Office 365 digitalisoimassa kouluja

16.1.2018

Olen koululaisen vanhempana seurannut sivusta koulumaailman digitalisaatiota ja ollut kuuntelemassa muutamia keskustelutilaisuuksiakin. Välillä jotkin itsestäänselvyyksinä pitämäni asiat ovat tuntuneet hieman hassuilta, esimerkiksi salasanojen käsittelyyn liittyen. Meidän pitäisi toimia esikuvana nyt jo aktiivisesti erilaisia digitaalisia palveluita käyttävälle sukupolvelle. Välillä olen kuunnellut koulumaailman keskusteluja tablettien hankkimisesta oppilaille ja pohtinut, miten koulu aikoo toimia tämän kaltaisen arvokkaan investoinnin jälkeen? Toki jonkinlaisia päätelaitteita pitää olla käytettävissä kun digitaalisia palveluita tuodaan osaksi oppimista. Samanaikasesti pitäisi kuitenkin miettiä miten näiden laitteiden potentiaali hyödynnetään ja tarjota tukea käyttöönotossa niin oppilaille kuin opettajillekin.

Yhdessä pienillä askelilla eteenpäin

No, sitten itse asiaan. Pääsin mukaan koulumaailman digitalisaatioon, kun viitosluokkalaiselta tuli kotona kysymys: ”Kuinka rakentaa tietokoneella täytettävä määrämuotoinen Word-lomake, jonka voisi sitten lopuksi tulostaa?”. Lomakkeen tarkoituksena oli kerätä Suomen historiaan liittyvän työpajapäivän aikana opittuja asioita. Ryhdyin heti ideoimaan – lomakkeenhan voisi rakentaa Microsoft Formsilla kokonaan sähköisesti. Forms on koululaisilla käytettävissä Office 365 -tilausten kautta ja ilokseni sain huomata, että viitosluokkalaiseni oli jo kokeillut Formsia, mutta ei ollut ihan varma voisiko sitä hyödyntää tässä yhteydessä. Lyhyen mietintätuokion jälkeen molemmat alkoivat olla innoissaan aiheesta. Oma innostustasoni hipoi jo tässä vaiheessa pilviä, koska käytän itse Formsia omassa työssäni ja pohdin sen käyttömahdollisuuksia asiakkaiden kanssa harva se päivä.

Aloimme suunnittelemaan lomakkeen sisältöä ja siihen liitettäviä kysymyksiä. Seuraavaksi haasteeksi muodostui valinta lomakkeen ja kyselyn välillä – kumpi olisi parempi? Suurin osa kysymyksistä oli joko valintapohjaisia tai vastausten laittamista oikeaan järjestykseen. Pienen testauksen jälkeen totesimme, että kysely toimisi tässä yhteydessä lomaketta paremmin. Kyselyn jälkeen vastaajalle näytettäisiin mitkä kysymykset menivät oikein, missä tuli virheitä ja mitkä olivat oikeat vastaukset. Tällä tavalla vastaaja näkisi heti mikä meni hyvin ja missä hänellä olisi vielä kerrattavaa. Päädyimme myös pitämään kyselyn anonyyminä liittämättä vastauksia oppilaisiin, koska kysely toteutettaisiin oppilaan käyttäjätilillä ja näin hänellä olisi ollut suoraan pääsy tuloksiin.

Microsoft Forms – yksi työväline muiden joukossa

Microsoft Forms on yksi uusista Office 365 -palvelun työkaluista, jolla on mahdollista toteuttaa helposti lomakkeita ja kyselyjä. Vastauksista saa hienosti graafiset koosteet, ne voi käydä läpi erikseen ja viedä lopulta kaiken Exceliin jatkoanalysointia varten. Forms-lomakkeen voi julkaista tällä hetkellä anonyymisti tai oman organisaation käyttöön. Ominaisuuksia Formsissa riittää myös hieman monimutkaisempien kyselyiden luomiseen. Vaikka Forms on vielä esikatselu-tilassa, on se varteenotettava ominaisuus Office 365 -työkalupakissa. Vertailun vuoksi voidaan miettiä, mitä lomakkeen toteuttaminen vastaavalla tavalla vaikkapa SharePointilla vaatisi. Epäilen vahvasti, että ilman räätälöintiä se ei edes ole mahdollista.

Uusia työvälineitä tulee jatkuvana virtana. Lomakkeiden ja kyselyiden tuottamiseen löytyy varmasti kymmeniä eri työkaluja. Tämäkin esimerkki olisi voitu toteuttaa millä tahansa lomaketyökalulla, mutta Microsoft Forms oli tällä kertaa heti käytettävissä – ja toimi osaltaan koulutehtävien digitalisaation mahdollistajana. Koululaiset ovat jo erittäin näppäriä kokeilemaan digityökaluja ja heitä tulisikin ohjata ja innostaa kokeilemaan uusia työkaluja entistä enemmän. Sama pätee myös moderneihin työkaluihin työmaailmassa – pitää uskaltaa kokeilla rohkeasti ja tunnistaa mikä työkalu on sopiva juuri minulle sekä omalle organisaatiolle.

Työpajapäivä meni loistavasti ja kyselyynkin oli kerääntynyt kiitettävä määrä vastauksia. Oli mukavaa olla mukana tuomassa tarjolla olevia työkaluja koululaisten käyttöön – riittää että on hieman ohjaamassa ja ennen kaikkea rohkaisemassa.

Matti Paukkonen

Senior Architect

Kirjoittaja tekee töitä joustavan työskentelyn ja tuottavuusratkaisujen, muun muassa Microsoft Teamsin, SharePointin, Office 365:n ja Azuren parissa. Voit seurata Mattia LinkedInissä ja Twitterissä.

Aiheet: Office365, MicrosoftForms