Hallinnon arki on siirtynyt yhä vahvemmin sähköposteihin, Teams-keskusteluihin ja pikaviesteihin. Ne tehostavat työskentelyä, mutta samalla kasvaa riski, että päätöksenteon kannalta olennainen tieto jää virallisen asianhallinnan ulkopuolelle. Kun tekoälykin alkaa tukea valmistelua ja päätöksentekoa, korostuu entisestään tarve selkeälle ja läpinäkyvälle jäljelle: mitä tietoa on hyödynnetty, miten asia on edennyt ja kuka lopulta vastaa tehdystä ratkaisusta.
Hyvä hallinto ei rajoitu siihen, että päätökset tehdään oikein. Yhtä olennaista on kyky osoittaa jälkikäteen, mitä on käsitelty, ketkä ovat osallistuneet, millä perusteilla ratkaisut on tehty ja mistä asiaan liittyvä tieto löytyy. Tämä on asianhallinnan ydintä.
Asianhallinta ei ole pelkkää asiakirjojen säilyttämistä tai järjestelmien käyttöä, vaan keino varmistaa julkisen vallan käytön perusteltavuus ja jäljitettävyys. Kun käsittelyn kulku, päätösten perustelut ja vastuut ovat läpinäkyviä, hallinto kestää sekä kansalaisten kysymykset että myöhemmän arvioinnin.
Asianhallinta toimii parhaimmillaan huomaamattomasti taustalla. Sen merkitys tulee kuitenkin näkyväksi silloin, kun tieto ei ole löydettävissä, prosessin eteneminen on epäselvää tai tietopyyntöihin vastaaminen viivästyy. Tällöin kyse ei ole enää pelkästään sisäisestä tehokkuudesta, vaan julkisuusperiaatteen toteutumisesta, oikeusturvasta ja luottamuksesta viranomaisiin.
Hallinnon arki on yhä monikanavaisempaa. Asioita valmistellaan sähköpostissa, Teamsissa, pikaviesteissä, kokousmuistioissa, luonnoksissa ja erilaisissa yhteistyötiloissa. Tämä on usein perusteltua ja hyödyllistä. Nopeat viestintävälineet tukevat yhteistyötä, lyhentävät viiveitä ja helpottavat arjen työtä.
Ongelma ei kuitenkaan ole uusien välineiden käytössä, vaan siinä, jos päätöksenteon kannalta olennainen tieto jää näihin kanaviin siirtymättä osaksi virallista asianhallintaa.
Teams-viesti voi sisältää keskeisen näkemyksen valmistelun tueksi, sähköpostin liitteessä voi olla asiakirjan ajantasaisin versio ja pikaviestissä voidaan sopia linjauksista, jotka vaikuttavat lopulliseen ratkaisuun. Jos tällainen tieto jää epävirallisiin kanaviin, hallinnon jälki pirstaloituu ja kokonaisuus menettää jäljitettävyytensä.
Kun tieto alkaa elää virallisen asianhallinnan rinnalla, syntyy varjoasianhallintaa. Se voi ilmetä asiakirjoina verkkolevyillä, sähköpostilaatikoissa, keskusteluketjuissa tai henkilökohtaisissa työtiloissa. Yksittäinen ratkaisu voi tuntua arjessa vaivattomalta, mutta kokonaisuutena organisaatio menettää näkyvyyden siihen, missä tieto sijaitsee ja mikä versio on ajantasainen.
Tämä konkretisoituu erityisesti tietopyyntöjen yhteydessä. Viranomaisen tulee toiminnassaan noudattaa lainsäädäntöä ja turvata tiedonsaantioikeuden toteutuminen. Kun tieto on asianhallinnan piirissä, luokiteltuna ja helposti löydettävissä, pyyntöihin voidaan vastata hallitusti ja määräajassa. Sen sijaan hajallaan oleva tieto muuttaa vastaamisen etsimiseksi, tulkinnaksi ja epävarmuuden hallinnaksi, mikä johtaa viiveisiin.
