<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Suuri tuntematon pilvi leijuu organisaatioiden yllä – onko turvallinen ja hallittu pilvisiirtymä mahdollinen?

Julkisen pilven turvallisuuteen ja käyttöön liittyy epäilyksiä, joista valtaosa on kuitenkin aiheettomia. Turvallisuuteen ja sen jatkuvaan kehittämiseen pystytään panostamaan maailmanlaajuisesti toimivassa pilvipalvelussa huomattavasti paremmin kuin omissa hoteissa sijaitsevan konesalin. Datan käsittelyyn liittyvä lainsäädäntökin voi herättää kysymyksiä. Moni muistaa, että esim. GDPR:n vaatimuksiin kyettiin vastaamaan pilvimaailmassa verrattain nopeasti.

On kuitenkin selvää, että pilvisiirtymän kaltaiseen suureen muutokseen liittyy myös tuntemattomia asioita ja että tämän vuoksi se saattaa herättää kysymyksiä ja epäilyksiä. Mitkä ovat muutoksen vaikutukset asian parissa työskenteleviin ihmisiin lyhyellä ja pitkällä aikavälillä? Miten se vaikuttaa tapaan tehdä työtä? Onko työtä jäljellä pilvisiirtymän jälkeen? Näihin kysymyksiin pyrin parhaani mukaan vastaamaan.

Pilvisiirtymän seurauksena tulevat muutokset ovat verrattavissa teollistumisen aikakauden muutoksiin. Tapa tehdä asioita mullistuu ja ihmisen antama työpanos muuttaa muotoaan. Pilvisiirtymän myötä rutiininomainen, toistuva ja ylläpidollinen työ vähenee, kun taas analyyttista ajattelua, kokonaisuuden hahmottamiskykyä ja luovuutta vaativa työ lisääntyy.

Erona teollisen vallankumouksen aikaan on kuitenkin se, ettemme yhteiskuntana ole yhtä välinpitämättömiä muutoksista, jotka vaikuttavat ihmisten elämään ja työntekoon. Myös vastuuntuntoiset yritykset miettivät näitä asioita – tätä korostan työssäni Innofactorissa.

Pilvet eivät karkaa kauas - tiedon ja järjestelmien sijainti, turvallisuus sekä lainmukaisuus varmistetaan

Järjestelmien ja tiedon turvallisuus ovat tyypillisiä huolenaiheita pilvisiirtymää suunniteltaessa. Tiedon keskittäminen yhteen paikkaan tuo monien mieleen taannoisen Cambridge Analytica -skandaalin, jossa Facebookista ilman miljoonien käyttäjien lupaa ladattuja tietoja käytettiin yhdysvaltalaisten äänestäjien profilointiin.

Tällainen ei kuitenkaan lähtökohtaisesti ole Dynastyn kohdalla edes mahdollista. Asianhallinnan prosessit, jotka sisältävät henkilötietoja, ovat jo nyt erillisiä niistä prosesseista, jotka eivät moisia sisällä. Tämän vuoksi tiedetään selvästi, minkä tiedon suojaukseen erityisesti tulee panostaa. Innofactorin käyttämät Microsoftin palvelinkeskukset sijaitsevat Euroopassa, joten myös sijainti on lainmukainen. Nämä vaatimukset eivät merkittävästi eroa niistä, joita esimerkiksi pilvipalveluita hyödyntävillä pankeilla on.

Järjestelmien turvallisuutta ei tietenkään voida täysin sataprosenttisesti taata, mutta niin ei voida tehdä pilven ulkopuolellakaan. Oikeastaan varsinkaan pilven ulkopuolella, sillä todella harvalla omaa konesalia ylläpitävällä organisaatiolla on samanlaisia resursseja investoida tietoturvaratkaisuihin ja hätätilaskenaarioihin kuin Microsoftilla.

Samaa voidaan sanoa myös tiedon käsittelyn lainmukaisuudesta. Mikäli lainsäädäntö joltain osin muuttuu, on palveluntarjoajan intresseissä tarjota ratkaisut siihen reagoimiseen mahdollisimman nopeasti. Tämä pitää paikkansa sekä Microsoftin että Innofactorin kohdalla.

Muutoksen tuulet puhaltavat IT-asiantuntijan elämässä

Kunnan tai kaupungin IT-asiantuntijan elämässä muutos saattaa olla suuri. Työympäristö muuttuu melkoisesti entiseen nähden - ja samalla muuttuu myös työnkuva.

Omaa konesaliympäristöä on voitu rakentaa pitkään ja sen toimivuuden eteen on vuodatettu henkistä verta ja fyysistä hikeä. On selvää, että luopumisen tuska on todellista, kun puhutaan oman työn hedelmistä.

