Talouden suunnittelu ja budjetointi eivät tuota lisäarvoa, jos ne toteutetaan väärin.
Yrityksen talouden suunnittelun kulmakivi on tavoitteiden asettaminen. Se on siis muutakin kuin toteumalukujen seurantaa. Menestyvä liiketoiminta edellyttää selkeästi määriteltyjä tavoitteita sekä hyvin suunniteltua johdonmukaista toimintatapaa. Ilman suunnitelmia yritystoiminnasta tulee sattumanvaraista.
Talouden suunnittelu voi kuitenkin osoittautua hyödyttömäksi, jos organisaatiossa sorrutaan suunnittelun sudenkuoppiin. Osa yrityksistä on jopa luopunut esimerkiksi budjetoinnista todettuaan sen lisäarvoa tuottamattomaksi toiminnaksi. Kyse voi olla myös siitä, ettei suunnittelun laatua ole mietitty tarpeeksi syvällisesti.
Talouden suunnittelu on jo paremmilla kantimilla, kun onnistuu välttämään seitsemän yleistä virhettä.
Tavoitteiden ja budjettien suunnittelussa on vaarallisen helppoa ja houkuttelevaa ottaa tavoitteiksi vain toteutuneet luvut ja lisätä niihin kasvukerroin.
Tällaisen oikopolun käyttö on yrityksissä hyvin tavanomaista. Syykin siihen on selvä: se on helppoa ja vaivatonta. Lisätään vain myyntilukuihin kolmen prosentin kasvu ja lasketaan muuttuvat kulut aiempien vuosien mukaisilla suhdeluvuilla. Kuten myyntikin, myös kiinteät kulut kopioidaan suoraan toteumaluvuista.
On kuitenkin aiheellista kysyä, mitä lisäarvoa tällainen suunnittelu tuo. Myynnin kasvattaminen toteutumista vaikkapa viidellä prosentilla on hyödytöntä, jos se ei perustu realiteetteihin.
Huomattavasti arvokkaampaa on lähteä liikkeelle tavoitteissa ja budjettiluvuissa alhaalta ylöspäin.
Esimerkiksi kokonaismyyntitavoite saadaan yksittäisten myyjien tavoitteiden summana tai myyntitiimien summana. Palkkabudjetti muodostetaan sen mukaan, paljonko oletetaan suunnittelukaudelle rekrytoitavaksi uusia työntekijöitä. Kiinteät kulut suunnitellaan sen mukaan, millaisia muutoksia oikeasti on odotettavissa.
Vuosibudjetin lukujen jakaminen vain 12:lla on helppoa. Jos kuukausitason seuranta kuitenkin nähdään tarpeelliseksi, sen tulisi heijastella kausivaihteluita. Useilla aloilla kausivaihtelut ovat suuria varsinkin myynnissä.
Mitä mieltä on asettaa kuukauden myyntitavoitteeksi koko vuoden tavoite jaettuna 12:lla, jos varmuudella tiedetään myynnin painottuvan vaikkapa alkuvuoteen? Kuukausitavoite on tällöin täysin hyödytön luku.
Pitääkö tavoitteiden olla niin kovia, että niiden saavuttaminen on lähes mahdotonta? Tässä asiassa on eri koulukuntia. Joidenkin mielestä tavoitteiden pitää olla erittäin haastavia, toisten mielestä niiden tulee olla realistisia.
Ehkä tässäkin asiassa totuus on jossakin puolivälissä. Tavoitteiden pitää olla haasteellisia mutta realistisia.
Liian helposti saavutettavissa olevat tavoitteet ja budjetit eivät myöskään ole yritykselle arvokkaita. Rima kyllä ylittyy, kun se asetetaan tarpeeksi alas. Mitä lisäarvoa vaatimattomat tavoitteet tuovat? Tavoitteiden tulee haastaa ja motivoida henkilöstö huippusuoritukseen.
"Liian helposti saavutettavissa olevat tavoitteet ja budjetit eivät myöskään ole yritykselle arvokkaita. Rima kyllä ylittyy, kun se asetetaan tarpeeksi alas."
Mikään yritys ei voi menestyä ilman riittävää myyntiä, ja useimpien tavoitteena on tietenkin myös kasvattaa sitä. Myynnin kasvu ei kuitenkaan takaa tulorahoituksen riittävyyttä. Talousosasto yleensä tämän ymmärtää (tai ainakin sen pitäisi ymmärtää), mutta esimerkiksi muut johtoryhmän jäsenet eivät sitä välttämättä tiedosta.
