Minulla on ollut kunnia kiertää suomalaisia organisaatioita pk-yrityksistä suuriin pörssiyhtiöihin verraten tiuhaan viimeisten viiden vuoden aikana. Olen samalla nähnyt ne pilvipalveluiden käyttöön ja kehittämiseen liittyvät ilot, epävarmuudet ja tuskat, joita suomalaiset organisaatiot ovat pilvipolullaan kokeneet. On ollut hienoa havaita, että merkittävä osa (yli 65%) suomalaisista yrityksistä ja organisaatioista käyttää jo pilvipalveluita – olemme tässä suhteessa merkittävästi edellä EU:n keskiarvoa (26%).
Tyypillinen tapaamani organisaatio on jo aikoja sitten ottanut Microsoft Office 365 -palvelut käyttöönsä, ja sähköpostit sekä tiedostojen hallinta pyörivät kätevästi ja turvallisesti pilvessä. Monissa organisaatiossa pilvipalveluiden ja -resurssien käyttö on laajentunut ajan myötä kattamaan myös monia muita sovellusalueita, kuten esimerkiksi
- asiakkuudenhallinta eli CRM (esim. Microsoft Dynamics 365 Sales, Sales Force)
- markkinoinnin automaatio (esim. HubSpot, Marketo tai Eloqua)
- toiminnanohjaus eli ERP (esim. Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics AX, NAV tai IFS).
Osa on myös harkinnut tai jo toteuttanut palvelin- ja konesaliresurssien virtualisoinnin Microsoft Azureen, Amazon Web Serviceen tai Google Cloudiin. Valtakunnassa kaikki hyvin, siis?
Miten meillä menee, noin niinku omasta mielestä?
Moni tapaamani organisaatio on pilvipolkunsa siinä vaiheessa, että näkyvyys kokonaisuuteen alkaa väistämättä heiketä. Uusia pyyntöjä resursseista, palveluista ja toiminnallisuuksista tupsahtaa IT-asioista vastaavan inboxiin eri puolilta organisaatiota kuin sieniä sateella. Samaan aikaan kalliilta kuulostavat hankintapyynnöt (tai valmiit laskut) uusista palveluista ja ominaisuuksista kasautuvat toimitusjohtajan pöydälle aiheuttaen hikikarpaloita otsalle. Hankintoja ja kustannuksia perustellaan hyvin kokemuksin ja aikein, mutta tekemiseltä tuntuu puuttuvan suunta tai ainakaan kukaan ei muista, mikä se oli.
Olen kerännyt tähän blogiin omiin kokemuksiini perustuen niitä tyypillisiä kysymyksiä, joihin olen niin IT-päälliköiden, tietohallintojohtajien kuin liiketoiminnasta ja sen kehityksestä vastaavien tahojen kanssa keskustellessani törmännyt. Vastaukset kysymyksiin taas perustuvat pohjoismaisella tasolla johtaviin käytäntöihin, joita olen yhteistyössä Innofactorin ja Microsoftin asiantuntijoiden kanssa viime vuosina käytännössä koeponnistanut niin suomalaisilla kuin pohjoismaisilla pk-sektorin ja julkishallinnon asiakkailla.
Miten pilvipalveluiden käyttöä tulisi suunnitella ja johtaa?
Pilvitaipaleen alkuvaiheella lähdetään tyypillisesti rivakasti liikkeelle – johonkin suuntaan. Esimerkiksi Microsoft Office 365 on oiva esimerkki pilvipalvelusta, joka tuottaa helposti ymmärrettävää hyötyä niin käyttäjille kuin liiketoiminnalle, ja jonka käyttökustannuksia voi arvioida melko hyvin.
Kun ensimmäisen ratkaisun rinnalle alkaa tulla lisää tarpeita, täytyy suunnitella, mitä tehdään seuraavaksi ja miten. Yritys voi saada tukea pohdinnoilleen luomalla pilvipalveluiden käyttöä ennakoivan tiekartan, joka perustuu ennalta määriteltyihin tavoitteisiin ja tahtotilaan. Pilveen siirtymistähän voidaan perustella monin tavoin, joista tyypillisimpiä ovat
- toiminnan ketteryys ja joustavuus
- uusien ominaisuuksien ja kyvykkyyksien saaminen nopeasti käyttöön
- tietoturva ja asetusten- tai vaatimustenmukaisuus
- kustannusten ennakoitavuus ja joustavuus.
