<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Sähäkästi sähköiseen säilytykseen – tiedonohjaussuunnitelma perustana

14.5.2018

Tuntuuko asiakirjojen sähköinen säilyttäminen tarpeelliselta mutta nykyresurssein jopa mahdottomalta? Organisaatiosi tarvitsisi tiedonohjaussuunnitelman, joka itsessään vaatisi vähintään yhden henkilötyövuoden työn, usein enemmänkin. Lisäksi tarvittaisiin asianhallintaohjelmisto, joka osaa hyödyntää tiedonohjaussuunnitelmaa. Ja tietysti sekä tiedonohjausjärjestelmän että asianhallintaohjelmiston tulisi olla SÄHKE2-sertifioituja, jotta arkistolaitoksen myöntämä päätös asiakirjojen sähköiseen säilyttämiseen ylipäätään olisi mahdollista saada. Mikä siis avuksi?

Tiedonohjaussuunnitelma sähköisen säilyttämisen luvan vaatimalle tasolle

Sähköisen säilyttämisen luvan saamiseksi organisaatiossa on oltava tiedonohjaussuunnitelma. On tärkeää tiedostaa, että tiedonohjaussuunnitelman ei tarvitse olla valmis, ei lähellekään. Riittää, että suunnitelmassa on kuvattuna tärkeimmät ja keskeisimmät prosessit, joissa asiakirjallista tietoa syntyy ja joiden osalta sähköinen säilyttäminen halutaan aloittaa ensimmäisenä.

Organisaationne on mahdollista saada tiedonohjaussuunnitelman tekemiselle räjähtävä startti ja nopeuttaa sen osalta asiakirjojen sähköisen säilyttämisen luvan saantia. Innofactor on lanseerannut TOS-mallin, joka sisältää yli 300 kuvattua prosessia ja yli 5000 kuvattua asiakirjaa. Hankkimalla TOS-mallin yhdessä Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän kanssa säästätte hurjasti aikaa ja saatte sekä valmista tiedonohjaussisältöä että ohjeita oikeaoppisen ja nykyaikaisen tiedonohjaussuunnitelman tekoon.

Tiedonohjaussuunnitelma auttaa täyttämään EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia

Toukokuussa voimaan astuva EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) kiristää vaatimuksia henkilötietojen käsittelyn suhteen. Lisäyksenä aiempaan henkilötietolakiin, GDPR:n mukana tulee muun muassa henkilötietojen käsittelyn dokumentointi- ja osoitusvelvollisuus, käsittelyn perusteen tarkempi määritys sekä lisääntynyt käyttäjän informointi tämän henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on vastaus näiden vaatimusten täyttämiseen.

Dynasty Tiedonohjausjärjestelmällä tehtävässä tiedonohjaussuunnitelmassa kuvataan organisaation tehtävät, niihin liittyvät prosessit sekä prosesseissa syntyvät dokumentit. Näille dokumenteille määritellään GDPR:n vaatimat tiedot, kuten säilytysaika, sisältääkö dokumentti henkilötietoja, henkilötietojen käsittelyn peruste ja julkisuus. Näin ollen GDPR:n vaatimus henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista täyttyy, kun organisaation kaikki prosesseissa syntyvät asiakirjat ja tietojärjestelmämerkinnät on kuvattuna tiedonohjaussuunnitelmaan. Tiedonohjausjärjestelmää käyttämällä dokumentointi voidaan myös helposti näyttää toteen.

Tiedonohjaustiedon hyödyntäminen uudessa Innofactor Dynasty 10:ssä

Uudessa Innofactor Dynasty 10:ssä on kiinnitetty erityistä huomiota tiedonohjaustiedon vaivattomaan hyödyntämiseen organisaation asianhallinnassa. Tiedonohjaussuunnitelmassa kuvattu prosessi näkyy visuaalisena käyttäjälle ja ohjaa käyttäjää toimimaan oikealla tavalla. Lisäksi tiedonohjaussuunnitelma tarjoaa paljon valmista dataa asiakirjoille, jolloin asiakirjoja tuottavan peruskäyttäjän ei tarvitse täyttää kuin muutama tieto. Näin ollen aikaa ja vaivaa säästyy huomattavasti ja lisäksi tiedot ovat varmasti oikein, kun ne tulevat keskitetysti yhdestä paikasta. Tiedonohjaussuunnitelman hyödyntäminen osana asianhallintaa varmistaa myös organisaation toiminnan laadukkuuden, kun kaikki tekevät asiat samalla, tiedonohjaussuunnitelmassa kuvatulla tavalla.

Dynasty 10 asian käsittelynäkymä

Kuva 1. Asian käsittelynäkymä uudessa Innofactor Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmässä.

Jos organisaationne haluaa oikotien asiakirjojen sähköiseen käsittelyyn ja säilyttämiseen, on vastaus Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä yhdessä TOS-mallin sekä Innofactor Dynasty 10:n kanssa. Näitä mainittuja järjestelmiä käyttämällä on mahdollista saada sähköisen säilyttämisen päätös, erillistä arkistojärjestelmää ei tarvita.

Miten saada asiakirjahallinnan ja EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät vaatimukset kuntoon? Lataa julkaisumme, jossa kerromme miten organisaatiosi toteuttaa vaatimukset kuntoon askel askeleelta ja miten tiedonohjaussuunnitelma luo rungon organisaatiosi asiankäsittelyprosessille. 

 

RUNKO ASIANKÄSITTELYPROSESSILLE — LATAA JULKAISUMME!

Aiheet: Informaation- ja asianhallinta, Julkishallinto, Tiedonohjaussuunnitelma, tiedon- ja asianhallinnan ratkaisu



Jarkko Nevalainen

Product Manager