Talouden suunnittelu ja budjetointi: 6 yleistä virhettä

Liiketoiminnan ohjaus ei tuota lisäarvoa, jos se toteutetaan väärin.

Yrityksen talouden suunnittelun kulmakivi on tavoitteiden asettaminen. Se on siis muutakin kuin toteumalukujen seurantaa. Menestyvä liiketoiminta edellyttää selkeästi määriteltyjä tavoitteita sekä hyvin suunniteltua johdonmukaista toimintatapaa. Ilman suunnitelmia yritystoiminnasta tulee sattumanvaraista.

Johto voi ohjata organisaation toimintaa ja seurata tulostavoitteiden saavuttamista paitsi budjetin myös ennusteiden avulla. Liiketoiminnan ja talouden suunnittelu on tavoitteiden asettamista, vaihtoehtojen hakemista sekä niiden kannattavuuden ja realistisen toteutumisen arviointia.

Liiketoiminnan suunnitteluun liittyy aina tietenkin epävarmuutta suunnitelman toteutumisesta. Hyvä ohjaus ja suunnittelu kuitenkin varmistaa, että riskit ja muutokset on etukäteen kartoitettu ja ennakoitu, jolloin niihin voidaan varautua ja siten välttää pahimmat yllätykset.

Liiketoiminnan ohjaus voi toisaalta osoittautua hyödyttömäksi, jos organisaatiossa sorrutaan suunnittelun sudenkuoppiin. Osa yrityksistä on jopa luopunut esimerkiksi budjetoinnista todettuaan sen lisäarvoa tuottamattomaksi toiminnaksi. Kyse voi olla myös siitä, ettei suunnittelun laatua ole mietitty tarpeeksi syvällisesti.

Taloussuunnitteluun liittyy siis monenlaisia sudenkuoppia ja virheitä. Esittelen niistä seuraavaksi kuusi yleisintä sekä kerron, kuinka asiakkaamme Seure onnistui uudistamaan talouden suunnittelun prosessinsa Jedox-ohjelmistolla toteutetun ratkaisun avulla.

1. Edellisvuoden budjetin luvut kopioidaan lisäämällä niihin jokin prosenttikasvu

2. Vuosibudjetti jaetaan tasaisesti kuukausille

3. Talouden suunnittelun tavoitteet ovat ylioptimistisia tai ylipessimistiä

4. Liikevaihdon ja kassavirran käsitteet menevät sekaisin

5. Talouden suunnittelussa luotetaan vain rahamääräisiin lukuihin

6. Yritys ei sitoudu talouden suunnittelun tavoitteisiinsa

Asiakkaamme Seure päivitti talouden suunnittelun prosessinsa Jedoxin avulla

1. Edellisvuoden budjetin luvut kopioidaan lisäämällä niihin jokin prosenttikasvu

Tavoitteiden ja budjettien suunnittelussa on vaarallisen helppoa ja houkuttelevaa ottaa tavoitteiksi vain toteutuneet luvut ja lisätä niihin kasvukerroin.

Tällaisen oikopolun käyttö on yrityksissä hyvin tavanomaista. Syykin siihen on selvä: se on helppoa ja vaivatonta. Lisätään vain myyntilukuihin kolmen prosentin kasvu ja lasketaan muuttuvat kulut aiempien vuosien mukaisilla suhdeluvuilla. Kuten myyntikin, myös kiinteät kulut kopioidaan suoraan toteumaluvuista.

On kuitenkin aiheellista kysyä, mitä lisäarvoa tällainen suunnittelu tuo. Myynnin kasvattaminen toteutumista vaikkapa viidellä prosentilla on hyödytöntä, jos se ei perustu realiteetteihin.

Huomattavasti arvokkaampaa on lähteä liikkeelle tavoitteissa ja budjettiluvuissa alhaalta ylöspäin.

Esimerkiksi kokonaismyyntitavoite saadaan yksittäisten myyjien tavoitteiden summana tai myyntitiimien summana. Palkkabudjetti muodostetaan sen mukaan, paljonko oletetaan suunnittelukaudelle rekrytoitavaksi uusia työntekijöitä. Kiinteät kulut suunnitellaan sen mukaan, millaisia muutoksia oikeasti on odotettavissa.

2. Vuosibudjetti jaetaan tasaisesti kuukausille

Vuosibudjetin lukujen jakaminen vain 12:lla on helppoa. Jos kuukausitason seuranta kuitenkin nähdään tarpeelliseksi, sen tulisi heijastella kausivaihteluita. Useilla aloilla kausivaihtelut ovat suuria varsinkin myynnissä.

Mitä mieltä on asettaa kuukauden myyntitavoitteeksi koko vuoden tavoite jaettuna 12:lla, jos varmuudella tiedetään myynnin painottuvan vaikkapa alkuvuoteen? Kuukausitavoite on tällöin täysin hyödytön luku.

3. Talouden suunnittelun tavoitteet ovat ylioptimistisia tai ylipessimistiä

Pitääkö tavoitteiden olla niin kovia, että niiden saavuttaminen on lähes mahdotonta? Tässä asiassa on eri koulukuntia. Joidenkin mielestä tavoitteiden pitää olla erittäin haastavia, toisten mielestä niiden tulee olla realistisia.

