ERP eli Enterprise Resource Planning on toiminnanohjaukseen suunniteltu tietojärjestelmä, jonka avulla organisaatio voi helposti hallita tärkeimpiä toimintojaan, kuten varastoaan tai talouttaan. Ilman ERP-järjestelmää yrityksen arjen pyörittäminen ei onnistu tehokkaasti – tai ainakin se on hyvin vaikeaa.
Tässä tekstissä käymme perusteellisesti läpi, mikä on ERP-järjestelmä, minkälaisille organisaatioille ERP-järjestelmä sopii ja mitkä ovat sen tärkeimmät hyödyt. Lisäksi esittelemme kuusi konkreettista esimerkkiä organisaatioista, jotka ovat onnistuneet ratkaisemaan liiketoimintahaasteitaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla.
Kirjoituksen lopuksi voit vielä tutustua ehdotuksiimme sisällöistä, joiden avulla voit syventää tietämystäsi ERP-järjestelmän hyödyistä.
ERP-järjestelmä sopii kaikille organisaatioille ja toimialoille
Moderni toiminnanohjausjärjestelmä on pilvessä
ERP-järjestelmän 3 tärkeää avainhyötyä
Näin ERP-ratkaisut ovat auttaneet asiakkaitamme
Tutustu ERP-osaamiseemme tarkemmin
Mikä on ERP-järjestelmä?
ERP-järjestelmän merkitystä voi havainnollistaa organisaatiolle välttämättömien ydintoimintojen kautta.
Useimmille organisaatiolle yhteisiä ovat esimerkiksi myynti, henkilöstöhallinto ja taloushallinto ja toimialakohtaisia erityistoimintoja muun muassa varastonhallinta, tuotannonohjaus ja resursointi. Näitä toimintoja hallinnoidaan ERP-järjestelmän eri moduuleilla, joita voidaan lisätä järjestelmään yrityksen tarpeiden mukaan. ERP-kokonaisuus voidaan sitten puolestaan integroida vielä muihin tietojärjestelmiin, kuten CRM-järjestelmään.
Pähkinänkuoressa ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmän tärkein tehtävä on hallita, suunnitella, optimoida ja automatisoida organisaation edellä kuvattuja ydintoimintoja. ERP linkittää eri toiminnot toisiinsa ja sisältää suurimman osan organisaatiolle merkittävistä tiedoista, joten sitä voisi luonnehtia organisaation verisuonistoksi tai keskushermostoksi. Järjestelmän ansiosta tarvittava tieto kulkee tilauksesta aina valmiiseen tuotteeseen tai palveluun saakka sekä toisaalta yksittäiseltä alkutuotannon työntekijältä aina johtoportaalle asti.
Toiminnanohjausjärjestelmä sopii kaikenkokoisille organisaatioille ja eri toimialoille
ERP-järjestelmiä on saatavilla kaiken kokoisille organisaatioille, sillä myynnin, varaston ja muiden keskeisien toimintojen ja prosessien hallinnoiminen on tärkeää niin pienille ja keskisuurille organisaatioille kuin globaaleille, miljardiluokan liikevaihtoa tekeville suuryrityksillekin. Kokoluokasta riippumatta organisaatioiden on pystyttävä tekemään ajantasaiseen tietoon perustuvia päätöksiä ja saavutettava mahdollisimman hyvä näkyvyys liiketoiminnan eri osa-alueisiin.
Toiminnanohjauksen näkökulmasta pk-yritykset ja suuryritykset eroavat kuitenkin toisistaan monin tavoin esimerkiksi käytettävissä olevien resurssien, kasvumahdollisuuksien ja liiketoiminnan elinkaaren suhteen. Osa ERP-järjestelmiä tarjoavista toimijoista huomioikin eri kokoisten organisaatioiden tarpeet tarjoamalle erilaisia toiminnanohjausratkaisuja pk-yrityksille ja suuryrityksille. Esimerkiksi Microsoftilta on saatavilla pienten ja keskisuurten organisaatioiden tarpeisiin suunniteltu pilvipohjainen Microsoft Dynamics 365 Business Central -ratkaisu, kun taas suuryritysten tarpeisiin toteutettu vastaava järjestelmä on nimeltään Microsoft Dynamics 365 Finance.
Kaikkien toimialojen organisaatiot terveydenhuollosta valmistavaan teollisuuteen ja tukkukaupasta julkiselle sektorille tarvitsevat ratkaisua toiminnanohjaukseen, mutta niiden tarpeet eroavat toisistaan merkittävästi. Toimiala- ja organisaatiokohtaisten erityistarpeiden täyttämiseksi ERP-järjestelmät koostuvat liiketoiminta-aluekohtaisista moduuleista, joita ovat esimerkiksi taloushallinto, varastonhallinta ja logistiikka. Näitä moduuleita yritykset voivat ottaa käyttöön tarpeidensa mukaisesti.
