ERP-järjestelmä – modulaarinen liiketoiminta-alusta organisaatioille

ERP-järjestelmä linkittää eri toiminnot toisiinsa ja sisältää suurimman osan organisaatiolle merkittävistä tiedoista, joten sitä voisi luonnehtia organisaation verisuonistoksi tai keskushermostoksi. Järjestelmän ansiosta tarvittava tieto kulkee tilauksesta aina valmiiseen tuotteeseen tai palveluun saakka sekä toisaalta yksittäiseltä alkutuotannon työntekijältä aina johtoportaalle asti.

Käytännössä organisaatio hallitsee edellä mainittuja toimintoja ERP-järjestelmän eri moduuleilla, joita voidaan lisätä järjestelmään yrityksen tarpeiden mukaan. ERP-kokonaisuus voidaan sitten puolestaan integroida vielä muihin tietojärjestelmiin, kuten CRM-järjestelmään. Integraatioiden avulla myyntiprosessiin ja asiakassuhteiden kehitykseen saadaan saumaton näkyvyys.

ERP-ratkaisuja on saatavilla erikokoisten ja eri toimialojen organisaatioiden tarpeisiin

ERP-järjestelmiä on saatavilla kaiken kokoisille organisaatioille, sillä myynnin, varaston ja muiden keskeisien toimintojen ja prosessien hallinnoiminen on tärkeää niin pienille ja keskisuurille organisaatioille kuin globaaleille, miljardiluokan liikevaihtoa tekeville suuryrityksillekin. Kokoluokasta riippumatta organisaatioiden on pystyttävä tekemään ajantasaiseen tietoon perustuvia päätöksiä ja saavutettava mahdollisimman hyvä näkyvyys liiketoiminnan eri osa-alueisiin.

Toiminnanohjauksen näkökulmasta pk-yritykset ja suuryritykset eroavat kuitenkin toisistaan monin tavoin esimerkiksi käytettävissä olevien resurssien, kasvumahdollisuuksien ja liiketoiminnan elinkaaren suhteen. Osa ERP-järjestelmiä tarjoavista toimijoista huomioikin eri kokoisten organisaatioiden tarpeet tarjoamalle erilaisia toiminnanohjausratkaisuja pk-yrityksille ja suuryrityksille. Esimerkiksi Microsoftilta on saatavilla pienten ja keskisuurten organisaatioiden tarpeisiin suunniteltu pilvipohjainen Microsoft Dynamics 365 Business Central -ratkaisu, kun taas suuryritysten tarpeisiin toteutettu vastaava järjestelmä on nimeltään Microsoft Dynamics 365 Finance.

Kaikkien toimialojen organisaatiot terveydenhuollosta valmistavaan teollisuuteen ja tukkukaupasta julkiselle sektorille tarvitsevat ratkaisua toiminnanohjaukseen, mutta niiden tarpeet eroavat toisistaan merkittävästi. Toimiala- ja organisaatiokohtaisten erityistarpeiden täyttämiseksi ERP-järjestelmät koostuvat liiketoiminta-aluekohtaisista moduuleista, joita ovat esimerkiksi taloushallinto, varastonhallinta ja logistiikka. Näitä moduuleita yritykset voivat ottaa käyttöön tarpeidensa mukaisesti.

Moduulien lisäksi ERP-järjestelmän kyvykkyyksiä on mahdollista täydentää yhdistämällä tai integroimalla se muihin tietojärjestelmiin. ERP-kumppanin avulla organisaatio voi räätälöidä järjestelmää omien liiketoimintavaatimustensa perusteella esimerkiksi seuraavanlaisilla ratkaisuilla:

• varastonhallintajärjestelmä varaston prosessien optimointiin
• ohjelmistoratkaisu kuittien ja matkalaskujen käsittelyyn
• ohjelmistoratkaisu talouden ja liiketoiminnan suunnitteluun
• ohjelmistoratkaisu operatiivisen talouden analysointiin, raportointiin ja suunnitteluun.