Viive ei ole pelkästään sisäinen tehottomuuskysymys, vaan se voi heikentää luottamusta siihen, että viranomainen toimii avoimesti ja lainmukaisesti.
Jäljitettävyyden vaatimus ulottuu myös tekoälyn käyttöön. Hallinnossa tekoäly voi toimia hyödyllisenä työvälineenä tukien tiedon löytämistä, aineistojen jäsentämistä, luokittelun ehdottamista, puutteiden tunnistamista sekä valmistelun tehostamista. Oikein hyödynnettynä se voi parantaa hallinnon laatua ja vapauttaa asiantuntijoille aikaa vaativampaan työhön.
Mitä lähempänä ollaan hallinnollista päätöksentekoa, sitä keskeisemmäksi nousee kysymys siitä, millainen jälki tekoälyn käytöstä jää. Jos tekoälyä hyödynnetään aineiston tiivistämiseen, päätöksenteon tueksi tehtäviin havaintoihin tai tietopyyntöihin vastaamiseen, organisaation on kyettävä jälkikäteen arvioimaan, mitä aineistoa käytettiin, mihin tarkoitukseen tekoälyä sovellettiin, kuka tarkisti lopputuloksen ja kuka teki varsinaisen päätöksen.
Tekoäly ei poista ihmisen vastuuta eikä asianhallinnan tarvetta. Päinvastoin se korostaa velvollisuutta dokumentoida, miten tieto on vaikuttanut asian käsittelyyn. Blogisarjan myöhemmissä osissa palaamme tarkemmin tekoälyn mahdollisuuksiin asianhallinnassa, mutta periaate on selvä jo nyt: myös uuden työvälineen käytöstä on jäätävä arvioitava ja ymmärrettävä jälki.
Asianhallinta palvelee paitsi nykyistä päätöksentekoa myös tulevaisuutta. Tämän päivän hallinto muodostaa huomisen lähdeaineiston; myöhemmin voi olla tarpeen selvittää, miksi jokin ratkaisu tehtiin, millä perusteilla vaihtoehtoja arvioitiin ja miten vastuut jakautuivat.
Jos päätöksenteon tausta hajautuu keskusteluketjuihin, henkilökohtaisiin työtiloihin tai dokumentoimattomaan tekoälyn käyttöön, jää myöhempi arviointi väistämättä puutteelliseksi. Tämä koskee niin valvontaa, tutkimusta ja historiankirjoitusta kuin organisaation omaa oppimistakin. Siksi asianhallinnan arvo ei rajaudu asian vireilläolon hetkeen, vaan se rakentaa organisaation muistia ja säilyttää yhteyden päätösten, niiden perusteiden ja vastuiden välillä.
Asianhallinta saatetaan toisinaan kokea velvoitteena tai lisätyönä, mutta käytännössä se suojaa kaikkia osapuolia. Se turvaa kansalaisen asemaa varmistamalla, että tiedonsaantioikeus ja oikeusturva eivät jää sattuman varaan. Se suojaa viranomaista, kun toiminnan lainmukaisuus voidaan tarvittaessa osoittaa jälkikäteen. Samalla se tukee yksittäistä asiantuntijaa ja päätöksentekijää, kun vastuut ja prosessin vaiheet eivät perustu muistiin tai epävirallisiin viestikanaviin.
Muuttuvassa toimintaympäristössä hyvä hallinto ei voi nojata oletukseen, että tieto löytyy jostain, vaan sen on kyettävä osoittamaan, missä tieto sijaitsee, miten asia on edennyt, mitä välineitä valmistelussa on käytetty ja millä perusteilla päätös on tehty.
Juuri tässä asianhallinnan arvo konkretisoituu: se jättää hallinnosta jäljen, joka kestää kansalaisten kysymykset, viranomaisen oman arvioinnin sekä tulevaisuuden tarkastelun.