Moduulien lisäksi ERP-järjestelmän kyvykkyyksiä on mahdollista täydentää yhdistämällä tai integroimalla se muihin tietojärjestelmiin. ERP-kumppanin avulla organisaatio voi räätälöidä järjestelmää omien liiketoimintavaatimustensa perusteella esimerkiksi seuraavanlaisilla ratkaisuilla:
- toimitusketjun hallinnointi- ja automaatioratkaisu valmistavan teollisuuden yrityksille
- varastonhallinnan mobiiliratkaisu prosessien optimointiin
- työntekijälähtöisten kulujen hallinnointiratkaisu
- ohjelmistoratkaisu talouden ja liiketoiminnan suunnitteluun
- ohjelmistoratkaisu operatiivisen talouden analysointiin, raportointiin ja suunnitteluun.
Microsoft Dynamics 365 Business Central on pienten ja keskisuurten organisaatioiden tarpeisiin suunniteltu pilvipohjainen ERP-järjestelmä.
Paikalliset ERP-ratkaisut ovat siirtymässä historiaan – Moderni toiminnanohjausjärjestelmä on pilvessä
Perinteiset ERP-järjestelmät olivat itsenäisiä ohjelmistoratkaisuja, jotka olivat irrallaan organisaation muista tietojärjestelmistä. Tyypillisesti järjestelmä oli asennettu organisaation omalle tai kolmannen osapuolen tarjoamalle palvelimelle.
Perinteinen toteutustapa on kallista ja hidasta, eikä se mahdollista uusien tekniikoiden omaksumista tai prosessien optimointia. Lisäksi paikallisen toiminnanohjausjärjestelmän elinkaari jää tyypillisesti noin 5–10 vuoteen, minkä jälkeen organisaatiolla on edessään kuormittava järjestelmän päivitys käyttöönottoprojekteineen. Pilviratkaisua käyttävälle asiakkaalle järjestelmäpäivitys ei sen sijaan aiheuta ylimääräistä taakkaa, sillä pilven ansiosta asiakkaalla on aina automaattisesti käytössään järjestelmän uusin versio.
Moderni, pilvipohjainen ERP on joustava liiketoiminta-alusta, joka yhdistää taloushallinnon, projektihallinnan ratkaisut, varastonhallinnan sekä myynnin ja HR:n toiminnot yhdeksi kokonaisvaltaiseksi ja helposti hallittavaksi ratkaisuksi.
Pilvipohjaista ERP-järjestelmää voi käyttää helposti myös mobiililaitteilla.
Laajemmassa mittakaavassa pilviteknologia on muuttanut toiminnanohjausjärjestelmien lisäksi koko liiketoimintasovellusten järjestelmäinfrastruktuuria:
- Järjestelmistä on tullut laajempia mutta samalla joustavampia kokonaisuuksia.
- Pilvessä integraatiot ovat arkipäivää, ja niiden toimintavarmuus on täysin eri luokkaa yksittäisiin, kahden järjestelmän välisiin integraatioihin nähden.
- Pilviteknologian ansiosta organisaatiot ovat päässeet eroon järjestelmän päivitysten asentamisesta, palvelinten ylläpidosta ja näihin liittyvistä kustannuksista.
Pilvipalveluina toimivat ratkaisut poistavat paikallisen toteutuksen kipupisteet sekä mahdollistavat asioita, joiden toteuttaminen ei aiemmin ollut realistista.
Toiminnanohjausjärjestelmän kannalta tämä tarkoittaa, että esimerkiksi palvelu- ja projektiliiketoimintaa tekevän yrityksen kaikkien ydintoimintojen ohjausratkaisut voidaan yhdistää saman katon alle. Yhteisen alustan ansiosta kaikki yrityksen tapahtumat ovat reaaliaikaisesti nähtävissä myös johdon raporteissa. Projekteihin liittyvät budjetit, toteumat, resurssit ja laskutusennusteet ovat nekin reaaliaikaisesti nähtävissä niin projekti-, liiketoiminta- kuin talousjohdollekin. Projekteihin liittyvä laskutusaineisto puolestaan siirtyy laskutukseen automaattisesti, ja ostolaskut voidaan kohdistaa ilman manuaalista työtä.
Ja mikä parasta: kustannussäästöt ovat huomattavat, sillä pilvipalvelun ansiosta organisaatio maksaa vain järjestelmän käytöstä, ei sen omistamisesta.
"Moderni, pilvipohjainen ERP on joustava liiketoiminta-alusta, joka yhdistää taloushallinnon, projektihallinnan ratkaisut, varastonhallinnan sekä myynnin ja HR:n toiminnot yhdeksi kokonaisvaltaiseksi ja helposti hallittavaksi ratkaisuksi."
ERP-järjestelmän 3 tärkeää avainhyötyä
ERP-järjestelmän tärkeimmät hyödyt riippuvat jossain määrin sitä käyttävän organisaation toimialasta tai liiketoimintamallista. Seuraavat kolme hyötyä ovat kuitenkin kaikkien toiminnanohjausjärjestelmien käyttäjien saatavilla.
