Data on modernin liiketoiminnan keskeinen elementti.
Datan reaaliaikainen saatavuus eri liiketoiminnoissa, sovelluksissa ja järjestelmissä on yhä tärkeämpää. Sovellusten kyky välittää komentoja sekä dataa toisilleen on ratkaiseva osa onnistunutta digitalisaatiota.
Siksi liiketoiminnan transformaation ja ERP-hankkeen valmistelussa on syytä käyttää aikaa datan pohtimiseen.
Liiketoiminnan transformaation valmistelu ja data
Mitä ovat yrityksen keskeiset rekisterit (esim. asiakas- ja tuoterekisteri) eli master data? Mitä tietoja sen tulisi sisältää? Missä sen tulisi sijaita? Kuka omistaa sen? Kenellä on siihen pääsy? Miten siihen luodaan yhteydet?
Entä mitä ovat keskeiset digitaaliset transaktiotiedot (transaction data)? Liittyykö niihin paljon ydinjärjestelmän ulkopuolisia sovelluksia? Voitaisiinko nuo sovellukset korvata ydinjärjestelmään sisäänrakennetuilla toiminnoilla? Jos ei, miten varmistetaan tiedonkulku ulkoisten sovellusten ja ydinjärjestelmän välillä?
Kysymyksiä on paljon.
Liiketoiminnan transformaatio vaatii valmistelua. Kaikki lähtee liiketoimintaprosessien määrittelystä, joiden ympärille tulee miettiä tarpeet datalle ja sen kuljettamiselle läpi järjestelmäinfrastruktuurin. Tällöin edellä esitettyihin kysymyksiin on verrattain helppo vastata.
Kun valmistelu on tehty huolellisesti, voidaan valmiit ratkaisut rakentaa pilveen varsin tehokkaasti.
Dynamics 365 liiketoiminta-alustana
Pilvipohjaisen järjestelmän, kuten Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Managementin, keskeinen hyöty syntyy alustan joustavuudesta – pilvessä on mahdollista tehdä lähes mitä tahansa.
Parhaiten pilvipohjaisesta ERP:stä hyödytään kuitenkin silloin, kun käytetään myös järjestelmän toiminnallisia vahvuuksia: ERP otetaan käyttöön niin vakiomuotoisena kuin mahdollista.
Myös integraatioita ulkoisiin sovelluksiin tulee välttää aina, kun se ei ole välttämätöntä.
Liiketoimintadatan keskeiset muodot ja master datan laatu
Ennen kuin käsittelemme tarkemmin integraatioita, puhutaan hetki liiketoimintadatasta. Tässä yhteydessä on perusteltua puhua kahdesta (tai kolmesta) datan eri kategoriasta:
- Pitkäikäinen ja hitaasti muuttuva master data sekä organisaatiokohtaiset referenssitiedot (reference data), joita tarvitaan osaksi eri liiketoimintaprosesseja, esimerkiksi asiakas- ja tuoterekisterit sekä asiakaskohtaiset hinnastot.
- Erilaisista liiketoimintatapahtumista tai -transaktioista syntyvä tieto (transaction data), jota tarvitaan liiketoimintaprosessin aikana, esimerkiksi asiakkaan tekemä tilaus sekä maksusuoritus.
Ensin mainitun eheyttä ja laatua on erityisesti varjeltava, sillä sitä tarvitaan lähes kaikissa yrityksen toiminnoissa. Ideaalitilanteessa tämä data sijaitsee yhdessä paikassa, sille on nimetty omistaja ja vain hyvin harvoilla on oikeus muuttaa sen sisältöä.
Tällä hetkellä monessa suuressa organisaatiossa, jossa on useita liiketoimintayksiköitä ja erillisiä järjestelmiä, yhtenäistä (tai yhdessä paikassa sijaitsevaa) master dataa ei ole.
Yksi ERP-hankkeen tavoitteista tulisi olla tällaisen luominen ja pilvi tarjoaa tähän erinomaiset edellytykset.
Microsoft-ekosysteemissä master- ja referenssidatalle omistettu paikka on nimeltään Microsoft Dataverse (ent. Common Data Service) ja kaikkiin Microsoft Dynamics -tuoteperheen ratkaisuihin on sisäänrakennettu lähes reaaliaikainen integraatio siihen (dual-write). Dynamics-tuotteita voi olla useita, mutta data on yhteistä.
Dataversen ansiosta ei tarvita erillistä Master Data Management -ratkaisua, jota vaaditaan, jos esimerkiksi ERP ja CRM olisivat eri valmistajien tuotteita. Toisaalta tuore Azure Purview tarjoaa Dataverseä syvemmälle menevää Master Datan hallintakyvykkyyttä mikäli sellaista tarvitaan.
Mainituista datan kategorioista jälkimmäinen on hieman mutkikkaampi asia.
Dynamics 365 mahdollistaa prosessien automatisoinnin ilman integraatioita
Liiketoimintaprosessien automatisoimisella tarkoitetaan yleensä transaktiodatan sulavaa liikettä toiminnosta toiseen ilman ihmisen työpanosta.
Ideaalitilanteessa kaikki toiminnot tapahtuisivat yhden ratkaisun sisällä, ilman ainuttakaan integraatiota. Mitä selkeämmät prosessit ja ratkaisuarkkitehtuuri yrityksellä on käytössään, sitä vähemmän asioita voi mennä pieleen.
