Teams on muutakin kuin moderni työtila keskusteluineen ja tiedostoineen. Teams on kokonaisvaltainen alusta, johon voidaan tuoda työntekijän tarvitsemat työkalut ja liiketoiminnan ohjelmat suoraan käytettäväksi ilman siirtymistä toiseen ohjelmaan.
Usein yrityksen toiminnan ytimessä ovat erilaiset liiketoimintasovellukset, joiden kautta hallinnoidaan asiakkuuksia, tilauksia, tuotantoprosesseja sekä vaikkapa henkilöstöhallintaa. Usein nämä ovat erillisiä taustajärjestelmiä ja monimutkaisia käyttää eivätkä missään nimessä mukaudu mobiilikäyttöön.Mitäpä jos yhteisenä käyttöliittymänä olisikin Teams?
Teamsiin voidaan liittää mukaan räätälöityjä osia. Ne voivat olla sovelluksia välilehdissä tai esimerkiksi botteja. Sovelluksen muoto määräytyy sen mukaan, miten ja mihin sitä käytetään. Botiksi on turha pakottaa sovellusta, joka toimii ihmisille intuitiivisesti sovelluksena (lomakkeet tai verkkosovellukset, joissa on useita kenttiä ja toimintoja). Käyttäjille sovellus tarjoillaan välilehdessä, jolloin se näyttää ja tuntuu tehostetulta verkkosivulta. Liiketoimintasovellusta suunnitellessa yhdistettäväksi Teamsiin, kannattaakin aina ensin tehdä "onko tämä fiksua" -tarkistus.
Kun taustajärjestelmien käyttöliittymistä tuodaan valitut osuudet osaksi Teamsia, saadaan rutiinitoiminnot kevennettyä helpommaksi ja suoraviivaisemmaksi. Jos prosessi esimerkiksi vaatii useamman eri sovelluksen ja taustajärjestelmän näytön käyttöä, suunnitellaan uusi sovellusnäkymä, joka hoitaa taustalla asiat kuntoon. Ihmisen kannalta työn tekeminen on tällöin mielekästä, tarkoituksenmukaista ja säästyyhän siinä aikaakin. Tuottavuutta parhaimmillaan!
Kun prosessi modernisoidaan fiksusti, voidaan myös työn tekemisen mielekkyyttä lisätä huomattavasti. Erilaisiin sovelluksiin kirjautuminen jää pois ja käyttöliittymä toimii niin työasemalla kuin mobiilistikin. Ennen vaivalloisesta toimenpiteestä tulee milteipä hauskaa, ja ihmiset motivoituvat työhön ihan eri tavalla.
Esimakua modernin työympäristön mahdollisuuksista saat "Fiksummin yhdessä" -työpajamme kautta.
Fokus kohdallaan
Sovellusten, prosessien ja toimintojen tuominen yhden sateenvarjon, eli käyttöliittymän alle, auttaa käyttäjää säilyttämään fokuksen ja keskittymään paremmin työhön. Sen sijaan, että käyttäjä hyppii järjestelmästä toiseen vastaamassa pikaviesteihin tai työnkulkuihin, voidaan toiminnot tuoda järkevästi ja järjestelmällisesti käyttöön yhdessä työkalussa.
Teamsissa olevat sovellukset voivat olla yhteydessä tiimiin ja siinä oleviin ihmisiin monipuolisesti. Tämä voi tapahtua esimerkiksi herätteillä, tuomalla tietoa ja tiedostoja ulkopuolisista järjestelmistä sekä luomalla tehtäviä (ja osoittaa ne tiimin vastuuhenkilöille). Sovellukset voivat myöskin viestittää tiimin kanavissa - esimerkkinä vaikka ilmoittaa uudesta kaupasta tai prosessin etenemisestä. Kerralla ei kannata haukata liian suurta kakkua syötäväksi vaan valita alkuun ne makeimmat palat, jotka hyödyttävät eniten työn tekemistä ja liiketoimintaa.
Onko organisaatiollasi tarve automatisoida kokousten/tapaamisten kalenterointi tai Teams-puhelut ja niiden aloitus? Hyödyntää keinoälyä vaikkapa tietojen automaattiseen metadatoitukseen? Nostaa esille tietoa proaktiivisesti sen sijaan että sähköpostiin tulee muistutuksia, kun aikaikkuna asian hoitamiselle on jo ohi? Mahdollisuudet ovat jo nyt erittäin monipuolisia. Ei ihme että Teams on Microsoftin mukaan alusta, josta tulee työn keskus.
