Talousjohtajien ja controllereiden maailmassa on pitkään puhuttu FP&A:sta eli taloussuunnittelusta ja -analyysista (Financial Planning & Analysis). Se on tarkoittanut budjetointia, ennustamista ja raportointia, jotka ovat perinteisesti olleet talousosaston sisäisiä prosesseja.
Viime vuosina keskusteluun on noussut uusi termi xP&A, jossa x-kirjain viittaa sanaan extended eli laajennettu.
Käytännössä kyse on siitä, että taloussuunnittelu laajennetaan kattamaan koko organisaatio. Talousdata yhdistetään operatiiviseen dataan myynnistä, henkilöstöhallinnosta, toimitusketjusta ja markkinoinnista. Tutkimus- ja konsultointiyhtiö Gartnerin määritelmän mukaan xP&A laajentaa perinteisen, pelkästään talouteen keskittyvän FP&A:n muihin yrityssuunnittelun osa-alueisiin.
Ajatus ei ole uusi, mutta sen merkitys on kasvanut sitä mukaa kun yritysten toimintaympäristö on muuttunut arvaamattomammaksi. Pandemia, toimitusketjuhäiriöt, inflaatiopiikit ja geopoliittiset jännitteet ovat kaikki osoittaneet, että pelkkä taloudellinen ennustemalli ei riitä, jos se ei huomioi operatiivista todellisuutta.
FSN:n Modern Finance Forum -tutkimuksen mukaan 70 prosenttia talousjohtajista uskoo, että heidän ennusteprosessinsa on organisaatiossa arvostettu ja strategisesti linjassa liiketoiminnan kanssa. Samaan aikaan vain 40 prosenttia katsoo, että prosessi tuottaa johdonmukaisesti toimintakelpoisia oivalluksia, jotka todella parantavat suorituskykyä.
Kuilu kertoo siitä, että perinteisissä prosesseissa on rakenteellinen ongelma.
Perinteisessä mallissa talousosasto laatii budjetin ja ennusteet omissa järjestelmissään, usein Excel-taulukkojen varassa. Myynti tekee omat ennusteensa CRM-järjestelmään, henkilöstöhallinto suunnittelee rekrytoinnit omassaan, ja toimitusketju optimoi varastonhallintaa erillisessä ERP:ssä.
Tuloksena syntyy siilomainen rakenne, jossa kokonaisuus ei hahmotu kenellekään.
xP&A:n keskeinen tekninen elementti on niin sanottu ajuripohjainen mallinnus. Siinä ennusteet perustuvat keskeisiin liiketoiminta-ajureihin, kuten myyntivolyymiin, raaka-aineiden hintoihin tai työvoimakustannuksiin, eivät staattisiin oletuksiin. Tämä mahdollistaa sen, että operatiivisten päätösten taloudellisia vaikutuksia voidaan simuloida ennen kuin ne toteutetaan.
Toimitusketjun ennuste voi esimerkiksi vaikuttaa suoraan tulosbudjettiin, ja henkilöstösuunnitelman muutokset päivittävät automaattisesti työvoimakustannusmallia. Perinteisessä mallissa nämä yhteydet ovat manuaalisia ja hitaita, jos niitä on ollenkaan.
Teknologia on luonnollisesti ratkaisevassa roolissa. Nykyaikaiset suunnittelualustat integroivat dataa ERP-, CRM-, BI- ja HR-järjestelmistä yhteen ympäristöön. Automaatio vähentää manuaalista työtä, lyhentää budjetointisyklejä ja parantaa ennustetarkkuutta.
"Automaatio vähentää manuaalista työtä, lyhentää budjetointisyklejä ja parantaa ennustetarkkuutta."
Gartnerin luokittelussa xP&A-kyvykkyydet kuuluvat laajempaan EPM-kehykseen eli suorituskyvyn johtamisen kokonaisuuteen. Kyse ei siis ole pelkästä teknologiahankinnasta vaan tavasta organisoida suunnittelu- ja päätöksentekoprosessit uudelleen.
xP&A:n käyttöönotto muuttaa myös talousorganisaation roolia. Perinteisesti controllereita ja taloussuunnittelijoita on pidetty lukujen raportoijina, jotka katsovat taaksepäin. Laajennetussa mallissa taloustiimi toimii strategisena kumppanina, joka osallistuu päätöksentekoon yhdessä esimerkiksi myynnin, markkinoinnin, HR:n ja tuotannon kanssa.
"Laajennetussa mallissa taloustiimi toimii strategisena kumppanina, joka osallistuu päätöksentekoon yhdessä esimerkiksi myynnin, markkinoinnin, HR:n ja tuotannon kanssa."
Muutos ei tapahdu itsestään. FSN:n tutkimuksen osoittama kuilu ennusteprosessin koetun arvostuksen ja todellisen vaikuttavuuden välillä viittaa siihen, että monessa organisaatiossa taloussuunnittelun tuotoksia kyllä kunnioitetaan, mutta ne eivät johda konkreettisiin toimenpiteisiin. xP&A pyrkii ratkaisemaan tätä tuomalla operatiiviset päätöksentekijät osaksi samaa suunnitteluprosessia.
Käytännön implementointiin liittyy kuitenkin merkittäviä haasteita. Järjestelmäintegraatiot ovat teknisesti vaativia, ja organisaatiokulttuurin muuttaminen siiloista poikkifunktionaaliseen yhteistyöhön vie aikaa.
Datan laatu ja yhtenäisyys ovat usein pullonkauloja, etenkin yrityksissä, joissa eri osastot ovat vuosien mittaan rakentaneet omat raportointikäytäntönsä.
Pohjoisamerikkalainen elintarvikeyhtiö AgReliant Genetics korvasi manuaalisen, Excel-pohjaisen ennusteprosessinsa keskitetyllä suunnittelualustalla. Yhtiö kolminkertaisti skenaarioanalyysien määrän kuukausien sisällä käyttöönotosta ja vapautti taloustiimin tekemään ennustemuutoksia ilman IT-osaston apua.
Pakkausteollisuudessa toimiva ALPLA Turkin yksikkö puolestaan puolitti suunnittelu- ja skenaarioanalyysiin kuluvan ajan siirtymällä taulukkopohjaisesta prosessista integroituun alustaan. Muovipakkausjätti ALPLA Groupin tytäryhtiön mukaan myös talousennusteiden tarkkuus ja luotettavuus paranivat merkittävästi.
Euroopassa sähköautovalmistaja Smart Europen tapauksessa integroitu suunnittelualusta yhdisti talous- ja operatiivisen suunnittelun samaan ympäristöön. Yhtiön mukaan nopea skenaariosuunnittelu paransi kykyä reagoida toimitusketjun ja markkinoiden muutoksiin.
Esimerkit ovat yksittäisiä, eikä niistä kannata tehdä liian rohkeita yleistyksiä. Ne kuitenkin havainnollistavat, millaisiin konkreettisiin tuloksiin laajennettu suunnittelu voi parhaimmillaan johtaa.
Innofactor ja palkittu EPM-ratkaisu Jedox auttavat viemään xP&A-mallin käytäntöön hallitusti: liikkeelle määrittelystä, nopeasta POC:sta ja vaiheittain laajenevasta mallista, joka kytkee päätöksenteon ja talousvaikutuksen toisiinsa.