Prosessien tehostaminen Dynastyn työnkulkutoiminnallisuutta hyödyntämällä

Jos ette ole vielä ottaneet organisaatiossanne käyttöön Dynastyn työnkulkutoiminnallisutta, nyt on oikea aika tutustua aiheeseen!

Mikä on työnkulku? 

Työnkulku terminä kuvaa, miten tehtävät suoritetaan tietyssä järjestyksessä halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Työnkulun avulla voi automatisoida, standardoida ja optimoida prosesseja sekä vähentää virheitä, viiveitä ja kustannuksia. 

Työnkulkuja löytyy jokaisesta organisaatiosta 

Työnkulkua voidaan soveltaa monen tyyppisiin prosesseihin. Dynastyyn on mahdollista luoda pääkäyttäjän toimesta erilaisia organisaation tarpeita vastaavia työnkulkuja, jotka voivat sisältää erilaisia vaiheita (esimerkiksi valmistelu, hyväksyntä ja allekirjoitus) ja vaiheille voidaan halutessa määritellä oletussuorittajia (esimerkiksi seuraava asiakirjan käsittelijä roolissa X). Työnkuluissa on täten mahdollista hyödyntää myös valmiita asian tai asiakirjan käsittelijäketjuja. 

Työnkulku voi kulkea esimerkiksi luonnos-tilaisen asiakirjan saattamisesta valmistelun kautta hyväksyntään, valmis-tilaan, allekirjoitukseen ja jopa automaattiseen julkaisuun. Työnkulun tehtävät siirtyvät suorittajalta toiselle automaattisesti ja tehtävistä saa ilmoitusasetustensa mukaisesti ilmoituksen järjestelmän työjonoon ja/tai sähköpostiin. Työnkululle voidaan määrittää mahdollisuus aiempaan vaiheeseen palaamiseen tai suorittajan vaihtamiseen. Työnkulun käynnistäjä pysyy kärryillä työnkulun etenemisestä saaden ilmoituksen työnkulun siirtymisestä seuraavaan vaiheeseen ja lopulta työnkulun valmistumiseen. Myös keskeytyneet työnkulut ovat helposti seurattavissa. 

"Työnkulun avulla voi automatisoida, standardoida ja optimoida prosesseja sekä vähentää virheitä, viiveitä ja kustannuksia."

Mitä hyötyä työnkulun käytöstä on? 

• Parannettu tehokkuus: Työnkulun avulla voi automatisoida toistuvia tehtäviä, välttää tarpeettomia vaiheita ja virtaviivaistaa prosesseja. Näin voidaan säästää aikaa ja rahaa sekä parantaa tuottavuutta ja laatua. 
• Virheiden vähentäminen: Työnkulut voivat auttaa seuraamaan ja koordinoimaan kuhunkin tapaukseen liittyviä toimintoja ja resursseja varmistaen, että mikään tehtävä ei jää hoitamatta. 
• Parannettu näkyvyys: Työnkulun avulla voi seurata kunkin tapauksen edistymistä ja tilaa sekä tiimin suorituskykyä ja työmäärää. Näin saa selkeän yleiskuvan prosesseista ja voi tunnistaa ja ratkaista pullonkauloja, ongelmia ja riskejä. 
• Parempi yhteistyö: Työnkulku voi auttaa koordinoimaan ja kommunikoimaan prosessiin liittyvien henkilöiden kesken. Työnkulku tulee seurattavaksi kaikille sen osallistujille työnkulun käynnistyessä ja jokainen osallistuja näkee edistymisen sekä kommentit. 
• Parempi asiakastyytyväisyys: Työnkulun avulla voi tarjota asiakkaille nopeampaa ja johdonmukaisempaa, odotuksia ja tarpeita vastaavaa palvelua. Asiakasta on myös helpompi informoida tapauksen etenemisestä, kun työnkulun tilaa voi seurata suoraan kohteelta. 
  
  

Miten ottaa työnkulut käyttöön? 

Työnkulkutoiminnallisuuden käyttäminen Dynastyssa ei ole vaikeaa, mutta vaatii jonkin verran suunnittelua ja valmistelua. Näin pääsette alkuun: 

• Määrittäkää prosessit: Ensimmäinen vaihe on kartoittaa nykyiset prosessit ja tunnistaa kuhunkin tapaukseen liittyvät tehtävät, roolit, säännöt ja tulokset. Tunnistakaa alueet, joita voi parantaa tai automatisoida. 
• Määrittäkää työnkulut: Seuraava vaihe on määrittää työnkulut asianhallintajärjestelmässä organisaation prosessien mukaiseksi. Organisaation Dynasty-pääkäyttäjä voi luoda työnkulut järjestelmän asetuksissa. Luotuja työnkulkuja on hyvä myös testata mahdollisten muutostarpeiden kartoittamiseksi. 
• Ottakaa käyttöön: Hyödyntäkää rohkeasti järjestelmän ominaisuuksia työnne helpottamiseksi ja ottakaa toiminnallisuus käyttöön.