Onko organisaatiosi pohtinut Microsoft Teamsin käyttöönottoa ja ajatellut sen olevan vain yksinkertainen, helposti haltuun otettava homma? Työntekijät saavat uuden työkalun ja kaikki muuttuu kertaheitolla paremmaksi. Fakta on kuitenkin se, että jokaisen uuden työkalun käyttöönotto pitää suunnitella huolellisesti ja varata omaksumiseen aikaa.
Jos sujuva käyttöönotto kiinnostaa, kannattaa jatkaa lukemista ja tutustua alla olevaan kaavaani Teamsin käyttöönoton taatusta onnistumisesta.
B: Benefits, hyödyt lisäävät kiinnostusta käyttöön
Mikään työkalu tai uusi järjestelmä ei ole arvo sinänsä. Microsoft Teamsiäkään ei pidä ottaa väkisin käyttöön sen itsensä vuoksi vaan siitä saatavien hyötyjen vuoksi. Siksi ensimmäiset kysymykset kuuluvatkin:
- Mitä hyötyä tästä on minulle?
- Mitä tämä muutos tarkoittaa työssäni?
- Miksi tätä tehdään?
- Miksi minun pitää muuttua?
- Miksi organisaatio haluaa tätä muutosta?
Saavutettavat hyödyt niin itselle kuin liiketoiminnallekin motivoivat käyttäjää opettelemaan uusia toimintatapoja ja työkaluja. Odotettavissa olevat hyödyt saavat ihmiset todella innostumaan Teamsin käyttöönotosta.
Selkeisiin käyttäjän hyötyihin kuuluu esimerkiksi vertaistuki esimiesten omassa ryhmässä, tiedon kitkaton siirtäminen eri vuorojen välillä, yhteisöllisyyden tunne, uusien tehtävien nopea omaksuminen tai kätevä avun saaminen järjestelmän käyttöönoton tukiryhmässä.
Liiketoiminta voi haluta, että yksiköiden välinen kanssakäyminen kasvaa, asiakasta palvellaan tehokkaammin, viestintä muuttuu selkeämmäksi tai prosesseista tehdään suoraviivaisempia.
Raakahyödyt (rB) ovat niitä hyötyjä, mitä saadaan, kun opetellaan työkalun teknisemmät puolet yleisessä koulutuksessa. Teams tuo esimerkiksi Skypeen verrattuna paremman teknisen laadun kokouksiin, viestihistorian, yhteismuokkauksen mahdollisuuden ja kokouksen helpon tallennuksen.
P: Playbook, pelikirja helpottaa käytön aloittamista
Pelikirjan tehtävänä on tuoda:
- Selkeyttä työntekoon
- Ymmärrystä muutoksen tärkeydestä
- Yhteisiä käytäntöjä
- sekä hyötyjä kytkettynä käytäntöön.
Pelikirja on syytä luoda persoonakohtaisesti, koska eri käyttäjäryhmillä on usein työssään erilaiset tavoitteet, tarpeet ja kipupisteet. Käytön aloittaminen helpottuu huomattavasti, kun käyttäjät ymmärtävät, mitä työkalua käytetään mihinkin tarpeeseen ja miksi.
Yhteiset käytännöt luovat yhtenäisyyttä ja selkeyttä työn tekemiseen.
S: Sponsorship, johdon aktiivinen tuki, on onnistumisen edellytys
Johto vaikuttaa vahvasti siihen, minkälaiset edellytykset käyttöönotolla on onnistua:
- Varmistamalla resurssit niin projektissa kuin sen jälkeenkin
- Näyttämällä esimerkkiä
- Vaatimalla muutosta
Resurssit ovat tärkeitä, koska muuten muutosta ei johdeta, koulutuksia ei järjestetä eikä niihin osallistumiseen ole varattu oikeasti aikaa. Miten käyttäjät voivat oppia uudet toimintatavat ja työkalut, jos heillä ei ole aikaa opetella? Johdon esimerkki osoittaa työntekijöille, että tämä työkalu, uusi työtapa ja sen tuoma muutos ovat tärkeitä ja että kaikilta odotetaan uudenlaista työtapaa.
Johdon tuki saadaan, kun käyttöönotto on oikeasti tärkeä.
R: Resistance: vastustusta voidaan vähentää johtamalla muutosta
Vastustusta ovat kaikki asiat, jotka ovat muutoksen edessä, esimerkiksi:
- Muutosvastarinta
- Kulttuuri
- Teknologia, lisenssit, laitteet
- Työajan käyttö
- Organisaation haluttomuus muuttua
Muutoksen tiellä ovat usein huonot kokemukset aiemmista käyttöönotoista, ennakkoasenteet, ymmärtämättömyys työkalun tärkeydestä, jumiutuminen nykyisiin toimintatapoihin ja riittämätön aika uuden opettelulle.
Vastustus jää usein kuulematta, jos käyttöönotossa ei erityisesti panosteta palautteen keräämiseen, mittaamiseen ja sen iänkaikkisen valituksen kuunteluun. Loppujen lopuksi juuri valitukseen reagoimalla riisutaan muutoksen vastustajat aseista.
Kohti onnistumisia!
Blogikirjoitus pohjautuu 12.12. Office 365 ja Sharepoint Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa pitämääni esitykseen. Onnistumisen kaavan käytännön tsekkilistana vielä lopuksi yhdeksän ydinasiaa, jotka pitäisi olla kirkkaana mielessä, kun esimerkiksi Teamsiä lähdetään viemään käytäntöön:
- Onko Teamsin käyttöönotto tärkeää liiketoiminnalle?
- Onko selkeää, miksi Teams otetaan käyttöön?
- Onko organisaatio varannut käyttöönottoon riittävästi resursseja?
- Ymmärretäänkö, ketkä työkalua käyttävät – ja mihin?
- Onko työkalujen roolit määritetty?
- Innostetaanko käyttäjiä kokeilemaan ja käyttämään?
- Ymmärretäänkö, miksi Teamsia vastustetaan?
- Suunnitelma, miten vastustusta pienennetään
- Mittaaminen ja palautteen kerääminen mukana