Ehkä tässäkin asiassa totuus on jossakin puolivälissä. Tavoitteiden pitää olla haasteellisia mutta realistisia.

Liian helposti saavutettavissa olevat tavoitteet ja budjetit eivät myöskään ole yritykselle arvokkaita. Rima kyllä ylittyy, kun se asetetaan tarpeeksi alas. Mitä lisäarvoa vaatimattomat tavoitteet tuovat? Tavoitteiden tulee haastaa ja motivoida henkilöstö huippusuoritukseen.

"Liian helposti saavutettavissa olevat tavoitteet ja budjetit eivät myöskään ole yritykselle arvokkaita. Rima kyllä ylittyy, kun se asetetaan tarpeeksi alas."

4. Liikevaihdon ja kassavirran käsitteet menevät sekaisin

Mikään yritys ei voi menestyä ilman riittävää myyntiä, ja useimpien tavoitteena on tietenkin myös kasvattaa sitä. Myynnin kasvu ei kuitenkaan takaa tulorahoituksen riittävyyttä. Talousosasto yleensä tämän ymmärtää (tai sen pitäisi se ymmärtää), mutta aina esimerkiksi muut johtoryhmän jäsenet eivät sitä tiedosta.

Kasvu tarkoittaa yleensä käyttöpääoman kasvua. Eli pääomia sitoutuu myyntisaamisiin ja varastoihin. Siksi myynnin kasvu näkyy liiketoiminnan kassavirran kasvuna vasta viiveellä.

5. Talouden suunnittelussa luotetaan vain rahamääräisiin lukuihin

Budjetointi, ennusteet, kassavirtalaskelmat ja pitkän aikavälin suunnitelmat ovat perinteisesti olleet euroihin perustuvaa laskentaa ja suunnittelua.

Pelkät eurot eivät nimittäin paljasta juuri mitään. Mitä kukaan voi päätellä siitä, että yrityksen liikevaihto on jäänyt kymmenen prosenttia alle budjetoidun? Tai mitä iloa on tietää, että hallintokulut ovat tammi-kesäkuun aikana ylittäneet budjetoidun 50 000 eurolla?

Todelliseen analyysiin tarvitaan siis usein eurojen lisäksi myös yksikköhintoja ja volyymeja. Ajuripohjainen suunnittelu perustuu juuri tähän ja antaa vastaukset ylläoleviin kysymyksiin. Siinä tavoitteet, budjetit ja ennusteet laaditaan määrä- ja yksikköhintoja hyödyntäen.

Ajuripohjainen suunnittelu pakottaa organisaation päätöksentekijät miettimään, mitkä ovat menestyksen avaintekijät. Mitkä ovat ne tekijät, jotka synnyttävät menestyksen tai häiriöt ja esteet menestyksen tiellä? Onko myynnin pullonkaulana tuotannon tai varastojen kapasiteetti? Onko tuotannossa hukkaa tai muita häiriöitä? Onko myynnin hiipumisen syynä liian alhainen tilauskanta, vääränlaiset kampanjat tai vääriin asiakkaisiin kohdistuva myyntityö?

6. Yritys ei sitoudu talouden suunnittelun tavoitteisiinsa

Tämä on kenties tyypillisin ja kaikkein vakavin ongelma liiketoiminnan ja talouden suunnittelussa. Tavoitteiden ydinidea on se, että organisaation kaikilla tasoilla ymmärretään, mitä ollaan tavoittelemassa ja mitä tavoitteiden ylittäminen edellyttää.

Monissa yrityksissä tavoitteet, budjetit ja ennusteet ovat irrallinen prosessi, joka ei linkity käytännön suunnitteluun. Suuremmissa yrityksissä talousosasto panostaa syksyllä budjettien laadintaan, ja pitkin vuotta sitten päivitetään rullaavia ennusteita. Talousosasto ei kuitenkaan usein ole kiinnostunut tavoitteiden jalkauttamisesta.

Organisaation kaikkien tasojen sitouttaminen tavoitteisiin on tietenkin ylimmän johdon tehtävä.

Asiakkaamme Seure päivitti talouden suunnittelun prosessinsa Jedoxin avulla

Onnistunutta liiketoiminnan johtamista varten löytyy markkinoilta erinomaisia työvälineitä.

Yksi tällainen on suunnitteluohjelmisto Jedox, joka on moderni ja monipuolinen CPM- ja BI-ratkaisu. Jedoxin avulla on mahdollista analysoida suuriakin määriä dataa ja tuottaa päätöksentekoa tukevia, visuaalisia raportteja. Jedoxilla voi myös rakentaa suunnittelumalleja, simulointeja ja skenaarioita sekä viedä Excel-pohjainen suunnittelu täysin uudelle tasolle.

Asiakkaistamme esimerkiksi henkilöstöpalveluyhtiö Seure toteutti Jedox-teknologialla ratkaisun, joka tukee yrityksen taloussuunnittelun prosessimuutosta. Asiakastarinassa kerromme, kuinka Jedoxilla toteutettu ratkaisu säästää aikaa ja parantaa tiedon luotettavuutta Seurella.