Tavoitteet ja niihin johtava tiekartta on syytä pitää kirkkaana mielessä (ja mikä vielä parempaa, dokumentoituna) sekä aika ajoin päivittää. Jos näin ei tapahdu, on vaihtoehtoisia toimintamalleja usein kaksi:
- ”Antaa kaikkien kukkien kukkia” -mentaliteetti, joka johtaa tietoiseen kaaokseen.
- ”Meillä pyritään minimoimaan kaikki uudet palvelut” -mentaliteetti, joka taas jarruttaa innovaatiota tai johtaa tiedostamattomaan kaaokseen, kun palveluita hankitaan salaa liiketoiminnan omin ehdoin (shadow IT).
Päätöksiä uusista palveluista ja projekteista on kokemukseni mukaan helpoin perustella ja aikatauluttaa oikealla tavalla, kun kaikki ymmärtävät ja hyväksyvät taustalla olevat syyt ja tavoitteet. Eli sen tiekartan.
Miten pilvipalveluiden käyttöä ja kuluja voi ennustaa esimerkiksi ensi vuoden IT-budjetoinnissa?
Tätä kysymystä arvioitaessa päästään jo pitkälle, jos tiedetään
- mitä kaikkia pilvipalveluita organisaation portfoliosta löytyy
- mitkä ovat niiden tilaus- ja laskutusmallit
- kuka palveluita saa käyttää, uusia tai ostaa niihin lisäominaisuuksia.
Tiedot löytyvät nopeasti, jos joku on ehtinyt dokumentoida ja ylläpitää organisaation käyttämien pilvipalveluiden arkkitehtuuri- ja hallintomallia. Jos näin ei ole, asia päädytään ikävän usein ratkaisemaan ”katsomalla peräpeiliin”. Pahimmillaan tämä tarkoittaa seikkaperäistä keskustelua ostoreskontran kanssa sekä työntekijöiden käyttämien luottokorttilaskujen selailua.
Tämän skenaarion välttämiseksi asia kannattaa siis ratkaista jollain tavoin organisoituneesti. Pienessä yrityksessä alkuun päästään yksinkertaisella kartoituksella, mutta suuremmissa, laajamittaisesti erityyppisiä pilvipalveluita ja -resursseja hyödyntävissä organisaatioissa suosittelen vakavasti robustimman hallintomallin rakentamista. Tämä mahdollistaa parhaimmillaan automaattisen kustannusten arvioinnin sekä tietoturva-asetusten, uusien käyttöoikeuksien ja pilviresurssien automaattisen provisioinnin (hyödyntämällä mm. provisiointiskriptejä, eli Infrastructure as Code -lähestymistä).
Seuraavassa blogissani poraudun itse käyttöönottoon, esimerkiksi siihen miten uusi pilvipalvelu kannattaa ottaa käyttöön, miten saamme käyttäjät hyödyntämään jo aiemmin hankittuja pilvipalveluita ja niiden ominaisuuksia tai miten erilaisia pilvipalveluja voi käyttää yhdessä (esim. integraatiot).
Meillä Innofactorilla on laaja kokemus asiakkaiden tukemisesta kaikilla kolmella Microsoft-pilvipalvelualustalla (Microsoft Azure, Office 365 ja Dynamics 365). Olemme siitä erilainen kumppani, että voimme aidosti luvata palvelua ”yhden luukun periaatteella”, jos asiakas niin toivoo. Jos haluat kuulla lisää, varaa alta maksuton 30-60 minuutin arviointi kanssani.
Voit myös tutustua maksuttomaan Cloud Journey -oppaaseen. Siinä kerromme Innofactorin asiantuntijoiden kehittämästä toimintamallista, joka auttaa organisaatiotasi suunnittelemaan, käyttämään ja kehittämään pilvipalveluita onnistuneesti. Älä ylläty, jos huomaat Cloud Journey -toimintamallin auttavan juuri yllä mainittujen kaltaisten kysymysten ratkaisuun.