Miten ottaa käyttöön pilvipohjainen ERP-järjestelmä? Kuuntele webinaaritallenne, jossa asiakkaamme Domicetin CFO Taru Vitala kertoo ERP-projektin onnistumisista ja sudenkuopista asiakkaan näkökulmasta.

Moderni ERP-järjestelmä on pilveen toteutettu modulaarinen liiketoiminta-alusta

Perinteiset ERP-järjestelmät olivat itsenäisiä ohjelmistoratkaisuja, jotka olivat irrallaan organisaation muista tietojärjestelmistä. Tyypillisesti järjestelmä oli asennettu organisaation omalle tai kolmannen osapuolen tarjoamalle palvelimelle.

Perinteinen toteutustapa on kallista ja hidasta, eikä se mahdollista uusien tekniikoiden omaksumista tai prosessien optimointia. Lisäksi paikallisen toiminnanohjausjärjestelmän elinkaari jää tyypillisesti noin 5–10 vuoteen, minkä jälkeen organisaatiolla on edessään kuormittava järjestelmän päivitys käyttöönottoprojekteineen. Pilveen toteutettua ERP-ratkaisua käyttävälle asiakkaalle järjestelmäpäivitys ei sen sijaan aiheuta ylimääräistä taakkaa, sillä pilven ansiosta asiakkaalla on aina automaattisesti käytössään järjestelmän uusin versio.

Moderni ERP on pilvialustalle toteutettu modulaarinen liiketoiminta-alusta, joka yhdistää taloushallinnon, projektihallinnan ratkaisut, varastonhallinnan sekä myynnin ja HR:n toiminnot yhdeksi kokonaisvaltaiseksi ja helposti hallittavaksi ratkaisuksi.

Yritykset ovat tehostaneet toimintaansa ERP-järjestelmän avulla jo pidempään, mutta toiminnanohjauksen merkitys on kasvanut viime vuosina erityisesti myös julkisella sektorilla, sillä modulaariset liiketoimintaratkaisut ovat tärkeä osa modernin älykaupungin strategiaa ja digitaalisia palveluita. Esimerkiksi Suomen vetovoimaisimmaksi kaupungiksikin valittu Tampere on menestyksekkäästi hyödyntänyt Dynamics 365:n ERP-järjestelmää ja Microsoft-ekosysteemin muita ratkaisuita tarjotakseen kaupunkilaisille parempia palveluita. Microsoft palkitsi Innofactorin vuoden 2024 läpimurtokumppanina Suomessa Tampere-yhteistyön tiimoilta.

ERP-järjestelmä on tärkeä osa Tampereen kaupungin älykaupunkistrategiaa.

ERP-järjestelmän 3 tärkeää hyötyä

ERP-järjestelmän tärkeimmät hyödyt riippuvat jossain määrin sitä käyttävän organisaation toimialasta tai toimintamallista. Parhaaseen lopputulokseen pääsee kuitenkin liiketoimintalähtöisellä näkökulmalla, jossa prosesseja digitalisoidaan liiketoiminnan todellisten tarpeiden perusteella.

Seuraavat kolme hyötyä ovat yleisesti ottaen kaikkien toiminnanohjausjärjestelmien käyttäjien saatavilla.

1. ERP-järjestelmässä kaikki tärkeä tieto saatavilla yhdessä paikassa ja aina ajan tasalla

Siinä missä vanhassa maailmassa organisaation eri osastot suunnittelivat toimintaansa erillään toisistaan, moderni ERP-ratkaisu tuo organisaation liiketoimintaa koskevan tiedon yhteen paikkaan, jossa sitä voi hallinnoida keskitetysti. ERP-järjestelmän avulla organisaatio saa aina ajantasaista tietoa toiminnastaan, minkä ansiosta se voi

• kohdistaa resursseja oikeaan paikkaan
• reagoida asiakkaiden erityistarpeisiin ja toimintaympäristön muutoksiin
• välttää tiedon puutteesta johtuvat virheet.

ERP-järjestelmän ansiosta myyntiä, varaston tilannetta tai asiakaspalvelutikettejä voi seurata reaaliajassa ympäri vuorokauden, jolloin toiminta on läpinäkyvää ja sitä on helppo analysoida.

