Luotatko pelkällä Excelillä tehtyyn skenaariosuunnitteluun? Löytyykö lukujesi takaa selkeät syy-seuraussuhteet?
Uskottavien liiketoiminnan myynti-, tulos- ja kannattavuusskenaarioiden laatimiseksi tietoa täytyy kerätä laajasti, kenties koko organisaatiosta. Myynnillä, markkinoinnilla, henkilöstöhallinnolla ja muilla yksiköillä on kuitenkin yleensä omat prosessinsa ja tietojärjestelmänsä, mikä vaikeuttaa tietojen standardointia. Tiedot pitäisi saada analysoitavaksi myös mahdollisimman nopeasti ja vaivattomasti.
Sisäisen tiedon lisäksi hyödyllisissä skenaarioissa kannattaa käyttää ulkoisia lähteitä, kuten markkinadataa tai jopa markkinoista saatavia trendi- ja ennustetietoja. Excel-taulukkolaskentaohjelmistolla ulkoisen tiedon kerääminen voi olla monimutkaista, jopa mahdotonta, ja aiheuttaa ylimääräistä työtä taloustiimille.
Esittelen seuraavaksi viisi vinkkiä, jotka auttavat organisaatiota suunnittelemaan luotettavia, tietoon perustuvia skenaarioita.
"Tietojen analysointi ja skenaarioiden laatiminen helpottuu, kun tarvittava tieto on saatavilla keskitetysti yhdessä paikassa."
Modernit teknologiat mahdollistavat tietolähteiden yhdistämisen, minkä ansiosta taloushallinnon ei tarvitse käyttää aikaa tietojen keräämiseen. Tietojen analysointi ja skenaarioiden laatiminen helpottuu, kun tarvittava tieto on saatavilla keskitetysti yhdessä paikassa. Lisäksi modernit teknologiat automatisoivat esimerkiksi tiedonsyöttöä, mikä tehostaa toimintaa ja vähentää virheiden määrää.
Skenaarioita ei voi laatia uskottavasti vain yhdestä näkökulmasta. Siksi on tärkeää, että vaihtoehtoisia tulevaisuuden kehityskulkuja hahmottelee tiimi, jolla on mahdollisimman laaja-alaista asiantuntemusta.
Yhteisen näkemyksen muodostamiseksi asiantuntijoiden pitäisi löytää aikaa keskustelulle. Liian usein aika – eli sen puute – koetaan rajoittavaksi tekijäksi.
Aikaa vievien kokousten ja ryhmäpuheluiden järjestämisen sijaan organisaatio voi ottaa käyttöön yhtenäisen liiketoiminta-alustan, jossa kaikki tarpeellinen tieto on sidosryhmien saatavilla reaaliaikaisesti. Keskitetty alusta mahdollistaa koko organisaationlaajuisen yhteistyön ja sujuvan skenaariosuunnittelun. Kun tietojen keräämiseen ja jakeluun ei mene aikaa, se voidaan käyttää keskusteluun ja mielipiteiden vaihtoon.
Markkinatrendit, asiakaskäyttäytyminen, toimitusongelmat, kausivaihtelu sekä monet muut sisäiset ja ulkoiset tekijät vaikuttavat organisaation liiketoimintaan ja asemaan markkinalla. Niiden kokonaisvaltainen ymmärtäminen voi olla haastavaa, joten on tärkeää keskittyä varmuudella olennaisiin ajureihin. On ymmärrettävä, mitkä tekijät oikeasti selittävät ja korreloivat oman yrityksen toimintaa. Tämä vaatii luotettavaa tietoa, ja sitä tarvitaan enemmän kuin mitä pelkästään pintapuolinen tarkastelu paljastaa.
Jedox ja sen tekoälymoduuli AIssisted™ Planning auttaa taloustiimejä luomaan tarkempia skenaarioita huomioimalla ennusteissaan yhtiön omien järjestelmien datan lisäksi liiketoiminnalle keskeiset muuttujat, kuten muutokset markkinaosuuksissa, uusien tuotteiden ja palvelujen lanseerausten vaikutukset sekä raaka-aineiden, muiden ostojen ja energian hinnanvaihtelut.
Liiketoimintaympäristön jatkuva muuttuminen on tehnyt perinteisestä suunnittelusta usein riittämätöntä. Kansainvälisen Danone-yhtiön johdossa tunnistettiin tarve uudenlaiselle sopeutumiskyvylle ja ketteryydelle. Tämän seurauksena yhtiössä päätettiin irrottautua perinteisten staattisten budjettien rajoituksista ja omaksua joustavampi lähestymistapa.
Vastauksena haasteisiin Danonen taloustiimit alkoivat keskittyä skenaariohallintaan. Tämä lähestymistapa korostaa erityisesti ketteryyttä, dataan perustuvaa päätöksentekoa ja tiiviimpää yhteensovittamista liiketoiminnan tarpeiden kanssa. Skenaariohallinta ei ole pelkkä työkalu vaan myös ajattelutapa.
Tiedon visualisointi helpottaa sen ymmärtämistä.
Excelissä, PowerPointissa ja muissa perinteisisissä raportoinnin työkaluissa on merkittäviä puutteita: Tietoa voi olla niin paljon, ettei sen jakaminen onnistu lainkaan tai sitä voidaan jakaa vain rajatusti. Puutteet vaikeuttavat tietojen analysointia ja siten sumentavat johtoryhmän näkyvyyttä liiketoimintaan.
Jedox-ohjelmiston avulla tietoa voi visualisoida helposti ymmärrettävään muotoon ja jakaa kaikille sidosryhmille. Raportointi ja suunnittelu linkittyvät saumattomaksi ratkaisuksi, mikä mahdollistaa ajantasaisen näkymän organisaation kaikkiin toimintoihin.
Perinteinen skenaarioiden mallintaminen perustuu historialliseen tietoon, asiantuntija-arvioihin ja manuaaliseen analyysiin. Menetelmää rajoittavat kuitenkin ajan ja datan puute sekä ihmisen taipumus kognitiivisiin vinoumiin, kuten riskien välttelyyn tai perusteettomiin ennakkoluuloihin. Yhdessä nämä voivat johtaa merkittäviin virhearviointeihin skenaarioiden mallintamisessa.
Perinteistä menetelmää voi kuitenkin parantaa tekoälyn avulla. Esimerkiksi koneoppimiseen ja ennakoivaan analytiikkaan perustuvat menetelmät mahdollistavat jatkuvan ennustamisen ja ottavat huomioon sellaisia kehityskulkuja, jotka pelkin ihmisvoimin jäisivät huomaamatta. Tarkempien ennusteiden myötä taloustiimit voivat tehdä perustellumpia päätöksiä esimerkiksi ennustaessaan tuoteryhmien kysyntää tai määritellessään optimeja varastotasoja.
Parhaaseen lopputulokseen päästään yhdistämällä tekoäly ihmisen asiantuntemukseen. Ennusteiden tarkkuuden varmistamiseksi taloushallinnon ammattilaisen tulee varmistaa, että kaikki merkityksellinen tieto on varmasti huomioitu yrityksen kilpailukykyä tukevissa skenaarioissa.
Voisiko Jedox helpottaa oman yrityksesi skenaariosuunnittelua? Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja varaa maksuton Jedox-demo!
Kirjoituksessa on hyödynnetty Jedoxin julkaisemaa blogia: 5 time-saving tips to simplify scenario planning and avoid overwhelm.