Sadussa Keisarin uudet vaatteet, vaatturi vakuuttaa keisarin hankkimaan kauneimmasta silkistä valmistettavat vaatteet vastineeksi suuresta kasasta kultaa. Loistavilla puheenlahjoilla siunattu vaatturi saa keisarin vakuuttumaan valmistamansa puvun, jota siis ei ole olemassakaan, arvosta ja täten myy hänellä pelkkää ilmaa. Vaikka kyseessä on satu, kuvastaa se hyvin problematiikkaa nykyajan ohjelmistoliiketoiminnassa. Yritysten ”keisarit” kamppailevat samojen ongelmien kanssa: Toimittajat lupailevat toimittamiensa järjestelmien ja ratkaisujen olevan huippumoderneja, viimeisintä huutoa ja ratkaisevan kaikki ongelmat aina toimitusketjujen hallinnasta toimitusjohtajan avio-ongelmiin. Monesti kuitenkin käy niin, että kullan vastineena on vain pino tyhjiä lupauksia.
Minkälaisessa tilanteessa yritysten kannattaisi harkita vaatturia valmistamaan heille räätäliohjelmistoa? Pohdinnan voi aloittaa vaikkapa tavasta, jolla yritykset hakevat kilpailuetua.
Porterin (1985) mukaan yritys voi hankkia kilpailuetua
- tuottamalla tuotteita/palveluita halvemmalla kuin muut,
- erottautumalla kilpailijoistaan tai
- keskittymällä tiettyyn markkinasegmenttiin.
Kun organisaatio hankkii järjestelmää, jonka avulla se saa kilpailuetua, puhutaan strategisesta järjestelmästä. Strategisten järjestelmähankintojen päätöksenteossa pitäisikin lähteä liikkeelle juuri siitä, miten uusi järjestelmä synnyttäisi kilpailuetua. Usein kuulee puhuttavan räätälijärjestelmän itsessään tarjoavan kilpailuetua sillä perusteella, ettei muilla ole vastaavanlaista järjestelmää ja sitä kautta toimintamallia. Tämä kommentti pitää paikkansa vain osin ja väliaikaisesti. Onhan kilpailijoilla mahdollisuus rekrytoida järjestelmäosaajia toisiltaan ja itse investoida vastaavien räätälijärjestelmien kehittämiseen. Toki investointikulut ja järjestelmään vaadittava kehitysaika aikaansaavat eräänlaisen ”investointiblokkerin”, jonka avulla yritys voi estää kilpailijoitaan, tai ainakin pienempiään, imitoimasta toimintaansa.
Jos räätälijärjestelmä ei itsessään tuota kilpailuetua, niin herää kysymys, miksi organisaatio ei hyödyntäisi valmisohjelmistoa mittatilaustyöhön investoinnin sijaan?? Räätäliohjelmiston suurin hyöty tulee esiin silloin kun tehdään vastaamaan täysin yrityksen tarpeita, ilman tarvetta kompromisseille. Jos organisaatio näkee, että se saa kilpailuetua toimimalla juuri tietyllä tavalla, johon ei valmisratkaisua löydy, voi räätälijärjestelmä olla oikea ratkaisu.
Jos yritys tuottaa palveluita tai tuotteita tietylle markkinasegmentille tai sen kilpailuetu perustuu erottautumiseen, tulevat räätäliohjelmistot useammin kuvaan. Yritys voi pyrkiä esimerkiksi erottautumaan tarjoamalla räätälöityä asiakasportaalia osana sen tilaus-toimitusketjua ja tätä kautta parantamaan asemaansa markkinoilla. Edellä mainitussa esimerkissä huomio kannattaa kiinnittää räätäliohjelmiston rooliin. Räätäliohjelmistolla ei pyritä ratkaisemaan tilaus-toimitusketjun problematiikkaa, vaan rakennetaan sen päälle räätälöityratkaisu, jolla erottaudutaan tai palvellaan asiakkaita paremmin.
Toinen tapa lähestyä ohjelmistohankintaa on yksinkertaisesti investointina toiminnan tehostamiseen. Investoinnit toiminnan tehostamiseen tulevat useimmiten kyseeseen, kun yritys hakee kilpailuetua juurikin kustannushallinnan kautta. Mutta enkö edellisen kappaleen lopussa todennut, että tällöin valmisohjelmisto voisi olla toimivampi ratkaisu? Kyllä ja ei. Mikäli tehostamisen kohteeseen ei yksinkertaisesti löydy valmisohjelmistoa tai järjestelmän tulisi mukautua riittävästi tarpeeseen, nousee räätäliohjelmisto taas varteenotettavaksi vaihtoehdoksi. Mikäli järjestelmän tulisi tehokkaasti integroitua muihin järjestelmiin tai sen tulisi mukautua tulevaisuuden vaatimuksiin, voi valinta kääntyä räätäliohjelmiston eduksi.