2. ERP-järjestelmä vähentää manuaalisen työn määrää ja parantaa työn tehokkuutta

ERP-järjestelmät tukevat erilaisia automaatioita sekä ovat integroitavissa muihin tietojärjestelmiin, mikä vähentää tarvetta esimerkiksi tiedonsiirtoon, kirjanpitoon tai varastonhallintaan liittyvään manuaaliseen työhön. Samalla työn tehokkuus paranee ja inhimillisten virheiden määrä laskee.

Omista asiakkaistamme esimerkiksi autojen varaosien tukkuliike Startax sai automatisoitua kirjanpidon ja laskutuksen prosesseja Microsoft Dynamics 365 Business Central -toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Valmistavan teollisuuden alalla toimivista yrityksistä myös Dimex ja Domicet ovat onnistuneesti ottaneet käyttöön modernin Dynamics 365 Business Central Cloud -toiminnanohjausjärjestelmän.

3. ERP-järjestelmä mahdollistaa dataan perustuvan päätöksenteon

Liiketoiminnan ennustaminen, taloushallinto, talouden suunnittelu sekä muu päätöksenteko helpottuu, kun organisaatiota koskeva data on saatavilla keskitetysti yhdestä paikasta, aina ajan tasalla sekä mahdollisimman virheetöntä. Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa dataan perustuvan päätöksenteon kaikkialla organisaatiossa – aina yksittäisestä kenttätyöntekijästä yritysjohtoon saakka.

Pilvipohjaista ERP-järjestelmää voi käyttää helposti myös mobiililaitteilla.

Tutustu asiakkaillemme toteutettuihin ERP-käyttöönottoihin

Osaavan ERP-kumppanin avulla on mahdollista välttää toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton yleisimmät virheet sekä säästää aikaa ja rahaa.

Syvällisen teknisen osaamisen lisäksi pätevällä ERP-kumppanilla on kyky ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa, toimialaa ja organisaatiokohtaisia erityistarpeita. ERP on liiketoiminnalle kriittinen järjestelmä, joten kokemus on yksi kumppanin tärkeimmistä ominaisuuksista. Innofactor on palkittu Microsoft-kumppani, joka on toteuttanut lukuisia ERP-projekteja useita eri aloja edustaville asiakkaille:

• Kaihdinkomponentteja valmistava ja jakeleva Domicet: Business Centralin lisäarvoratkaisut tehostavat Domicetin liiketoimintaa
• Työvaatteita rakennus-, logistiikka, teollisuus-, kiinteistöhuolto- ja maanrakennusaloille valmistava Dimex: Business Central -päivitys toi pilven hyödyt Dimexin saataville
• Nopeasti kasvava Tampereen kaupunki: Yhteinen CRM-järjestelmä luo läpinäkyvyyttä
• Pohjoismaiden ja Baltian johtava IT-infrastruktuuritoimittaja Atea: Liiketoimintaymmärrys onnistuneen ERP-yhteistyön avain.
• Autojen varaosien tukkuliike Startax: Uusi ERP-järjestelmä automatisoi Startaxin kirjanpidon prosesseja.
• Arvostettu sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaja Mehiläinen: Uusi ERP-järjestelmä mahdollistaa yhtenäiset taloushallinnon prosessit.
• Innovatiivisia ja älykkäitä ratkaisu toimittava ICT- ja insinööritoimisto Rejlers: ERP-integraatiolla kokonaisvaltaista tietoa.

Talouspäällikkö Elina Syrjänen Startax Finland Oy:ltä kertoo, kuinka Microsoftin Business Central -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto yhdessä osaavan kumppanin kanssa helpotti yrityksen kirjanpitoa merkittävästi.

ERP-järjestelmät ja muut digitaaliset liiketoimintaratkaisut kehittyvät niin nopeasti, että jopa IT-ammattilaisten on toisinaan vaikea seurata alan uusimpia tuulia. Tilaa Innofactor Insight -uutiskirjeemme ja pysyt teknologian kehityksen aallonharjalla vaivattomasti. Lue lisää verkkosivuiltamme!