Kyky toimia tehokkaasti on pk-yrityksen elinehto. Organisaation johdon kannalta tämä usein tarkoittaa sitä, että on kyettävä hallitsemaan monta eri roolia: eri tilanteissa johtajan päässä voi olla mm. myyntijohtajan, HR-päällikön sekä talousjohtajan hattu. On selvää, että joku näistä jää väistämättä paitsioon, sillä yksilön venymiskyvyt ovat lopulta kuitenkin rajalliset.
Melko usein paitsioon jää talouden johtaminen, ja syytkin ovat ilmeiset:
- Liiketoiminnan johtaminen on ykkösasia ja taloushallinto koetaan tukitoiminnoksi
- Tietojen kirjaaminen on erillisten ja yhteensopimattomien työkalujen vuoksi kankeaa ja aikaa vievää
- Edellisen kuun lukujen tarkastelu koetaan tärkeäksi, mutta tärkeämpää on tietää, mitä tässä kuussa tapahtuu
Tehokkaasti hoidettu taloushallinto antaa kuitenkin edellytykset johtaa liiketoimintaa entistä paremmin tietoon perustuen. Mikäli taloushallintoa ei kyetä hoitamaan tehokkaasti, voi syynä olla yksinkertaisesti se, etteivät nykyiset työvälineet tue riittävästi taloushallinnon automaatiota.
Microsoft Dynamics 365 Business Central mahdollistaa taloushallinnon korkean automaatioasteen. Kokosin viiden kohdan muistilistan automatisoinnin konkreettisista hyödyistä. Voit halutessasi myös katsoa videoni, jossa kerron lisää.
1. Laskutusprosessin suoraviivaistuminen
Myyntilaskujen aineistot valmistellaan toiminnanohjauksessa, siirretään erikseen myyntilaskutukseen ja sitten vielä myyntireskontra. Ainiin, ja entä verkkolaskutus tai laskujen lähettäminen sähköpostilla?
Taloushallinnon automaatiota tukevalla toiminnanohjausjärjestelmällä tämä kaikki muuttuu huomattavasti yksinkertaisemmaksi. Myyntilaskujen aineistot ovat ainoa, joista käyttäjän tarvitsee murehtia. Kaikki muu tapahtuu automaattisesti. Myös reskontra, jolloin johdolla on reaaliaikainen näkymä myös siihen, milloin asiakkaat ovat maksaneet laskunsa.
Laskut saadaan lähetettyä automaattisesti missä muodossa tahansa. Huhtikuussa 2020 voimaanastuva verkkolaskulaki poistaa asiakkaalta velvollisuuden maksaa laskut, joita ei ole lähetetty oikeassa verkkolaskuformaatissa. Nyt onkin oiva hetki pistää laskutuksen ohella koko taloushallinto kuntoon.
2. Eroon erillisistä kirjauksista ja paperityöstä
Yksi alusta tarkoittaa yksiä kirjauksia. Tiedot, jotka ovat kerran myyntilaskutukseen syötetty, kulkevat automaattisesti sekä reaaliajassa kirjanpitoon, reskontraan sekä kassavirtaennusteeseen.
Sama pätee myös ostolaskuihin ja kulukorvauksiin. Laskujen kierrätys voidaan toteuttaa automaattisesti ja yrityksen Office 365 -tilejä hyödyntäen. Laskujen hyväksynnät onnistuvat älypuhelimella.
Taloushallintoon liittyvä byrokratia ja jalkatyö on mahdollista minimoida automaation avulla. Lisähyötynä saavutetaan reaaliaikainen tieto yrityksen talouden nykytilasta.
3. Reaaliaikainen tieto ja raportointi siirtävät katseen peräpeilistä tähän hetkeen ja tulevaisuuteen
Taloushallinnon rooli on aiemmin ollut tarkastella edellisen kuukauden, kvartaalin tai tilikauden tapahtumia, onnistumisia ja epäonnistumisia. Ideaalitilanteessa näistä on voitu ottaa opiksi tulevaisuutta varten, mutta pääasiassa tieto on tullut yritysjohdon käyttöön liian myöhään.
Taloushallinnon automaatiolla tähän saadaan viimein muutos. Kun kaikki yrityksen talouteen liittyvä tieto saadaan nähtäväksi ja analysoitavaksi reaaliajassa, muuttuu taloushallinnonkin rooli menneisyyden tarkkailijasta tulevaisuuden suunnittelijaksi. Kun tarkkaa ja inhimillisille virheille altista työtä ei tarvitse enää tehdä ihmiskäsin, vapautuu huomattava määrä resursseja liiketoiminnan edistämiseen.
Tällöin myös niissä montaa eri virkaa hoitavan yritysjohtajan työ helpottuu. Ikäväksi koetun taloushallinnon rutiinityön vähetessä ja liiketoiminnan kannalta hyödyllisen tiedon muuttuessa reaaliaikaiseksi, kykenee tämä johtamaan yrityksen liiketoimintaa todellisen tilannekuvan pohjalta.
Dynamics 365 Business Centralin BI-toiminnoilla kykenee yrityksen johto muodostamaan itselleen selkeän reaaliaikaisen yhteisnäkymän kaikista liiketoiminnan avainluvuista.
4. Kassavirtaennusteet tukevat liiketoiminnan suunnitelmallista johtamista
Reaaliaikainen tieto yhdistettynä historiatietoon antaa hyvän pohjan myös tulevan ennakointiin. Tästä hyvänä esimerkkinä kassavirtaennusteet, jotka varsinkin tukkukaupan alalla ovat erittäin tärkeitä ja hyödyllisiä laskelmia. Dynamics 365 Business Central toiminnanohjausjärjestelmässä kassavirtaennusteet syntyvät automaattisesti.
Tällöin yrityksen johto pääsee näkemään missä ja milloin tahansa sekä millä päätelaitteella tahansa aina yrityksensä kassavirtaennusteen. Tämä puolestaan mahdollistaa nopean reagoinnin silloin, kun sitä vaaditaan.
5. Mahdollistaa entistä joustavamman työnjaon yrityksen ja tilitoimiston välillä
Monissa tukkukaupan yrityksissä on ulkoistettu huomattava osa taloushallinnon töistä tilitoimistolle. Tämä on varsin perusteltua, sillä monelta osin tukitoiminnoksi luokiteltavaa taloushallintoa ei ole aina järkevää hoitaa itse. Reaaliaikaisen tiedonkulun osalta tämä voi kuitenkin muodostaa haasteita, jos tilitoimisto käyttää yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän sijaan omia erillisiä työkalujaan.
Microsoft Dynamics 365 Business Central kuitenkin tukee joustavaa työnjakoa yrityksen ja tilitoimiston välillä. Kun kaikki taloushallinnon toiminnot (pl. palkkahallinto) sijaitsevat samassa järjestelmässä, kyetään tehtävänjakoja tekemään yrityksen ja tilitoimiston välisen sopimuksen mukaan.
Näin varmistetaan tiedon reaaliaikaisuus ja yhtenäinen näkymä yrityksen tilaan tilitoimiston kanssa. Tilitoimistoyhteistyö on huomioitu myös siten, että palvelupakettiin kuuluu maksuttomat käyttäjätunnukset tilitoimiston edustajille.
Microsoft Dynamics 365 Business Central tukee liiketoimintanne kannattavuutta
Ota yhteyttä, mikäli olette kiinnostuneita kuulemaan lisää yrityksenne taloushallinnon automatisoinnista ja sen tuomista hyödyistä juuri teidän organisaatiollenne. Kerron mielelläni lisää.
