mukaan.
Innofactor tarjoaa useita koeteltuja ja laajasti käytettyjä budjetoinnin, ennustamisen ja konsolidoinnin kokonaisratkaisuja. Yksi tällainen on Innofactorin jälleenmyynnissä oleva suunnitteluratkaisu Jedox, joka on moderni ja monipuolinen CPM- ja BI‑ratkaisu.
Jedoxissa on samassa paketissa raportoinnin, analysoinnin, visualisoinnin ja suunnittelun (esim. budjetointi ja rullaava ennustaminen) ominaisuudet. Jedoxin avulla on mahdollista analysoida suuria tietomääriä ja tuottaa päätöksentekoa tukevia, visuaalisia raportteja. Jedoxilla on mahdollista rakentaa suunnittelumalleja, simulointeja ja skenaarioita sekä viedä Excel-pohjaisen suunnittelu täysin uudelle tasolle.
Jedox on kansainvälisesti palkittu ja kustannustehokas liiketoiminnan suunnittelu- ja budjetointiratkaisu. Tutustu Jedoxiin tarkemmin verkkosivuillamme!