Intensiivinen Microsoft Ignite -viikko Orlandossa on nyt takana. Aikaerosta ja matkustamisesta on myös sen verran selvitty, että on aika vetää yhteen viikon antia sekä miettiä, mihin olemme matkalla.
Microsoftin pääpuheenvuorossa puhuttiin tuottavuustyökaluista nimityksellä "The world's productivity cloud". Tätä Microsoft 365 -pilviympäristö todellakin nykyään on – maailmanlaajuinen, tietoturvallinen, monipuolinen, käyttäjäkeskeinen sekä samalla yhä helppokäyttöisempi kivijalka, jonka varaan on hyvä rakentaa niin pienen kuin suurenkin yrityksen toimintaa. Ne lukijat, joille Office 365 on terminä tutumpi – Microsoft 365 on siis käytännössä Office 365:n laajennettu lisensointimalli, joka tuo perustasollaan mukanaan myös Windows 10:n sekä tietoturvan ja päätelaitehallinnan ominaisuuksia.
Moderni SharePoint & Intranet
Moderni SharePoint on ottanut viimeisen vuoden aikana suuria askelia eteenpäin ja tiekartta sekä julkistukset tulevista ominaisuuksista toimivat tälle johdonmukaisena jatkona.
Moderni SharePoint on responsiivinen, tyylikäs, helppokäyttöinen, vakio-ominaisuuksiltaan jo nyt hyvin monipuolinen sekä moderneja käyttötapauksia tukeva. Mukauttaminen on helppoa SharePoint Frameworkin (SPFx) avulla tilanteissa, joissa mukautukset ovat selkeästi perusteltuja. Samoja webosa-tyyppisiä mukautuksia voidaan hyödyntää myös suoraan Microsoft Teamsin käyttöliittymän kautta.
Kokonaan uutena palveluna on tulossa Project Cortex, joka tuo tekoälyyn perustuvan datan automaattisen linkityksen ja analysoinnin sekä tämän pohjalta aihesivujen, tietokeskuksen ja aihekorttien automaattisen muodostamisen saataville.
Oli myöskin ilo nähdä ja kuulla, miten yritykset ovat valjastaneet modernin SharePointin kyvykkyydet. Samoin on huomattu, että loppukäyttäjät voivat itsekin tehdä paljon ilman ulkopuolista apua, mikä tuo nopeutta ja joustavuutta tekemiseen.
Klassisen ajattelumaailman kysymyksiä oli sessioissa yhä harvemmassa. Modernin SharePoint-ympäristön valmisominaisuuksien riittävät mahdollisuudet on vihdoinkin alettu ymmärtää myös muualla kuin esim. Suomessa (jossa kuljemme tässä asiassa aika eturintamassa). SharePointin (tai Intran) mukautuksiin tai "valmis-intraan" ei kannata enää yksinkertaisesti käyttää aikaa, rahaa tai vaivaa suuria summia. Ennemminkin halutaan pysytellä valmisominaisuuksissa ja hyödyntää niitä järkevällä tavalla.
Intranet konseptina siis mukautuu nykyajan tarpeisiin ja ennen Intralle luontaisia funktioita toteuttavat yhä enemmän kaikki Office 365:n työkalut yhdessä. Moderni "Intranet"-käyttöönotto onkin nykyään kevyemmän teknisen lähestymisen ohella enemmän käyttäjälähtöinen kokemus.
Microsoft Teams & Yammer
Microsoft Teamsin ja Yammerin osalta Ignitella oli paljon tarjottavaa.
Yammerin tuleva ulkoasu julkaistiin ja Office 365 -ryhmiin tehtiin pesäeroa muuttamalla Yammer-ryhmien nimi yhteisöiksi (communities). Lisäksi saamme uuden Teams-sovelluksen, jolla Yammer on helppo tuoda osaksi Teamsin käyttöliittymää, mikä selkeyttää ja helpottaa Yammerin käyttöä oleellisesti. Microsoftin aiemmin lanseeraama Inner loop (Teams) - Outer loop (Yammer) -ajattelu tukee entistä paremmin kokonaisuutta. Päivittäinen työskentely siis tapahtuu Teamsin kautta, mutta Yammerissa loppukäyttäjät voivat jakaa omaa tietoutta ja tekemistä muulle organisaatiolle yli siilojen suoraan Teamsistä.
Teamsin osalta kauan odotetut privaattikanavat tulevat vihdoin tuotantoon nopealla aikataululla jo tällä viikolla. Samoin käyttöä helpottavat erilliset keskusteluikkunat ovat tulossa alkuvuodesta. Lisäksi esiteltiin malli jaella Power Appseihin perustuvia applikaatioita helposti Teamsin sovelluskeskuksen kautta organisaatiossa yhdessä uuden applikaatiokatalogin kanssa.
Jatkossa Teamsin rooli entisestään vahvistuu ja yhä useampaa liiketoimintasovellusta tiedon tai sovelluksen sijainnista riippumatta tullaan käyttämään luontaisesti Teamsin kautta. Tämä tarkoittaa myös mukautusten ja lisätoimintojen tuomista Teamsin kontekstiin. Tämän myötä organisaation Teams-osaaminen, Teams-kyvykkyydet sekä avoin organisaatiokulttuuri ja yhteiset pelisäännöt nousevat yhä voimakkaammin tekemisen ja osaamisen keskiöön.
