Nojaako liiketoimintanne sovelluksiin, joiden viimeinen käyttöpäivä lähestyy?

Valmistavan teollisuuden yrityksillä Suomessa on usein takanaan verrattain pitkä historia. Ydinliiketoiminnan näkökulmasta se on tyypillisesti vahvuus: kokemus ja osaaminen on siirtynyt ehkä jo useammankin sukupolven yli, ja sitä kautta yrityksen luotettavuus on vahvistunut. ”Vuodesta 1928” voi olla hyvin tärkeä osa luotettavuusmielikuvaa. IT-näkökulmasta pitkä historia tarkoittaa kuitenkin usein eri aikakausilta peräisin olevia, hajanaisia liiketoimintasovelluksia, jotka sijaitsevat toisinaan työasemilla, joskus yrityksen omilla palvelimilla. Vaikka yrityksen luotettavuus olisikin yleisesti hyvin korkealla tasolla, niin käsiin happanevat sovellukset ja niihin liittyvät riskit saattavat pahimmassa tapauksessa nakertaa luotettavuutta ikävällä tavalla. Sovellusten modernisointi on tapa, jolla voidaan eliminoida ikääntyvien sovellusten riskejä ja parhaimmassa tapauksessa avata aivan uudenlaisia liiketoimintamahdollisuuksia.

Mistä puhumme, kun puhumme sovelluksista?

Valmistavan teollisuuden IT-sovelluksilla voi olla useita muotoja ja käyttökohteita. Yksinkertaisimmillaan kyse voi olla Excel-tiedostosta, johon on alkuvaiheessa lähdetty keräämään tietoja vaikkapa tuotteiden mitoitusta, hinnoittelua tai myynnin seurantaa varten. Tai sitten matkan varrella on hankittu ulkopuoliselta kumppanilta jotain tiettyä toimintoa helpottava, juuri siihen tarkoitukseen räätälöity edistyneempi tietotekninen sovellus.

Globaalilla yrityksellä voi olla taas hyvinkin erilaisia olosuhteita eri maantieteellisillä alueilla. Esimerkiksi Australiassa internet-yhteyksien laajat katvealueet edellyttävät sovellusten käyttömahdollisuutta offline-tilassa.

Vanhenevat sovellukset voivat pitää sisällään suuria riskejä

Yhteistä näille kaikille kuitenkin on se, että sovellusten kautta käsitellään liiketoiminnan kannalta kriittistä dataa nykystandardien näkökulmasta ongelmallisella tavalla. Ne voivat muodostaa pahimmassa tapauksessa suuren riskin yrityksen toiminnalle.

Millaisia riskejä vanhaksi käyviin sovelluksiin sitten tyypillisesti liittyy? Ja miten niihin päästään kiinni?

Data ei ole tarpeeksi hyvin saatavilla

Nykyään ei ole lainkaan harvinaista, että teollisuusyrityksen toimitusprosessi on hajautunut laajalle alihankkijaverkostolle. Silloin nouseekin avainkysymykseksi: ovatko kriittiset sovellukset piilossa yrityksen omilla laitteilla niin, etteivät alihankkijat pysty käyttämään niitä, ja sen takia prosessi on tehoton? Vai ovatko sovellukset pilvipalvelimen kautta saavutettavissa mistä ja milloin tahansa niille, joille on myönnetty käyttöoikeus?

Data voi olla liiankin laajalti saatavilla

Samalla asialla on myös toinen puolensa: onko vanhoihin sovelluksiin tallentunut data varmasti oikeissa käsissä?

Toimitusprosessin hajautuminen kattamaan yhä laajemman toimijaverkoston voi nimittäin muodostaa myös merkittävän tietoturvariskin, jos sovellukset ovat yrityksen itsensä aikanaan tiettyyn tarpeeseen luomia, ehkä ”väliaikaisratkaisuna”. Voimmeko olla varmoja, ettei alihankkijoilla sähköpostin kautta kiertävä kriittistä dataa sisältävä Excel-taulukko joudu vääriin käsiin? Ettemme vain tarjoa jopa valmistuskustannuksemme kilpailijoiden nähtäville, jos sovellustaulukon voi avata kuka tahansa?

Ohjelmille ei uskalleta tai haluta tehdä mitään

”Lehikoinen osasi tämän ohjelman unissaankin, mutta hänhän lähti jo kuusi vuotta sitten.” Osaajien poistuminen yrityksen palveluksesta voi helposti aiheuttaa sen, etteivät seuraajat uskalla koskea sovelluksiin pelätessään aiheuttavansa vahinkoa.

Vanhenevia sovelluksia voi olla edelleen käytössä, koska niitä on joidenkin mielestä helpompi tai mukavampi käyttää, vaikka ehkä tiedostetaankin jollain tasolla niiden sudenkuopat.

Monesti nämä seikat teettävät yrityksessä aivan turhaa manuaalista työtä ja lisäävät riskejä.

Helpoin tapa päästä kiinni riskien laajuuteen:
kysy henkilöstöltä, mitä sovelluksia he käyttävät

Kuvatun kaltaiset sovellukset ovat usein luonteeltaan sellaisia, että niiden käytön laajuutta ei aina liiketoimintajohdossa tunneta. Tai sitten peräti sellaisia, joita ei virallisesti ole olemassakaan. Ongelmat voivat siis olla piilossa organisaation sisällä. Niiden paikantaminen ei välttämättä ole aina ihan yksinkertaista, mutta ei mahdotonta. Se vaatii uskallusta tarkastella tilannetta kriittisesti ja kysellä ihmisiltä avoimesti, millä välineillä he työtään tekevät. Samoja asioita kannattaa kysellä myös IT:ltä. Voit yllättyä, miten keskeisiä liiketoimintaprosesseja hoidetaan vanhentuneilla ratkaisuilla. Jopa sellaisilla, joiden ei pitäisi enää olla käytössä.

Mitä asialle tulisi tehdä?

Kyse ei ole läheskään aina pelkästään ongelmasta. Lähestymällä haastetta ratkaisuhakuisesta näkökulmasta voi avata yritykselle jopa uusia liiketoiminnallisia mahdollisuuksia. Esimerkkinä mittavasta liiketoiminnallisesta parannuksesta, erään globaalin teollisuusyrityksen tarjousprosessin kesto saatiin sovellusmodernisoinnin avulla nopeutumaan reilusta kahdesta viikosta kahteen päivään.

Tavallinen etenemistapa on kuitenkin eliminoida ensin kaikkein akuuteimmat riskit siirtämällä yksittäisiä sovelluksia työasemilta ja fyysisiltä palvelimilta pilvipalvelimeen. Sen jälkeen voidaan tehdä arvio sovellusten pilvipohjaisen modernisoinnin liiketoimintahyödyistä kokonaisuudessaan.

Sovellusriskien poistaminen voidaan aloittaa keveästi yksittäisistä sovelluksista, eikä yrityksen taustajärjestelmiin yleensä tarvitse kajota. Kyse on päinvastoin siitä, että modernisoimalla sovelluksia kyetään jatkossa hyödyntämään paremmin esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmästä tulevaa dataa ja jalostamaan ”erppiä” helpommin käytettävään muotoon.

Lue lisää legacy-sovellusten elinkaaren pidentämisestä: