Excel on tuttu ja turvallinen työväline monenmoiseen laskentaan ja seurantaan. Suorituskyvyn johtamisen ja suunnittelun työvälineenä se on kuitenkin auttamattoman puutteellinen.
Harva ohjelmisto on yritysten talousammattilaisten käytössä niin laajasti kuin Excel. Saksalainen Business Application Research Center osoitti, että peräti 86 prosenttia haastatelluista käytti Exceliä suunnittelussa ja suorituskyvyn johtamisessa. Tämä ei ole mikään yllätys. On oikeastaan vaikea löytää yritystä, jossa Excel ei olisi käytössä vähintään taloushallinnossa – yleensä Excelillä lukuja hakkaavat ammattimaisten numeronmurskaajien lisäksi niin tuotantojohtajat ja hankintapäälliköt kuin myyntijohtajatkin.
Saksalaisyrityksen tutkimuksessa huomattavasti mielenkiintoisempi tulos olikin käyttäjien palautteet Excelin käytöstä. Peräti 83 prosenttia vastanneista kertoi olevansa tyytymättömiä Excelin käyttöön. Syiksi vastaajat ilmoittivat sellaisia asioita kuin joustamattomuus, datan huono laatu ja liian suuri ajanhukka.
Kukaan ei kiistä, etteikö Excel olisi moneen asiaan oiva työkalu. Jos talousjohtajan täytyy tehdä nopeasti erilaisia ad-hoc-laskelmia, onnistuu se Excelillä kokeneelta tehokäyttäjältä tuossa tuokiossa. Mutta kun organisaatiossa lähdetään kartoittamaan esimerkiksi budjetointiin tai rullaavaan ennustamiseen sopivaa nykyaikaista suunnitteluratkaisua, Excel on yksinkertaisesti väärä työväline.
Mikä Excelissä siis on vikana?
Audit trail tarkoittaa taloushallinnossa sitä, että erilaisten kirjausten yhteys esimerkiksi tulos- ja taseraporttiin voidaan vaikeuksitta todeta. Audit trailin puuttuminen on Excel-viritysten suurimpia helmasyntejä.
Tyypillisesti organisaatioiden budjetoinnin vaiheessa Excel-tiedostoja lähetellään sähköpostitse paikasta toiseen. Tuotannon, hankintojen ja myynnin budjettivastuullisilla on kullakin omat budjettipohjat Excel-tiedostoissa – ja yleensä kunkin omien mieltymysten mukaisesti rakennettuna. Taloushallinto tuskailee osabudjettien kokoamisessa; linkittää, kopioi, uudelleen laskee ja tekee vaikka mitä saadakseen osabudjeteista koottua organisaation tulos- ja tasebudjetit. Osabudjetit voivat kaiken lisäksi lojua tuotantojohtajan omalla työasemalla viikkoja tai jopa kuukausia.
Tällainen työskentelytapa syö paitsi aikaa ja tupakkaa, myös aiheuttaa ongelmia jäljitettävyydessä. Useiden Excel-viritysten muodostamassa ”budjetointihäkkyrässä” ei ole tietoakaan audit trailista. Talousjohtaja saakin usein naama punottaen selitellä sisäiselle tarkastukselle tai tilintarkastajalle rakentamiensa Excel-mallien omintakeista sisäistä sielunelämää.
Ratkaisu:
Enterprise Performance Management- eli EPM-ratkaisulla budjettivastuulliset voivat syöttää, muuttaa ja tallentaa budjetti- ja ennustelukuja yhteen paikkaa. Talousvastuullisten ei tarvitse kinuta sähköpostitse budjettivastuullisten Excel-tiedostoja. Data on käytettävissä reaaliaikaisesti, ja pääkäyttäjä näkee EPM-ratkaisun work flow'ssa eli työnkulussa näppärästi liikennevaloilla, onko osabudjetti kesken tai valmiina. Työmäärä on minimaalinen Excel-malliin verrattuna.
Amerikkalaisen MarketWatch-lehden mukaan peräti 88 prosenttia Excel-tiedostoista sisältää virheitä. Luku on järisyttävän korkea.