Microsoftin tuoteperheessä tämä on huomioitu: Dataversen sekä Dual-write-ominaisuuksien ansiosta voidaan puhua käytännössä yhdestä ratkaisusta, vaikka tuotteita olisi käytössä useampia. Integraatioita voidaan välttää siis varsin tehokkaasti.
Suuren organisaation kohdalla ei ole kuitenkaan realistista, että niiltä voitaisiin kokonaan välttyä.
Integraatioalusta käyttöön
Integraatioista tavattiin aiemmin puhua joko reaaliaikaisuutta vaativina tai vähemmän kiireellisinä. Reaaliaikaisuutta vaativat integraatiot rakennettiin sovelluspalveluja (web service) hyödyntäen ja vähemmän kiireellisillä tarkoitettiin tyypillisesti kerran vuorokaudessa tehtäviä massatallennuksia lähdejärjestelmästä tiedostoon tai tietokantaan ja sieltä edelleen kohdejärjestelmään.
Molemmat tavat ovat epäluotettavia, epäsystemaattisia ja kalliita. Usein menneiden vuosien ERP-hankkeissa jouduttiin toteamaan, että integraatiot muodostivat 2/3 kokonaisbudjetista.
Jos toiminnanohjauksen ja erillisen liiketoimintasovelluksen välille on välttämätöntä rakentaa integraatio, kannattaa hyödyntää pilvipohjaista integraatioalustaa.
Integraatioalustalla useimmat integraatiot kyetään rakentamaan nopeasti ja kustannustehokkaasti. Sitä käyttäessä voidaan myös hyödyntää joustavasti eri integrointitapoja ja niitä voidaan valvoa keskitetysti. Kaikki, mitä alustalla tehdään, on aina dokumentoitua ja jäljitettävissä.
Microsoft-ekosysteemissä toimivan organisaation kannattaa hyödyntää Azuren integraatioalustaa, sillä sen käyttöönotto on kustannustehokasta ja vaivatonta.
Valitse kumppanisi huolella
Modernissa organisaatiossa data ja liiketoimintaprosessit kulkevat käsi kädessä, sillä kaikki tapahtuu, tai ainakin dokumentoidaan, digitaalisesti. Tämän vuoksi pilvi ja pilvipohjaiset liiketoimintajärjestelmät, kuten Dynamics 365 Finance, ovat järkevä valinta.
Loikka pilveen vaatii kuitenkin ensin mullistuksen organisaation suhtautumisessa dataan. Vanhoista ERP-hankkeista periytynyt taipumus rakentaa integraatioita on muodostunut monen transformaatioprojektin kompastuskiveksi. Nämä haasteet saattavat kuitenkin lopulta olla vain jäävuoren huippu ja juurisyyt löytyvät valmistelun puutteista.
Lyhyt muistilista transformaatiossa onnistumiseen:
- Käytä prosessien ja datan käytön suunnitteluun riittävästi aikaa. Hyödynnä kumppania.
- Valitse järjestelmä ja alusta, jotka tukevat liiketoiminnan transformaatiota ja jatkuvaa kehitystä sekä kumppani, joka kykenee tukemaan teitä tässä.
- Vältä integraatioita viimeiseen saakka.
- Mikäli on valinta tehtävä ERP:n natiivitoiminnon ja erillisen sovelluksen välillä: valitse ERP.
- Mikäli on valinta tehtävä liiketoimintaprosessin muuttamisen ja integraation välillä: Pyri ensimmäiseen, jos mahdollista.
- Jos integraatiota ei voida välttää: Hyödynnä integraatioalustaa ja osaavaa kumppania.
Innofactorilla on vuosien kokemus Microsoft Dynamics ERP-toimituksista sekä Azuren käytöstä integraatioalustana. KPMG on puolestaan yksi johtavista liiketoimintaprosessien kehittämisen ja muutosjohtamisen asiantuntijayrityksistä.
Yhdessä KPMG ja Innofactor muodostavat kokonaisvaltaisen kumppanin, jonka avulla yrityksenne voi saavuttaa onnistuneen liiketoiminnan transformaation.
Katso KPMG:n ja Innofactorin yhteiswebinaari ERP-pilvisiirtymästä
Jarkko Lindroos, Vice President,
Customer Relations, Innofactor
Jarkko on saanut olla mukana useiden isojen asiakasorganisaatioiden transformaatiohankkeissa, ja samalla auttanut heitä luomaan uusia, mielenkiintoisia ekosysteemejä ja arvoverkostoja eri toimijoiden välillä. Hänen asiakaslähtöinen ajattelumallinsa myötävaikuttaa uusien innovatiivisten liiketoimintamahdollisuuksien ja kumppanuuksien kehittämiseen asiakkaiden liiketoiminnassa. Jarkon mielestä tehokas ja mielekäs toimintaympäristö koostuu organisaation työntekijöiden rohkeudesta, avoimuudesta sekä vahvasta keskinäisestä luottamuksesta. Vain yhdessä luomme arvoa.
Tomi Nevasoja, Head of Business Technology,
KPMG Oy Ab
Tomilla on useiden vuosien kokemus CxO-tason konsultoinnista. Tomin keskeisiä osaamisalueita ovat strategian ja liiketoimintaprosessien kehittäminen, liiketoimintajärjestelmien suunnittelu, erilaiset transformaatiot sekä ohjelmisto-omaisuuden hallinta.