Microsoft Power Platform
Igniten ehkä parasta antia oli mielestäni Microsoft Power Platformiin liittyvät sessiot ja alustan avaamat uudet mahdollisuudet. Power Platform tulee ja kovaa! Monet organisaatiot tekevät alustan käyttöönottoa parhaillaan sekä automatisoivat prosessejaan. Proof of Concept -hengessä toteutuksia yhä useampien liiketoiminta- tai tuottavuussovelluksien tuomiseksi Power Platformin päälle on menossa leveällä rintamalla.
Power Platform sisältää valmiita yhdistimiä moniin eri järjestelmiin ja ideana on low-code/no-code- tyyppinen lähestyminen, jossa sovelluksia ja automaatiota voidaan rakentaa käyttöliittymän kautta helposti ilman syvää koodausosaamista. Kun loppukäyttäjät itse ryhtyvät tekemään tätä, puhutaan kansalaiskoodauksesta. Power Platformin hyödyntäminen leikkaa ideaalitapauksessa suuresti sovelluskehityksen kustannuksia ja tarvittavaa kalenteriaikaa sovelluksen rakentamiseksi.
Power Platformin tulevaisuus näyttää erittäin vahvalta. Yhä parempi integroituminen Teamsiin, AI Builder-ominaisuus, jossa tekoälyä voidaan opettaa ja hyödyntää suoraan Power Appsien kautta vaikkapa kuvien sisällön tunnistamiseen, Ignitessa julkaistut RPA-ominaisuudet joilla voidaan automatisoida myös toimintoja ruudulla nauhoitettujen käyttäjäinteraktioiden pohjalta sekä PCF (PowerApps Component Framework) Power Appsien komponenttien laajentamiseksi avaavat lähes rajattomasti uusia hyödyntämismahdollisuuksia.
Kaikki tämä on lähtökohtaisesti myös loppukäyttäjien suoraan hyödynnettävissä.
Muutoksen tuki organisaatiossa
Se, miten muutosta ja käyttäjiä organisaatiossa tuetaan, on noussut jo aiemmin keskeiseksi elementiksi Microsoft 365 -käyttöönotoissa ja jatkuvissa palveluissa. Jo tätä blogia lukiessa ymmärtää, miksi muutoksen tukeminen ja siirtyminen jatkuvan kehittämisen malliin korostuu entisestään:
- Microsoft 365 käyttöönotto on aina kokonaisuus ja organisaatiolle usein kokonaan uusi tapa toimia. Muutos lähtee aina yksilöstä ja siitä että yksilö kokee muutoksen tarpeellisena ja hyödyllisenä itselleen.
- Loppukäyttäjät pystyvät osallistumaan sisältöjen tuottamiseen, keskusteluun ja heillä on parempi näkyvyys siihen mitä organisaatiossa tapahtuu kokonaisuutena.
- Loppukäyttäjillä ja tiimeillä on yhä suurempi mahdollisuus vaikuttaa itse siihen, mitä työkaluja ja millä tavoin he haluavat niitä omassa työssään hyödyntää
- Aiemmasta poiketen toimintojen mukauttaminen käyttötapausten mukaiseksi loppukäyttäjien toimesta on mahdollista ja jopa toivottavaa
- Käyttäjille syntyy tarve ymmärtää paremmin Microsoft 365-kokonaisuutta ja potentiaalia
- Muutoksen pysyvyys ja nopeakin tarve omaksua uusia ominaisuuksia on uusi normi
- Kun digitaalinen ympäristö mahdollistaa kaiken edellä kuvatun, on yhteistyön toimivuuden kannalta koko ajan tärkeämpää, jopa elintärkeää, johtaa muutosta niin, että työyhteisö toimii samojen peruskäytäntöjen mukaisesti. Yhteistyö ei vain toimi, jos kaikki säntäilevät joka suuntaan omien mielihalujen ja oivallusten vieminä.
Muutoksen tukeminen onkin syystä myös Microsoftilla yksi tämän vuoden painopistealueista.
Loppukäyttäjän ja tiimien käsissä on yhä enemmän mahdollisuuksia käyttää tuottavuustyökaluja haluamallaan tavalla. Lisäksi on tärkeää ymmärtää, että em. työkalujen käyttöönotto, prosessien ja pelikirjan määrittely sekä tekemisen kehittäminen eivät suinkaan ole kertaluontoisia ponnistuksia. Uusia ominaisuuksia tulee koko ajan, jopa viikoittain, ja samalla organisaation on myös mietittävä miten saada hyödyt irti maksetuista lisensseistä sekä miten organisoitua jatkuvan muutoksen mallin ympärille. Myös hallintamallit ja avustavat työkalut sekä prosessit vaativat päivitystä.
Oleellista tässä kaikessa on myös se, että alustan ylläpidon, mukautettujen sovelluksien ylläpidon ja esimerkiksi työläiden jatkokehitysponnisteluiden sijaan panokset voidaan nyt käyttää ketterästi aitojen hyötyjen, liiketoimintaa aidosti edistävien, loppukäyttäjiä tukevien sekä yrityksen toimintaa tehostavien ratkaisujen eteenpäin viemiseksi.
Kokonaisvaltaisten ja pitkäkestoisten hyötyjen saavuttaminen oikeilla työkaluilla ei kuitenkaan aina ole helppoa. Yksi tapa kirkastaa näkemystä ja saada vinkkejä organisaatiosi työnteon modernisointiin on varata Innofactorin Microsoft 365 Kickoff – asiantuntijoidemme pitämä online-kokous ja kaksi työpajaa, joiden avulla saat lentävän lähdön organisaatiosi digitaaliseen yhteistyöhön.
Voit myös tutustua muihin Innofactorin digitaalisen yhteistoiminnan ja liikkuvan työn ratkaisuihin sivuiltamme!