Samalla häviää suuri osa totutuista arkipäiväisistä työtehtävistä, kuten konesalin ylläpitoon liittyvä työ. Ylläpitoon on voinut jopa liittyä sellaista hiljaista tietoa, jota kukaan muu ei ole hallinnut. Tämän menetys voi johtaa pahimmillaan tarpeettomuuden tunteeseen.

Muutos on kuitenkin samalla mahdollisuus kasvaa ammattilaisena ja vaikuttaa itse oman ammattitaitonsa kehittymiseen. Kyse on tavallaan järjestelmämuutoksen tuomasta ylennyksestä. Työtehtävät muodostuvat jatkossa kokonaisuuden hallinnasta sekä kehittämisestä.

Tässä muutoksessa Innofactor haluaa myös tukea organisaatiota sekä sen yksittäisiä työntekijöitä. Haluamme tarjota omat resurssimme työntekijöiden kehittymisen tueksi – haluamme, ettei tässäkään asiassa kukaan jää yksin.

Kunnan ja kaupungin palveluissa siirtyy fokus ihmiseen

Samanlaisia epäilyksiä voi liittyä myös palveluiden parissa työskentelevien kunnan tai kaupungin työntekijöiden työnkuvan muutokseen. Näiden kohdalla muutos ei ehkä ole yhtä radikaali kuin IT:n parissa työskentelevien, mutta tietynlaisesta paradigman muutoksesta on tässäkin kyse. Ja se voi tuntua uhkaavalta.

Mahdollinen mielikuva kankeasta byrokraatista on epäreilu ja epätosi. Julkisen organisaation toimintaa ohjaavat kuitenkin tarkoituksenmukaiset prosessit ja laki, joita tulee noudattaa kaikissa tilanteissa. Tämän takia asiakaslähtöisyyteen ei ole perinteisesti voitu helposti panostaa samalla tavalla kuin yksityisellä sektorilla, jossa ei ole läheskään samanlaisia tiukkoja rajoituksia.

Pilvisiirtymä ja sen mukana tulevat muutokset kuitenkin mahdollistavat prosessien noudattamisen sekä asiakaslähtöisyyden. Kun prosessia kyetään tukemaan älykkäästi ja olemassa olevaa tietoa voidaan hyödyntää, voi työntekijä siirtää katseensa prosessin valvonnasta asiakkaaseen. Ja asiakas puolestaan tulee palvelluksi tehokkaammin ja joustavammin, kun kaikkia kaavakkeita ei tarvitsekaan aina täyttää alusta saakka, toimittaa kolmena paperikopiona ja odottaa neljää viikkoa.

Tässäkään muutoksessa kukaan ei tule tarpeettomaksi, fokus vain siirtyy prosessin valvomisesta asiakkaan palvelemiseen.

Muutos kohti parempaa - kysymyksiin löydetään vastaukset

Jokaiseen muutokseen liittyy aina epäilyksiä ja huolia. Pilvisiirtymän ollessa kyseessä näihin kaikkiin löydetään yhdessä vastaukset. Jos tämä kirjoitus ei riittänyt hälventämään pilvisiirtymään liittyviä epäilyksiä tai vastannut johonkin teitä askarruttavaan, voi minuun tai meihin olla yhteydessä. Käymme mielellämme haastaviakin keskusteluita aiheesta, koska se lisää ymmärrystä toisen osapuolen tarpeista ja kyvykkyyksistä.

Pilvisiirtymässä on kyse paitsi teknologisesta muutoksesta, myös kulttuurisesta muutoksesta. Eikä kumpaankaan kannata lähteä ilman suunnitelmaa. Myös näistä asioista keskustelemme mielellämme.

Pohjimmiltaan uskomme vakaasti, että pilvisiirtymän avulla saavutettavat hyödyt ja tulevia sukupolvia varten tehtävä pohjatyö ovat huomattavasti merkityksellisempiä kuin siihen liittyvät epäilykset.

Kuule lisää Dynasty 10:n pilvisiirtymää käsittelevässä webinaarissa, jossa keskustelemme tarkemmin Dynastyn modernisoimisesta sekä ihmislähtöisestä asianhallinnasta.

WEBINAARI: ASIANHALLINTAA PILVESTÄ

 

Aiheet: Informaation- ja asianhallinta, Dynasty

7.4.2020


Jufo Peltomaa

Chief Technology Officer

Jufo Peltomaa is a successful technology startup serial entrepreneur and Innofactor's Chief Technology Officer. Peltomaa is responsible for Innofactor's operations regarding innovations, offering development, and technology partnerships.