Pidimme taannoin webinaarin Dynasty asianhallintaratkaisua käyttäville kuntaorganisaatioille. Aiheena oli pilvisiirtymä Dynasty 10 -päivityksen yhteydessä. Webinaarin lopuksi kysyimme osallistujilta, antaako pilvi vastinetta rahalle. Hieman alle puolet vastasi kyllä, ja loput olivat asian suhteen epävarmoja. Jäin itsekin pohtimaan asiaa, eikä vastaus ole täysin yksiselitteinen.
Dynastyn aiemmat versiot sekä niiden käyttämät palvelimet ovat välttämättömien päivityksien tarpeessa. Tämä on samalla tilaisuus käynnistää tai kiihdyttää kuntaorganisaation pilvitransformaatiota. Dynasty 10 on mahdollista, ja peräti suositeltavaa, ottaa käyttöön Microsoftin Azure-pilvialustalla.
Kyselymme paljasti kuitenkin, että kuntasektorilla asiakaskunnassamme esiintyy epävarmuutta pilvitransformaation suhteen. Yksi huoli on tietoturva, mutta lainatakseni kollegaani: ”Tietoturvaa pilvessä ja omassa konesalissa voidaan verrata rahojen säilyttämiseen pankkitilillä ja lompakossa.”
Tutustu tarkemmin julkisen pilven tietoturvaan -webinaarissamme
Pilvitransformaatiossa on kuitenkin kyse suuremmasta kokonaisuudesta. Se edellyttää toimintamallien lähes täydellistä muutosta, ja siksi epävarmuus on ymmärrettävää.
Tässä blogissa pohdin asiaa kolmesta näkökulmasta. Toivon, että kirjoitukseni myös hälventää epätietoisuutta ja auttaa kirkastamaan näkemystä julkisen pilven roolista kuntasektorin tulevaisuudessa.
Näkökulma 1: Pilvipalvelun kustannukset ovat läpinäkyvät
Riippuen siitä, miten asiaa tarkastelee, voi kustannusnäkökulmasta tulla erilaisiin johtopäätöksiin pilven hyödyllisyydestä.
Pilvipalvelussa kustannukset ovat läpinäkyvät, säännölliset ja pitkälti ennakoitavissa. Tilaajan ei tarvitse huolehtia raudan ja ohjelmistojen ylläpidosta eikä infrastruktuurin tietoturvasta, sillä nämä ovat palveluntarjoajan vastuulla. Mutta palvelusta maksetaan kuitenkin jatkuvasti, eikä se missään vaiheessa ”muutu omaksi”, kuten rahoituksella hankittu rauta ja softa.
Onkin helppo ajatella, että jo maksettu konesali on käytännössä ilmainen, sillä päivityksiin ja korjauksiin liittyvien kustannusten lisäksi muita juoksevia kuluja ei ole juuri lainkaan.
Vai onko? Tämän laskutavan puute piilee siinä, ettei se huomioi ajankäyttöä. Kuinka paljon aikaa menee viikossa esimerkiksi tulipalojen sammuttamiseen?
Julkisen pilven hyödyllisyyttä arvioitaessa puhtaasti kustannusnäkökulmasta tulisikin huomioida ylläpitoon, päivityksiin sekä korjauksiin käytettävä aika. Lisäksi on syytä pohtia, mikä potentiaalinen arvo on sillä ympäristön sekä palvelujen kehitystyöllä, johon resurssit voidaan jatkossa kohdistaa.
Tästä päästäänkin seuraavaan näkökulmaan.
Näkökulma 2: Julkisen pilven mahdollistamat muutokset näkyvät parempina palveluina kuntalaisille asti
Jotta julkisesta pilvestä saataisiin mahdollisimman paljon arvoa, sen potentiaalista on otettava kaikki irti. Tämä tarkoittaa jatkuvaa kehitystyötä: kuntalaisten toiveiden kuulemista, palvelujen kehittämistä ja ympäristöjen optimoimista.
Tämä puolestaan edellyttää muutosta rooleissa ja työnkuvissa kunnan organisaation ICT- ja muiden toimintojen sisällä.
Julkista sektoria on joskus syytetty liiallisesta byrokratiasta - siitäkin huolimatta, että syytös ei ole reilu. Pilvisiirtymä kuitenkin mahdollistaa pitkässä juoksussa turhan kitkan poistamisen kunnan ja kuntalaisen välistä, mikä puolestaan auttaa hävittämään kyseisen stereotypian.
Julkinen pilvi ja sen mahdollistama automaatio antavat kunnan eri toiminnoille tilaisuuden muuttua vapaapalokunnasta kehittäjiksi, jotka ehtivät kuunnella kuntalaisia ja kehittää ratkaisuja näiden tarpeisiin.
Näkökulma 3: Myös kuntapalveluiden tulevaisuus on pilvessä
Pilvipalvelut ovat meille kuluttajina jo arkipäivää, ja esimerkiksi omastakin kännykästä löytyviä palveluita tarkastelemalla voidaan pohtia myös kuntapalveluiden tulevaisuutta.
Olen ollut musiikin suurkuluttaja vuosikymmenien ajan. Tämän seurauksena kotiini on kertynyt hyllymetreittäin legacya, eli vinyyli- ja cd-levyjä. Spotifyn käytön helppous on kuitenkin johtanut siihen, että löydän itseni yhä harvemmin levyhyllyltä. Samalla puolisoni painostaa hankkiutumaan eroon tilaa vievästä kokoelmasta, koska ”en kuuntele niitä ikinä”. Päätös on ollut raskas, mutta digitaalisen palvelukokemuksen helppous on lopulta vienyt voiton.
Käyttäjinä me odotamme palveluilta helppoutta ja nopeutta – tämä pätee yhtä lailla niin kunnan kuin yksityisen sektorin palveluihin. Julkisen pilven avulla voidaan tarjota erinomaista palvelukokemusta kustannustehokkaasti, ja siksi uskon myös kuntalaispalveluiden tulevaisuuden sijaitsevan pilvessä.
Palvelunäkökulma onkin tärkein julkisen pilven arvoa nostava näkökulma. Samat asiat, jotka voidaan saada pilvestä jopa valmisratkaisuina, maksaisivat maltaita tuottaa muutoin.
Esimerkkinä mainittakoon ”teksti ääneksi” -toiminnot, jotka ovat esteettömyyden kannalta olennaisia. Azuresta ne saadaan osaksi verkkopalvelua lähes nappia painamalla.
Julkinen pilvi on enemmän kuin osiensa summa
Jos tavoitteena on toimia kuten ennenkin, mutta uudessa ympäristössä, ei pilvi välttämättä tarjoa rahalle vastinetta. Julkisen pilven arvoa tarkastellessa on kuitenkin huomioitava muutakin.
Roolien muutos ylläpitäjistä kehittäjiksi, teknologian jatkuvat päivitykset ja tehokkaasti tuotettavat digitaaliset kuntalaispalvelut ovat käytännössä mahdollisia vain pilvestä. Julkista pilveä hyödyntämällä pienikin kunta pystyy tarjoamaan asukkailleen ja sidosryhmilleen kattavia verkkopalveluja kustannustehokkaasti.
Pilven tarjoama vastine on kuitenkin riippuvainen sitoutumisesta sen mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Dynastyn päivitys onkin erinomainen tilaisuus sitoutua pilveen.
Lopulta tämäkin on vain yksi askel matkalla kohti pilvitransformaatiota. Eikä tuota matkaa tarvitse kulkea yksin, sillä Innofactor tukee asiakkaitaan matkan kaikissa vaiheissa.
