Järjestelmä auki ja ei muuta kuin tiedon metsästykseen – kuulostaako tutulta? Raportin tulostuessa tieto onkin jo vanhaa. Kokonaiskuvan kunnollinen hahmottaminen on monen palvelualan organisaation jokapäiväinen ongelma. Yritysten on vaikea tietää ajantasaista resursointitilannettaan, puhumattakaan toiminnan optimoinnista. Tieto järjestelmän syövereissä on pikemminkin staattista kuin dynaamista.
Toisin sanoen organisaation työntekijät ovat aiemmin saaneet tiedon käsiinsä vain yhdestä paikasta, mikä on tehnyt toiminnasta joustamatonta ja vaikeaa. Microsoft Dynamics 365 Business Central tuo helpotusta tähän ahdinkoon.
Business Centralin avulla tieto automatisoidaan kaikille oikeaan aikaan ja on digitaalisesti saatavilla muissakin kanavissa. Seuraavaksi esittelen viisi avainhyötyä, joilla Business Central tehostaa palvelualan yrityksen liiketoimintaa.
1. Optimoinnilla oikeat resurssit käyttöön oikeaan aikaan
Business Centralin resursoinnin suunnittelutyökalu on loistava apu organisaation resurssien joustavaan optimointiin. Työkalun kautta yritys pystyy kiinnittämään vapaana olevat resurssit avoimiin työtehtäviin, mikä säästää aikaa ja madaltaa kustannuksia. Maantieteellinen sijainti otetaan huomioon ja lähellä asiakasta olevat ammattilaiset saadaan paikalle nopeammin. Asiakkaan palvelun taso kasvaa ja työstä tulee kaikin puolin laadukkaampaa.
2. Huoltosuunnitelma digitalisoimalla virtaviivaiseksi
Ennakoiva huoltosuunnitelma helpottaa monen organisaation päivittäistä toimintaa. Business Central antaa mahdollisuuden automatisoida huoltokäynnit asiakkaalle. Yritys pystyy syöttämään asiakkaansa huoltosuunnitelman järjestelmään, ja Business Central pitää siitä huolen luomalla automaattisesti huoltotilauksia suunnitelman mukaisesti. Huoltotilauksien lisäksi myös sopimuslaskutus automatisoituu ja sähköistyy, mikä tekee liiketoiminnasta entistä sujuvampaa ja tehokkaampaa.
3. Resurssien liikkuminen kaikille läpinäkyväksi
Organisaation jakamat työtehtävät voidaan siirtää Microsoft Flow'n avulla suoraan Outlookin kalenteriin, josta työntekijät näkevät helposti päivittäiset työnsä missä tahansa, millä laitteella tahansa. Resurssien liikkuminen kentällä on sujuvampaa, ja toiminta on kaikille läpinäkyvää. Lisäksi manuaalisen työn määrä laskee, jolloin työskentelystä tulee automatisoidumpaa. Työtyytyväisyys kasvaa kohisten ja asiakaspalvelu paranee, kun tehtävät ovat ajan tasalla ja saatavilla helposti.
Outlookin tehtäväkuvauksen avulla työntekijä saa
- tiedon huoltokohteesta
- tiedon huoltotehtävästä
- oman tehtäväkohtaisen keskustelukanavan Microsoft Teamsissä.
4. Laadukkaampaa dataa ilman päällekkäistä työtä
Kun työtehtävä tulee suoraan Outlookin kalenteriin, käyttäjän ei tarvitse välissä suorittaa monta manuaalista prosessia. Tieto tulee Outlookiin suoraan Business Centraliin tehdystä huoltosuunnitelmasta ja koostuu yhdeksi helposti ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi huoltotyöntekijälle.
Aiemmin huoltotyöt saatettiin raportoida paperille, ja päivittää työpäivän jälkeen toiminnanohjausjärjestelmään. Business Centralin avulla työntekijä voi raportoida huoltotyön paikan päältä saman tien omalla mobiililaitteellaan. Näin varmistetaan, että tieto kulkee reaaliaikaisesti kaikille sidosryhmille, eikä olennainen tieto häviä matkan varrella.
5. Microsoft Teams - yhteinen kanava huoltokommunikaatiolle
Huoltokohteeseen päästyään työntekijä voi Outlookin tehtävävarauksen kautta kommunikoida suoraan asiakkaan, huoltotiimin tai muun relevantin sidosryhmän kanssa reaaliaikaisesti. Keskustelukanava antaa työntekijälle mahdollisuuden kommunikoida chatissa, lähettää kuvia huoltopaikalta tai ottaa Teams puhelun, jonka voi halutessaan nauhoittaa ja jakaa muille.
Business Central tuo organisaation käyttöön myös reaaliaikaisen kirjanpidon sekä varastonhallinnan toiminnallisuudet ja varaston tilaustoimitusketjun hallinnan.
Lyhyesti kiteytettynä: Business Central antaa reaaliaikaisen ja kokonaisvaltaisen kuvan organisaation toiminnoista ja tekee työskentelystä helppoa ja mielekästä kaikille osapuolille. Se tuo uusia ulottuvuuksia palveluliiketoimintaan ja nostaa organisaatiosi digitalisaation aallonharjalle.