Kasvu tarkoittaa yleensä käyttöpääoman kasvua. Eli pääomia sitoutuu myyntisaamisiin ja varastoihin. Siksi myynnin kasvu näkyy liiketoiminnan kassavirran kasvuna vasta viiveellä.
Budjetointi, ennusteet, kassavirtalaskelmat ja pitkän aikavälin suunnitelmat ovat perinteisesti olleet euroihin perustuvaa laskentaa ja suunnittelua.
Pelkät eurot eivät nimittäin paljasta juuri mitään. Mitä kukaan voi päätellä siitä, että yrityksen liikevaihto on jäänyt kymmenen prosenttia alle budjetoidun? Tai mitä iloa on tietää, että hallintokulut ovat tammi-kesäkuun aikana ylittäneet budjetoidun 50 000 eurolla?
Todelliseen analyysiin tarvitaan siis usein eurojen lisäksi myös yksikköhintoja ja volyymeja. Ajuripohjainen suunnittelu perustuu juuri tähän ja antaa vastaukset ylläoleviin kysymyksiin. Siinä tavoitteet, budjetit ja ennusteet laaditaan määrä- ja yksikköhintoja hyödyntäen.
Ajuripohjainen suunnittelu pakottaa organisaation päätöksentekijät miettimään, mitkä ovat menestyksen avaintekijät. Mitkä ovat ne tekijät, jotka synnyttävät menestyksen – tai häiriöt ja esteet menestyksen tiellä? Onko myynnin pullonkaulana tuotannon tai varastojen kapasiteetti? Onko tuotannossa hukkaa tai muita häiriöitä? Onko myynnin hiipumisen syynä liian alhainen tilauskanta, vääränlaiset kampanjat tai vääriin asiakkaisiin kohdistuva myyntityö?
Tämä on kenties tyypillisin ja kaikkein vakavin ongelma liiketoiminnan ja talouden suunnittelussa. Tavoitteiden ydinidea on se, että organisaation kaikilla tasoilla ymmärretään, mitä ollaan tavoittelemassa ja mitä tavoitteiden ylittäminen edellyttää.
Monissa yrityksissä tavoitteet, budjetit ja ennusteet ovat irrallinen prosessi, joka ei linkity käytännön suunnitteluun. Suuremmissa yrityksissä talousosasto panostaa syksyllä budjettien laadintaan, ja pitkin vuotta sitten päivitetään rullaavia ennusteita. Talousosasto ei kuitenkaan usein ole kiinnostunut tavoitteiden jalkauttamisesta.
Organisaation kaikkien tasojen sitouttaminen tavoitteisiin on tietenkin ylimmän johdon tehtävä.
"Monessa yrityksessä taloutta suunnitellaan ilman kaikille yhteistä prosessia, mikä vaikeuttaa talouden kokonaiskuvan hahmottamista ja siten liiketoimintaa koskevien päätösten tekemistä."
Monessa yrityksessä taloutta suunnitellaan ilman kaikille yhteistä prosessia, mikä vaikeuttaa talouden kokonaiskuvan hahmottamista ja siten liiketoimintaa koskevien päätösten tekemistä.
Syy irrallisten suunnitteluprosessien taustalla on usein yksinkertaisesti se, että yrityksellä ei ole käytössään yhtenäistä liiketoiminnan suunnittelualustaa. Talouden suunnittelu esimerkiksi Excelissä voi tuntua helpolta, mutta todellisuudessa se vaatii paljon manuaalista työtä ja tiedostoversioiden hallintaa, jolloin keskusteluyhteys eri yksiköiden välillä jää heikoksi.
Talouden suunnitteluun tarkoitettu ohjelmisto sen sijaan integroi eri liiketoimintajärjestelmiin tallennetun tärkeän tiedon yhdelle ainoalle alustalle. Tämän ansiosta organisaatio saa kaadettua sisäisiä raja-aitojaan, mikä puolestaan mahdollistaa kokonaisvaltaisen talouden suunnittelun.
Integroitu liiketoiminnan suunnittelu on organisaation eri osa-alueita ja niiden tavoitteita toisiinsa yhdistävä strateginen suunnitteluprosessi, joka mahdollistaa läpinäkyvän talouden suunnittelun ja päätöksenteon. Toimintamallin keskiössä on eri yksiköiden välistä keskusteluyhteyttä edistävä ohjelmistoratkaisu, joka tuo kaiken päätöksenteossa tarvittavan tiedon yhteen paikkaan.
E-kirjassa kerromme tarkemmin integroidun suunnittelun hyödyistä sekä siitä, kuinka Jedox-ohjelmisto mahdollistaa kokonaisvaltaisen talouden suunnittelun organisaatiossa!