1. ERP-järjestelmässä kaikki tärkeä tieto saatavilla yhdessä paikassa ja aina ajan tasalla
Siinä missä vanhassa maailmassa organisaation eri osastot suunnittelivat toimintaansa erillään toisistaan, moderni ERP-ratkaisu tuo organisaation liiketoimintaa koskevan tiedon yhteen paikkaan, jossa sitä voi hallinnoida keskitetysti. ERP-järjestelmän avulla organisaatio saa aina ajantasaista tietoa toiminnastaan, minkä ansiosta se voi
- kohdistaa resursseja oikeaan paikkaan
- reagoida asiakkaiden erityistarpeisiin ja toimintaympäristön muutoksiin
- välttää tiedon puutteesta johtuvat virheet.
ERP-järjestelmän ansiosta myyntiä, varaston tilannetta tai asiakaspalvelutikettejä voi seurata reaaliajassa ympäri vuorokauden, jolloin toiminta on läpinäkyvää ja sitä on helppo analysoida.
2. ERP-järjestelmä vähentää manuaalisen työn määrää ja parantaa työn tehokkuutta
ERP-järjestelmät tukevat erilaisia automaatioita sekä ovat integroitavissa muihin tietojärjestelmiin, mikä vähentää tarvetta esimerkiksi tiedonsiirtoon, kirjanpitoon tai varastonhallintaan liittyvään manuaaliseen työhön. Samalla työn tehokkuus paranee ja inhimillisten virheiden määrä laskee.
Omista asiakkaistamme esimerkiksi autojen varaosien tukkuliike Startax sai automatisoitua kirjanpidon ja laskutuksen prosesseja Microsoft Dynamics 365 Business Central -toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Myös mittalaitteiden maahantuoja MIP Electronics näkee ERP-järjestelmän säästävän aikaa muun muassa dokumenttien ja laskujen käsittelyssä.
3. ERP-järjestelmä mahdollistaa dataan perustuvan päätöksenteon
Liiketoiminnan ennustaminen, taloushallinto, talouden suunnittelu sekä muu päätöksenteko helpottuu, kun organisaatiota koskeva data on saatavilla keskitetysti yhdestä paikasta, aina ajan tasalla sekä mahdollisimman virheetöntä. Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa dataan perustuvan päätöksenteon kaikkialla organisaatiossa – aina yksittäisestä kenttätyöntekijästä yritysjohtoon saakka.
Mitä käytännön hyötyä ERP voi tuoda liiketoimintaan? Asiakkaamme MIP Electronicsin Mirja Perkins kertoo webinaaritallenteella oman kokemuksensa pilvipohjaisen ERP-järjestelmän käyttöönotosta.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ja kumppanin valinta – näin olemme auttaneet asiakkaitamme
Osaavan ERP-kumppanin avulla on mahdollista välttää toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton yleisimmät virheet sekä säästää aikaa ja rahaa.
Syvällisen teknisen osaamisen lisäksi pätevällä ERP-kumppanilla on kyky ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa, toimialaa ja organisaatiokohtaisia erityistarpeita. ERP on liiketoiminnalle kriittinen järjestelmä, joten kokemus on yksi kumppanin tärkeimmistä ominaisuuksista. Innofactor on palkittu Microsoft-kumppani, joka on toteuttanut lukuisia ERP-projekteja useita eri aloja edustaville asiakkaille:
- Pohjoismaiden ja Baltian johtava IT-infrastruktuuritoimittaja Atea: Liiketoimintaymmärrys onnistuneen ERP-yhteistyön avain.
- Autojen varaosien tukkuliike Startax: Uusi ERP-järjestelmä automatisoi Startaxin kirjanpidon prosesseja.
- Arvostettu sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaja Mehiläinen: Uusi ERP-järjestelmä mahdollistaa yhtenäiset taloushallinnon prosessit.
- Laadukkaiden mittalaitteiden ja -järjestelmien maahantuoja MIP Electronics: Nykyaikainen ERP-järjestelmä tukee MIP Electronicsin kasvua.
- Innovatiivisia ja älykkäitä ratkaisu toimittava ICT- ja insinööritoimisto Rejlers: ERP-integraatiolla kokonaisvaltaista tietoa.
- Maailman johtava viehevalmistaja Rapala: Hallittua johtamista ERP-järjestelmän avulla.
Talouspäällikkö Elina Syrjänen Startax Finland Oy:ltä kertoo, kuinka Microsoftin Business Central -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto yhdessä osaavan kumppanin kanssa helpotti yrityksen kirjanpitoa merkittävästi.
Tutustu ERP-osaamiseemme tarkemmin
Syvennä ymmärrystäsi toiminnanohjausjärjestelmien hyödyistä tutustumalla ERP-aiheisiin blogeihin, webinaareihin, asiakastarinoihin sekä muihin sisältöihimme:
ERP-järjestelmät ja muut digitaaliset liiketoimintaratkaisut kehittyvät niin nopeasti, että jopa IT-ammattilaisten on toisinaan vaikea seurata alan uusimpia tuulia. Liity maksuttomaan Innofactor Insight -yhteisöömme ja pysyt kehityksen aallonharjalla vaivattomasti. Lue lisää verkkosivuiltamme!
