Onko intran uudistaminen nollahanke?

On aina yhtä kihelmöivää lähteä asiakkaan kanssa miettimään, miten ihmiset saataisiin käyttämään uusia sisäisen viestinnän ja modernin työn välineitä. Työryhmä saapuu ensimmäiseen työpajaan vähän hämillään; useimmiten he eivät tiedä, mistä on kysymys tai luulevat pääsevänsä työkalujen koulutukseen.

Hämmennys lisääntyy, kun kysyn: ”Mitä te haluatte tällä uudistuksella saavuttaa?”. Osa osallistujista pakenee tässä vaiheessa läppärin taakse, mutta projektipäälliköltä löytyy PowerPoint, jossa määritellään käyttöönoton tavoitteet. Tavallisimpia ovat:

• uusi intranet
• intranetin siirtäminen uudelle alustalle (koska vanhan tuki on loppunut)
• pilvipalveluiden käyttöönotto (koska IT-yksikkö päätti säästää lisenssi- ja palvelinkustannuksissa)

Hieman asiaan jo syvemmin porautuneet asiakkaat haluavat:

• vuorovaikutuksellisen intranetin
• modernisoida tietotyön tai
• tukea mobiilikäyttöä

Tietotyön harjalle mielivät ilmoittavat ylpeänä lähtevänsä tekemään Digiloikkaa.

Vastaus ei riitä. Väitän, että hankkeesta voitaisiin lopulta saada irti jotain konkreettista hyötyäkin, jopa ROI:ta.

Modernien työkalujen käyttöönotto jää liian usein intranetin varjoon. Se nähdään nollahankkeena tai peräti investointina, joka aiheuttaa kustannuksia eikä tuo mitään viivan alle.

Vanhan intrakäsityksen taakka painaa edelleen. Intra nähdään vain tiedotuskanavana ylhäältä alas, josta pitäisi käydä lukemassa tärkeät uutiset, matkustussääntö tai laatujärjestelmän peruspilarit. Onneksi toisenlaisiakin hankkeita jo näkee. Siitä voi kiittää mm. Office 365-tuoteperheen tapaisia kokonaisuuksia, jotka konkreettisesti nivovat kaiken viestinnän ja työn tekemisen yhteen. Pikkuhiljaa intra ei olekaan enää se tärkein juttu.

Ainoana tavoitteena liiketoimintahyöty

Yhtäkään intranet-hanketta ei saisi käynnistää ilman näköpiirissä olevaa liiketoiminnan hyötyä. Ilman selkeää hyötyä on turha odottaa, että johto varaa projektille resursseja, toimii aktiivisesti esimerkkinä tai takaa henkilökunnalle aidosti työaikaa koulutuksiin.

On myös naivia kuvitella, että henkilökunta lähtisi jatkuvan ylikuormituksen ja epävarmuuden keskellä opettelemaan uuden työkalun käyttämistä ja altistaisi oman epätäydellisyytensä keskustelukanavalle ihmeteltäväksi — ilman hyötyä.

Uuden omaksuminen etenee organisaatiossa tutulla kaavalla. Pieni osa ihmisistä lähtee heti mukaan, kokeilee innoissaan uusia härpäkkeitä ja muuttaa työtapaansa ilman sen isompia krumeluureja.

Saman verran ihmisiä on muutoksen toisessa ääripäässä: he eivät lähde mukaan, ellei ole pakko, ellei uuden järjestelmän käyttäminen ole palkanmaksun peruste.

Loput voidaan saada käyttämään uusia työkaluja, mutta sen eteen täytyy tehdä töitä. Pari koulutusta ja pikaohje eivät siihen riitä.

Muutos vaatii koko organisaatiolta pitkäjänteistä työtä. Kun ihmiset ymmärtävät, miten uudet työkalut hyödyttävät itseään, tiimiä ja koko yritystä, ovat he valmiita astumaan ulos mukavuusalueeltaan ja näkemään vaivaa uuden opetteluun.

Miksi pitäisi?

Hyötyä etsitään ensin oman työn näkökulmasta. Se voi olla:

• työajan järkevämpi käyttö: vähemmän sähköpostia, napakammat ja tehokkaammat palaverit, enemmän asiakaspalvelua, myyntiä ja ideointia
• löydän etsimäni ohjeet helposti, eikä minun tarvitse tarkistella ohjeen ajantasaisuutta
• aito mahdollisuus osallistua työn ja tuottamamme palvelun kehittämiseen.

Samalla uusi työtapa voi hyödyttää koko tiimiä:

• löytämällä ongelmiin nopeammin ratkaisuja,
• jotka perustuvat laajasti kerättyyn palautteeseen ja ovat näin aiempaa parempia hajallaankin koemme kuuluvamme yhteen tiimiin ja nautimme työstä

Johto voi huomata muutoksen

• nopeampana päätöksentekona
• selkeämpänä kuvana siitä, missä mennään
• pätevät ihmiset eivät karkaa kilpailijalle
• muutosketteryytenä
• parempana asiakastyytyväisyytenä ja lopulta
• ROI:na

Kuulostaako konsulttihöpinältä? Jos olet uusimassa intran alustaa ilman sen kummempaa muutosta, takuulla kuulostaa. Mutta jos haluat selvittää, miten viivan alle saataisiin muutakin kuin lisenssi- ja palvelinsäästöt, kannattaa kuunnella sitä tavoitteista jankkaavaa konsulttia vielä ensimmäisen kahvitauon jälkeenkin.

Vai oletteko jo miettineet, mistä ROI teidän intra-hankkeessa syntyy?