Jokainen Excelillä budjettia tehnyt controller tietää, kuinka vaarallisia pienetkin virheet yksittäisissä Excel-välilehtien soluissa saattavat olla. Kun budjetoinnin konsolidoinnissa on kymmeniä tai jopa satoja linkkejä eri välilehdille ja eri tiedostoihin, saattaa yksi virheellinen viittaus sotkea koko rakennelman. Excel-budjettimalleissa ei ole yleensä versiohallintaa, jolloin virheiden jäljittäminen saattaa olla hyvin työlästä.
Ratkaisu:
EPM-ratkaisu tuo budjetointiin ja ennustamiseen paljon kaivattua hyvää kontrollia. Pääkäyttäjät voivat rajata loppukäyttäjien tai katseluoikeuksilla olevien käyttäjien käyttöoikeuksia vain sinne missä niitä tarvitaan. Parempi kontrolli, vähemmän virheitä. Lisäksi EPM-ratkaisujen audit trail on kunnossa, jolloin pääkäyttäjä havaitsee nopeasti, millaiset muutokset ovat aiheuttaneet virhetilanteet.
Kun useimmissa organisaatioissa Excel on jo valmiina käytössä, on houkuttelevaa rakentaa rullaavan ennustamisen tai konserniraportoinnin konsolidoinnit Exceliin. Uusia lisenssikustannuksia ei tule. Hyvin johdetussa organisaatiossa ymmärretään kuitenkin kansantaloustieteen perusoppikirjojen peruskäsite: vaihtoehtoiskustannus. Omalla työlläkin on hintansa.
Kun controller alkaa kaikkien normaalien raportointikiireiden ohessa rakentamaan budjetointiprosessia Excelillä, vie se usein yllättävän paljon aikaa. Kun kullekin budjettivastuulliselle on saatu osabudjettien syöttöpohjat laadittua ja tulosbudjetissa on kaikki linkit rakennettu, ei työ ole suinkaan valmis. Tämä jälkeen pitää saada jotenkin näppärästi syöttöpohjille vertailutiedot edelliseltä vuodelta. Seuraavalla budjettikierroksella vertailuluvut täytyy tietenkin päivittää.
Ratkaisu:
EPM-ratkaisuilla voidaan säästää uskomattoman paljon työaikaa. Syöttöpohjat rakennetaan järjestelmään vain kerran ja vertailutiedot saadaan käyttöönottovaiheen jälkeen automaattisesti syöttöpohjille. Osabudjettien kokoaminen tapahtuu automaattisesti ja virheiden löytäminen nopeutuu. Yhä enemmän planning-ratkaisuja tarjotaan pilvipalveluna, mikä helpottaa IT-osaston työsarkaa käyttöönotossa.
Kiire on yhä enemmän arkipäivää useissa organisaatioissa. Suomen pitkään jatkuneessa taantumassa yritykset ovat tehostaneet niin rajusti, ettei kenelläkään ole aikaa organisaation sisäisten toimintamallien kehittämiseen. Jos budjetointiprosessi rakennetaan Excelin päälle, se pitää tehdä laadukkaasti – ja laadukas lopputulos vie aikaa.
Ratkaisu:
EPM-ratkaisun rakentamista ei tarvitse aloittaa ”tyhjästä taulusta”. Useat EPM-ratkaisut tarjoavat varsinkin taloushallinnon raportointiin ja suunnitteluun valmiit ”out-of-the-box”-tyyppiset ratkaisut, joilla perusasiat saadaan kuntoon hyvin nopeasti. Nykyaikaisten EPM-sovellusten pääkäyttötoiminnot ovat niin edistyneitä, että raporttipohjien ja syöttölomakkeiden toteutus voidaan tehdä nopeasti ilman koodausta.
Monet omista asiakkaistamme ovat panneet merkille Exceliin liittyvät rajoitteet talouden suunnittelussa.
Aikaisemmin esimerkiksi IT-yritys Valamis käytti jopa useita päiviä laatiakseen talouslaskelmansa Excelillä. Yhtiö siirtyi kuitenkin käyttämään Jedox-ohjelmistoa, ja nykyisin kuukausittain raportoitavan tuloslaskelmaennusteen tekeminen vie Valamiksen taloushallinnolta noin yhden henkilötyöpäivän.
Asiakastarinassa kerromme tarkemmin, kuinka Valamis hyödyntää Jedoxia taloussuunnittelussaan!