Dynamics 365 PTV:n renkinä

Tänä vuonna käyttöönotettava uudistettu Suomi.fi ja siellä oleva palvelutietovaranto, PTV, tulee toimimaan kaiken julkisen palvelun kokoajana ja esittelijänä.

PTV:n luominen kuuluu valtion Kapa-hankkeen ns. pakollisiin asioihin. Suomi.fi tulee tarjoamaan erilaisia palveluiden digitalisoimisen komponentteja, joista osan hyödyntäminen on julkishallinnon toimijalle pakollista. PTV:n käyttöönoton on esimerkiksi kuntasektorilla tapahduttava lakisääteisten palveluiden osalta heinäkuuhun 2017 mennessä.

Tietojen hajanaisuus

PTV:n käyttöönotto edellyttää julkisten palveluiden tuottajilta heidän tarjoamiensa palveluiden kuvaamista standardoidulla tavalla: jokaisesta palvelusta tulee löytyä järjestävän organisaation tiedot, palvelun kuvaus sekä osoite tai kanava, minkä kautta palvelua tarjotaan.

Tietojen vieminen Suomi.fi sivuston PTV-osioon tapahtuu joko manuaalisesti tai lataamalla rajapinnan kautta. Kuulostaa näppärältä ja sitä se onkin, jos organisaatiolla on koostettuna tiedot kaikista palveluistaan. Näin ei taida monellakaan olla, vaan käytännössä tiedot esimerkiksi kunnan tarjoamista palveluista, kiinteistöistä ja palvelukanavista ja organisaatiokaaviosta ovat hajallaan eri järjestelmissä.

Palvelukuvakset löytyvät kenties vain nettisivuilta, toimipaikat Exceleistä, vastuualueet toimenkuvista, organisaatiokaaviot PowerPointista ja henkilöt yhteystietoineen puhelinluettelojärjestelmästä.

Vaikka tiedot saataisiin kevään aikana koostettua, niiden päivittämisestäkin tulee huolehtia. Tietojen omistajat ovat hajallaan organisaatioissa ja kun yhden ihmisen vastuualueella tapahtuu muutoksia, on hankalaa saada organisaatio muistamaan ja tunnistamaan tilanteet, jolloin päivitys PTV:tä varten pitää tehdä.

Organisaatioilla on helposti myös tarve julkaista samoja tietoja muuallakin kuin tulevassa Suomi.fi:ssä. Esimerkiksi kunnalla saattaa olla jopa useita nettisivustoja, järjestelmiä sekä palveluita, joissa samoja tietoja tarvitaan. Lisäksi sote-toimijoille tulee verkkoon sivustoja, joihin palvelukuvauksia täytyy muistaa päivittää. Tästä esimerkkinä palveluvaaka.fi ja valinnanvapaus.fi, joissa kansalainen voi jatkossa vertailla sote-palveluita.

Innofactorin palvelurekisteri tietojen koostamiseen

Olemme tarttuneet Innofactorilla palvelutietojen kokoamisen ja jakelemisen haasteeseen. Yhdessä Lahden kaupungin kanssa olemme toteuttamassa järjestelmää, joka toimii organisaation PTV-tiedon koostajana. Erona Kapan palvelutietovarantoon kutsumme sitä palvelurekisteriksi.

Palvelurekisteriin tuodaan dataa eri tietojärjestelmistä, joissa niiden ylläpito joka tapauksessa tapahtuu. Data voidaan tuoda säännöllisin manuaalisesti tehtävin latauksin tai integroimalla muita järjestelmiä palvelurekisteriin siten, että päivitys automatisoituu. Tuotua dataa voidaan täydentää suoraan palvelurekisterissä.

Palvelurekisteristä voidaan julkaista myös kuvauksia palveluista: osa tiedosta voidaan julkaista nettisivuilla, osa Suomi.fi:ssä ja osa muilla sivustoilla. Päivitykset eri suuntiin voidaan automatisoida tai hoitaa manuaalisesti käynnistettävillä ajoilla.

Koska ratkaisumme perustuu Dynamics 365 -alustaan, palvelutietovarastoa voi hyödyntää suoraan esimerkiksi asiakaspalvelupisteissä, jolloin sen CRM-ominaisuudet kannattaa ottaa myös käyttöön. Tämän jälkeen käyttöä voidaan laajentaa edelleen: Dynamics 365:n käyttömahdollisuudet julkishallinnossakin ovat loputtomat. 

Onko organisaationne tunnistanut edellä kuvatun haasteen ja etsii siihen ratkaisua? Ota meihin yhteyttä, olemme mielellämme mukana keskusteluissa!