Tuntuuko asiakirjojen sähköinen säilyttäminen tarpeelliselta mutta nykyresurssein jopa mahdottomalta?
Organisaatiosi tarvitsisi tiedonohjaussuunnitelman, joka itsessään vaatisi vähintään yhden henkilötyövuoden työn, usein enemmänkin. Lisäksi tarvittaisiin asianhallintaohjelmisto, joka osaa hyödyntää tiedonohjaussuunnitelmaa. Ja tietysti sekä tiedonohjausjärjestelmän että asianhallintaohjelmiston tulisi olla SÄHKE2-sertifioituja, jotta arkistolaitoksen myöntämä päätös asiakirjojen sähköiseen säilyttämiseen ylipäätään olisi mahdollista saada.
Mikä siis avuksi?
TOS-mallin avulla laadittu tiedonohjaussuunnitelma säästää aikaa ja rahaa
Sähköisen säilyttämisen luvan saamiseksi organisaatiossa on oltava tiedonohjaussuunnitelma. On tärkeää tiedostaa, että tiedonohjaussuunnitelman ei tarvitse olla valmis – riittää, että suunnitelmassa kuvataan ne tärkeimmät ja keskeisimmät prosessit, joissa asiakirjallista tietoa syntyy ja joiden osalta sähköinen säilyttäminen halutaan aloittaa ensimmäisenä.
Organisaationne on mahdollista saada tiedonohjaussuunnitelman tekemiselle räjähtävä startti ja nopeuttaa sen osalta asiakirjojen sähköisen säilyttämisen luvan saantia. Innofactor on lanseerannut TOS-mallin, joka sisältää yli 300 kuvattua prosessia ja yli 5 000 kuvattua asiakirjaa. Kymmenien asiakkuuksien myötä olemme hioneet TOS-mallin prosessit niin tehokkaiksi, että organisaatio voi kolminkertaistaa tai jopa viisinkertaistaa tahdin, jolla prosesseja kuvataan tiedonohjaussuunnitelmaan.
Asiakkaiden positiiviset kokemukset TOS-mallin käyttöönotosta osoittavat, että yhteistyössä Innofactorin kanssa ne pystyvät toteuttamaan välttämättömän tiedonohjauksen suunnittelutyön mutkattomasti ja sujuvasti. Organisaatio, jonka sisäinen toiminta on tehokasta, tuottaa sidosryhmilleen tarpeelliset palvelut laadukkaasti ja kustannustehokkaasti.
Hankkimalla TOS-mallin yhdessä Innofactor Dynasty 10 -ratkaisun kanssa säästätte hurjasti aikaa ja saatte sekä valmista tiedonohjaussisältöä että ohjeita oikeaoppisen ja nykyaikaisen tiedonohjaussuunnitelman tekoon.
Tiedonohjaussuunnitelma auttaa täyttämään EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia
Toukokuussa 2018 voimaan astunut EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on kiristänyt vaatimuksia henkilötietojen käsittelyn suhteen. Lisäyksenä aiempaan henkilötietolakiin GDPR:n mukana tulee muun muassa henkilötietojen käsittelyn dokumentointi- ja osoitusvelvollisuus, käsittelyn perusteen tarkempi määritys sekä lisääntynyt käyttäjän informointi tämän henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Dynasty 10 -tiedonohjausjärjestelmä on vastaus näiden vaatimusten täyttämiseen.
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmällä tehtävässä tiedonohjaussuunnitelmassa kuvataan organisaation tehtävät, niihin liittyvät prosessit sekä prosesseissa syntyvät dokumentit. Näille dokumenteille määritellään GDPR:n vaatimat tiedot, kuten säilytysaika, henkilötietojen käsittelyn peruste ja julkisuus sekä tieto siitä, sisältääkö dokumentti henkilötietoja. Näin ollen GDPR:n vaatimus henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista täyttyy, kun organisaation kaikki prosesseissa syntyvät asiakirjat ja tietojärjestelmämerkinnät on kuvattu tiedonohjaussuunnitelmassa.
Tiedonohjausjärjestelmää käyttämällä dokumentointi voidaan myös helposti näyttää toteen.
Tiedonohjaustiedon hyödyntäminen uudessa Innofactor Dynasty 10:ssä
Uudessa Innofactor Dynasty 10:ssä on kiinnitetty erityistä huomiota tiedonohjaustiedon vaivattomaan hyödyntämiseen organisaation asianhallinnassa.
Tiedonohjaussuunnitelmassa kuvattu prosessi näkyy visuaalisena käyttäjälle ja ohjaa käyttäjää toimimaan oikealla tavalla. Lisäksi tiedonohjaussuunnitelma tarjoaa paljon valmista dataa asiakirjoille, jolloin asiakirjoja tuottavan peruskäyttäjän ei tarvitse täyttää kuin muutama tieto. Näin ollen aikaa ja vaivaa säästyy huomattavasti, minkä lisäksi tiedot ovat varmasti oikein, kun ne tulevat keskitetysti yhdestä paikasta.
Lisäksi tiedonohjaussuunnitelman hyödyntäminen osana asianhallintaa varmistaa organisaation toiminnan laadukkuuden, kun kaikki tekevät asiat tiedonohjaussuunnitelmassa kuvatulla tavalla.
Kuva 1. Asian käsittelynäkymä uudessa Innofactor Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmässä.
Jos organisaationne haluaa oikotien asiakirjojen sähköiseen käsittelyyn ja säilyttämiseen, on vastaus Innofactor Dynasty -tiedonohjausjärjestelmä yhdessä TOS-mallin sekä Innofactor Dynasty 10:n kanssa. Näitä järjestelmiä käyttämällä on mahdollista saada sähköisen säilyttämisen päätös, eikä erillistä arkistojärjestelmää tarvita lainkaan.
Miten saada asiakirjahallinnan ja EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät vaatimukset kuntoon? Lataa julkaisumme ja opi, miten organisaatiosi toteuttaa vaatimukset kuntoon askel askeleelta ja miten tiedonohjaussuunnitelma luo rungon organisaatiosi asiankäsittelyprosessille.
