Urani asianhallinnan parissa alkoi vuonna 2017 julkishallinnossa Innofactorin Dynasty 360 -järjestelmää käyttäen. Sittemmin olen osallistunut asiakkaan roolissa kahteen Dynasty 10 -käyttöönottoprojektiin ja käyttänyt Dynastya päivittäisessä työssäni sekä pääkäyttäjänä. Viime vuonna siirryin asiakkaan puolelta Innofactorille, ja on ollut hienoa päästä seuraamaan Dynastyn kehitystä vielä lähempää.
Dynastyn versio 10.3 on erittäin pitkälle hiottu, ja sitä käyttäessä on helposti havaittavissa, että kehityksessä on kuunneltu asiakkaita tarkalla korvalla. Alle olen kerännyt omasta mielestäni merkityksellisimpiä poimintoja uusista ominaisuuksista.
Käyttäjien tekemistä on helpotettu monella tapaa. Kokouspuolella merkittävä uudistus löytyy allekirjoituksen yhteydestä; voimme kätevästi poimia pöytäkirjoille allekirjoittajat kokouksen osallistujista tai yhteystietorekisteristä. Pöytäkirjalle on myös toteutettu mahdollisuus irrottaa tai poistaa pykälä pöytäkirjasta.
Asiakirjoille on tuotu uutena jo aiemmin asioilta ja sopimuksilta tuttu Käsittelijät-toiminto, joka mahdollistaa käsittelijöiden lisäämisen nyt myös asiakirjoille. Hieman tätä sivuten on lisäksi toteutettu toiminto, jonka avulla asian käsittelijä voi saada sähköpostiinsa ilmoituksen kaikista asialleen lisätyistä uusista kohteista.
Nykyisen Outlook add-inin rinnalle on tuotu toiseksi vaihtoehdoksi sähköpostien tuonti raahaamalla (drag & drop) ja automaattinen asiakirjoiksi purku. Toiminto helpottaa erityisesti usean sähköpostilaatikon käyttäjiä.
Suurin muutos järjestelmän näkymissä löytyy asiakortilta. Tiedot- ja Käsittelyvaiheet-välilehtien rinnalle on tuotu Suunnitelma-välilehden tilalle uusi Asiakirjat-välilehti. Välilehteä voidaan käyttää asiakirjojen lisäämiseen asialle tai asian asiakirjojen tarkasteluun liitos- tai valmistumisjärjestyksessä. Tiedonohjaussuunnitelman tietoja voi uudessa toteutuksessa tarkastella loogisemmasta paikasta käsittelyvaiheiden yhteydestä. Välilehdille on uutena toteutettu myös muualta aiemmin tuttu suosikiksi merkitsemisen ominaisuus.
Jakeluikkunan näkymää on selkeytetty jaottelemalla jakelutietoja omiin välilehtiinsä; uuden syöttäminen, aiemmin tallennetut ja jo suoritettu jakelu.
Kokoukset- ja viranhaltijapäätökset -paneeleihin tehdyn uudistuksen myötä aiemman yksikkö-suodatuksen rinnalle on tuotu mahdollisuus suodattaa kokouksia toimielimittäin tai päätöksiä viranhaltijoittain.
Mittavilla asemointimalliuudistuksilla on tuotu lisää mahdollisuuksia mukauttaa järjestelmän käyttöä oman organisaation tarpeita tukevaksi. Asemointimalleihin voidaan muun muassa lisätä asiakaskohtaisia välilehtiä, muokata mallien paneeliasetteluja sekä määritellä kohdekohtaisesti, minkälaiset Keskeiset tiedot kohteista järjestelmässä esitetään.
Asetuspuolella lisäksi voimme kytkeä mallipohjia asiakirjatyyppeihin tai tehtäväluokkiin ja tällä tavoin ohjata käyttäjien työtä.
Uudessa versiossa on käyttäjälle varmuutta tuovia parannuksia. Yksi mielestäni merkittävä uudistus on jakelusta valinnaisesti saatavat vastaanotto- ja lukukuittaukset; käyttäjä voi saada sähköpostiinsa kuittauksen Dynastysta suoritetusta jakelusta.
Viranhaltijapäätöksille puolestaan saamme päätös-/allekirjoituspäivämäärän muodostumaan todellisen allekirjoituksen myötä. Tällä uudistuksella vältämme sen, että päätös-/pykälöintipäivämäärä ja todellinen allekirjoituspäivämäärä olisivat ristiriidassa keskenään, mikäli allekirjoittaminen venyy.
Sopimushallintaan on tehty huomattavasti uudistuksia. Muutaman mainitakseni; myös sopimusten vienti Sharepointiin työstettäväksi onnistuu asiakirjojen tapaan ja sopimuksiin asetuksissa luotavien yleisten hälytysten mahdollisuuksia on laajennettu. Hälytyksiä voidaan lisätä uudessa versiossa myös sopimustyypeittäin ja hälytys voidaan aiemman päättymispäivämäärän lisäksi sitoa myös tarkastelu-, irtisanottavissa- tai irtisanottu -päivämäärätietoihin.
Versioiden 10.2 ja 10.3 välillä on toteutettu noin 400 uutta ominaisuutta; vertailun vuoksi versioiden 10.1 ja 10.2 välillä yli 200. Näin ollen 10.1 versiosta päivittävät saavat uusia ominaisuuksia yli 600.
Versiopäivityksestä lisätietoja tai tarjouksen voitte pyytää sähköpostilla Innofactorin myynnistä: