Turhautuminen on tuttu tunne monelle, kun tärkeää tietoa ei tahdo löytyä Microsoft Teamsin syövereistä. Jokainen järjestelmänvalvoja osaa puolestaan samaistua siihen ahdistukseen, jonka eksponentiaalisesti kasvava tiimien määrä aiheuttaa. Jos haluat helpotusta näihin tuntemuksiin, kannattanee jatkaa lukemista.
Kun koronaviruspandemia iski täydellä voimallaan keväällä 2020, moni organisaatio siirtyi pakon edessä täyteen etätyömoodiin. Valtaosalle itsestään selvä viestinnän ja yhteistyön väline oli tällöin Microsoft Teams. Osa organisaatioista oli valmistautunut muutokseen hyvin, toiset hieman vaatimattomammin. Lisäksi oli niitä, jotka eivät olleet valmistautuneet lainkaan.
Edellä mainitut haasteet eivät liity Teamsiin palveluna vaan siihen, kuinka se on implementoitu ja kuinka sitä hallinnoidaan. Teams on hieno työkalu, mutta hallinnointiin panostamalla siitä saa entistäkin enemmän tehoja irti. Innofactorin kehittämä SaaS-palvelu (Software as a Service) TeamsMate on luotu juuri tätä tarkoitusta varten.
Viestinnän ja yhteistyön välineet ovat hybridityöskentelyn tukipilari uuden normaalin aikakaudella
Reilun vuoden aikana olemme ehtineet tottua etätyöskentelyyn ja alkaneet jo miettiä sitä, miten työtä jatkossa tehdään. Lukuisien tutkimusten perusteella valtaosa tietotyöläisistä haluaa jatkossakin työskennellä ainakin osittain myös muualla kuin toimistolla. Uusi normaali näyttää vievän organisaatioita hybridityöskentelyn maailmaan, mikä puolestaan tarkoittaa, että Teamsin – sekä muiden vastaavien palveluiden – merkitys korostuu entisestään.
Suurin osa Teams-käyttäjien haasteista on luonteeltaan universaaleja. Valinta uuden tiimin ja uuden kanavan perustamisen välillä on tuttu meille kaikille, ja liian usein tulemme perustaneeksi uuden tiimin. Tämän seurauksena tiimien määrä kasvaa eksponentiaalisesti, mikä puolestaan johtaa ennen pitkää siihen, että tärkeitä tietoja ei enää tahdo löytää viestien valtamerestä. Mutta mikä onkaan vääjäämättä kasvavien tiimien lukumäärän ongelman ydin?
Jokainen passiivinen ja unholaan painunut tiimi on potentiaalinen umpikuja tiedon etsijälle. Jokainen orvoksi jäänyt tiimi on riesa järjestelmänvalvojille. Ilman yhteisiä käytänteitä ja hallinnointia tilanne pahenee päivä päivältä.
Viisainta olisi tarttua toimeen pikimmiten, mutta kysymys kuuluu: miten?
Innofactor TeamsMate auttaa pitämään Microsoft Teamsin relevanttina ja ajantasaisena
Yhteisistä Teams-pelisäännöistä sopiminen on onnistuneen verkkoyhteistyön ensiaskel. Pilveen siirtymisen suurin seuraus ei liity tekniikkaan vaan kulttuuriin. Koska pilvityökalut ovat yhteisiä, tarvitaan yhteisiä käytänteitä.
Tätä nykyä kyse ei ole siitä, osaavatko ihmiset käyttää verkkotyökaluja, vaan siitä, kuinka käytämme niitä yhdessä. Seuraava askel onkin varmistaa, että tekninen ympäristö on luotettava.
Teamsia ei voi siivota kertarysäyksellä ja sitten jättää oman onnensa nojaan. Me Innofactorilla olemme sitä mieltä, että Teamsin rönsyjen karsiminen on jatkuvaa työtä. Perusteellisenkaan siivouksen jälkeen ei nimittäin yleensä ehdi kulua kuin pari kuukautta ennen kuin tilanne riistäytyy jälleen käsistä.
TeamsMate on uudenlainen SaaS-palvelu, joka auttaa organisaatioita ratkaisemaan yleisimpiä Teamsiin liittyviä haasteita:
- Se tarjoaa välineet tiimien nimeämisperiaatteiden toteuttamiselle.
- Se auttaa standardoimaan tiimien rakenteita erikseen määriteltävien mallipohjien avulla.
- Se kannustaa oletusarvoisesti luomaan elinkaareltaan rajattuja tiimejä tiimityypin perusteella sekä antaa mahdollisuuden automaattiseen tiimien arkistointiin.
- Se korostaa Teams-ympäristössä orvoksi jääneitä, passiivisia ja unohtuneita tiimejä, mikä puolestaan auttaa pitämään Teamsin siistinä ja selkeänä.
TeamsMaten suunnittelussa on huomioitu helppokäyttöisyys ja tietoturva. Sen asentaminen käy nopeasti, eikä käyttäminen vaadi sen kummempaa koulutusta. Kaikki toiminnallisuudet löytyvät helposti Teamsin vasemmasta palkista.
Voisiko sinun organisaatiosi hyötyä TeamsMatesta? Varaa demo asiantuntijamme kanssa!
