Miten varmistat, että talouden suunnittelun kehitysprojektisi onnistuu?

Talouden suunnittelun työkalut ovat kehittyneet viime vuosina isoin harppauksin. Meidän keskusteluissamme yritysten talousjohtajien kanssa kehitystarpeina nousevat esiin suunnittelun nopeuttaminen, läpinäkyvyyden lisääminen ja kyky reagoida muutoksiin epävarmassa toimintaympäristössä. Moni yritys tavoittelee kykyä ajuriperusteiseen suunnitteluun ja parempia työkaluja arvioida skenaarioiden ja vaihtoehtoisten kehityskulkujen vaikutuksia liikevaihtoon tai kulurakenteeseen. Toisaalta jo normaalien suunnittelukäytäntöjen nopeuttamisella ja oman datan tehokkaammalla hyödyntämisellä saavutetaan usein konkreettisia hyötyjä.

Teknologian kehitys mukaan lukien tekoäly luo monia mahdollisuuksia, mutta kuten kaikissa muutosprojekteissa, myös tällä alueella onnistumisen eväät rakennetaan käyttöönoton hyvällä suunnittelulla ja organisoinnilla. Tässä muutama keskeinen oppi meidän viimeaikaisista projekteistamme:

1. Aloita kysymyksellä: “Mitä me suunnittelumalliltamme haluamme?”

Mieti, miten haluat organisaatiosi suunnittelevan ja budjetoivan ensi vuonna tai kolmen vuoden kuluttua.

• Ketkä suunnittelua tekevät, ja miten suunnittelun tuotoksia hyödynnetään?
• Millaisella syklillä suunnittelua tehdään?
• Mitkä ovat teidän yrityksenne liiketoiminnan keskeisiä ajureita, joiden kehitystä haluatte mallintaa? On suositeltavaa lähteä liikkeelle muutamasta keskeisestä ajurista, tyypillisesti esimerkiksi asiakkuuksien ja eri tuoteryhmien kehityksestä ja jalostaa suunnittelumallia seuraavissa vaiheissa.
  
  

2. Käyttäjäkokemus on paljon tärkeämpää kuin nice-to-have

Sujuva käyttäjäkokemus on erittäin tärkeä palanen talouden suunnitteluprojektin onnistumisen kannalta. Liiketoimintalähtöinen suunnitteluprosessi edellyttää systeemiä, jossa ihmiset, joilla on paras näkymä liikevaihdon tai kulujen kehittymiseen, osallistuvat tiiviisti suunnitteluprosessiin. Tämä voi onnistua vain silloin kun varmistetaan että eri taustaiset ihmiset pystyvät ja kokevat mielekkääksi järjestelmän käyttämisen. Osallista siis loppukäyttäjät eri funktioista jo aikaisessa vaiheessa käyttöönottoon ja kuuntele tarkalla korvalla heidän palautettaan ja kokemuksiaan.

3. Harmonisoi järkevästi

Pyrkikää linjaamaan yhteinen tapa ja käytäntö esimerkiksi liikevaihdon ja kulujen suunnitteluun yhtenäistämällä pohjia ja laskentasääntöjä.

• Toisaalta modernit teknologiat mahdollistavat joustavuuden erilaisten liiketoimintojen tarpeisiin. Koko organisaation toimintatapojen harmonisointi voi pahimmillaan osoittautua ikuisuushankkeeksi, joka estää konkreettiset kehitysaskeleet. Voi olla ihan hyvä, että ison organisaation eri osissa suunnittelua tehdään erilaisilla malleilla, tällöin tärkeää on, että selkeytetään käytännöt ja säännöt, joilla ennusteet koostetaan ja yhteismitallistetaan.
  
  

4. Pilko kokonaisuus palasiin

Minimum viable product on tehokas lähestymistapa myös otettaessa käyttöön talouden suunnittelutyökaluja. Esimerkiksi ensimmäisessä vaiheessa liikevaihdon ennustaminen ja kustannusten ennustaminen, toisessa vaiheessa tarkempi investointien suunnittelu ja kassavirran ennustaminen ja niin edelleen.

Käyttöönoton pilkkominen pienempiin palasiin mahdollistaa nopeat tulokset ja sen, että uusia työkaluja saadaan pikaisesti käyttöön. Tyypillisesti tarpeet ja tavoitteet tarkentuvat matkan varrella, joten on järkevää, että etenemistapaa ja tiekarttaa suunnitellaan ja tarkennetaan matkan varrella.

5. Osallista ja pidä sidosryhmät kartalla koko hankkeen ajan

• Viesti selkeästi, miksi muutosta tehdään ja mitä sillä tavoitellaan.
• Viesti mieluummin liikaa kuin liian vähän. Yrityksissä tehdään samaan aikaan lukuisia hankkeita ja ihmiset vaihtuvat. Infotilaisuus tai yksi tiedote projektin alussa ei riitä, vaan sidosryhmät tulee pitää jatkuvasti ajan tasalla. Tässä olemme huomanneet, että esimerkiksi säännölliset uutiskirjeet tai kysymys/vastaussessiot ovat hyviä työvälineitä
• Kokoa superkäyttäjien ryhmä eri puolilta organisaatiota ja panosta heidän osaamiseensa ja kykyynsä auttaa kollegoita.
• Kiinnitä erityistä huomiota käyttöönottovaiheeseen ja siihen, että ensimmäinen ennustekierros onnistuu hyvin käyttäjien silmissä. Tätä voidaan tukea esimerkiksi sopimalla, että käyttöönottokumppani varaa resursseja käyttäjien neuvomiseen ja opastamiseen käyttöönoton aikana ja sen jälkeen.