Iso kuva haltuun – tiedolla johtaminen koskettaa koko organisaatiota

Oletteko päättäneet astua tiedolla johtamisen tielle? Hyvä, se on järkevä päätös, sillä tietoon perustuva päätöksenteko voi johtaa esimerkiksi kilpailuetujen löytämiseen, tehokkaampaan myyntiin ja parempaan kannattavuuteen. Eivätkä mahdollisuudet suinkaan rajoitu näihin.

Mutta oletteko miettineet, mitä tiedolla johtaminen todella tarkoittaa teidän organisaatiossanne lyhyellä ja pitkällä aikavälillä?

Monissa organisaatioissa on otettu käyttöön yksittäisiä ratkaisuja, jotka tukevat tietoon perustuvaa päätöksentekoa yksittäisissä käyttötapauksissa. Se on hyvä alku. Vähättelemättä näiden hyödyllisyyttä on kuitenkin todettava, etteivät laajemmasta viitekehyksestä irralliset toimenpiteet vielä tarkoita, että organisaatio olisi omaksunut tiedolla johtamisen osaksi omaa strategiaansa.

Mitä tiedolla johtaminen on?

Tiedolla johtaminen tarkoittaa ennen kaikkea organisaation lupausta itselleen (ja sen osakkeenomistajille) siitä, että: ”Päätöksentekomme tehdään aina parhaan saatavilla olevan tiedon perusteella.” Sama lupaus ohjaa organisaation jokaista jäsentä sovitettuna kyseisen roolin tavoitteisiin.

Organisaatiorakenteen ylätasolla tiedolla johtaminen tarkoittaa usein funktiokohtaisia tavoitteita, kuten myynnin kasvattamista tiedon avulla, tuotannon tai kulunhallinnan tehostamista tiedon avulla tai henkilöstön hyvinvoinnin edistämistä tiedon avulla. Tavoitteet tarkentuvat joka kerta, kun pureudutaan syvemmälle organisaatiorakenteeseen.

Miten tiedolla johtamista tulisi lähestyä, jos siitä halutaan tehdä osa yrityksen strategiaa?

Strategiseen tiedolla johtamiseen liittyy neljä keskeistä kyvykkyyttä:

• Data: sen laatu, saatavuus ja hallinta
• Prosessit: laadukkaan datan säännönmukainen kerääminen ja sen hyödyntäminen
• Teknologia: tiedolla johtamisen tekniset perustukset ja työkalut
• Ihmiset: data ja tiedolla johtaminen osana arkea

Organisaatioiden maturiteettitasot eri kyvykkyyksissä vaihtelevat ja maturiteettitasot määrittävät pitkälti sen, minkälaisia kehitysaskelia voidaan ottaa lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

Esimerkiksi paljon puhutut tekoäly ja koneoppiminen (ja niiden mahdollistamat dataan perustuvat ennusteet) ovat asioita, joiden hyödyntäminen vaatii korkean maturiteettitason kaikkien kyvykkyyksien osalta. Tuota maturiteettia ei kuitenkaan voida saavuttaa rakentamatta tukevaa perustaa.

Ensimmäinen askel kohti strategista tiedolla johtamista onkin organisaation maturiteetin arviointi, eli minkälaiseen tiedolla johtamiseen organisaatiolla on edellytykset tällä hetkellä. Tämän pohjalta voidaan kehittää yksilöllinen tiekartta, joka huomioi kaikki neljä keskeistä kyvykkyyttä ja niihin liittyvät kehitystoimenpiteet välitavoitteineen. Tiekartalle hahmotellaan tietysti myös konkreettiset tiedolla johtamisen käyttötapaukset ja niiden aikataulutus siltä osin kuin on mahdollista.

Korostamisen arvoinen asia on se, ettei pyrkimykseen johtaa tiedolla tule suhtautua projektina vaan toimintamallina. Kehitys on jatkuvaa ja ”paras saatavilla oleva tieto” elää kehityksen mukana.

Microsoft-pohjainen DataSight auttaa organisaatioita ottamaan ison harppauksen tiedolla johtamisen tiellä

Viime vuosina moni yritys onkin pistänyt tiedolla johtamisen perustuksia kuntoon ottamalla käyttöön esimerkiksi Microsoft Office 365 ja Dynamics 365 -tuoteperheen ERP- tai CRM-ratkaisuja sekä uudistamalla tiedonkäsittelyn prosesseja yhtenäisen data-alustan vaatimusten mukaisiksi.

Tämän lisäksi käytössä voi olla muita pilvipohjaisia tuotannonohjausratkaisuja tai liiketoimintasovelluksia, jotka synnyttävät tiedolla johtamisen kannalta hyödyllistä dataa. Tavoitteiden kannalta voi olla hyödyllistä seurata lisäksi ulkoisia datalähteitä, kuten sosiaalisia medioita.

Haasteeksi muodostuu tällöin useista lähteistä peräisin olevan datan yhdistely ja raportointi muodossa, joka tukee aidosti tiedolla johtamista.

Ratkaisuksi tähän haasteeseen Innofactor on kehittänyt DataSightin. DataSight on kustannustehokas paketoitu ratkaisu, joka ratkaisee sisäisten ja ulkoisten datalähteiden yhdistelyn haasteen Microsoft-ekosysteemissä toimivissa organisaatioissa ja jonka saa nopeasti käyttöön.

DataSightissa on valmiina keskeisimmät PowerBI-raportit eri funktioiden johdon tarpeisiin, ja se tarjoaa mahdollisuuden lähes reaaliaikaiseen analytiikkaan ja raportointiin 

• liiketoiminta-, myynti- ja markkinointijohdolle
• ylimmälle johdolle
• talousjohdolle
• HR-johdolle.

DataSight on myös tietohallintojohdon mieleen, sillä se perustuu Microsoft Azure-alustaan sekä PowerBI:hin, mikä tarkoittaa, että se on helppo liittää osaksi olemassa olevaa arkkitehtuuria tietoturvallisesti ja skaalautuvasti.

Innofactorin ja KPMG:n muistilista tiedolla johtamisen kehittämiseen

Ei pidä vähätellä sitä, miten suurista asioista tiedolla johtamisessa ja datakeskeisyydessä on kyse. Ne eivät ole enempää eikä vähempää kuin paradigman muutos, jonka vaikutukset ulottuvat liike-elämän ja jopa yhteiskunnan kaikkiin kerroksiin.

Se vaatii paljon, mutta mahdollistaa vielä enemmän. Tie tulevaisuuteen on auki, ja jo ensimmäiset askeleet voivat määrittää sen, onko matka tasaista kehitystä vai haparoivaa hoipertelua.

Kokosimme lyhyen muistilistan siitä, minkälaisia vaiheita ja asioita tiedolla johtamisen kehittämiseen liittyy. Lista ei toki ole kaiken kattava, sillä jokaisen organisaation matka on uniikki.

1. Tiedolla johtaminen on strateginen valinta, ja organisaation ylimmän johdon tulee omistaa se.
2. Tiedolla johtaminen ei kuitenkaan ole vain johdon asia, vaan se on kyettävä jalkauttamaan läpi koko organisaation – siltä osin kuin se on liiketoiminnallisesti perusteltua.
3. Tiedolla johtamiseen vaaditaan aina neljää kyvykkyyttä, oli kyse isoista linjoista tai yksittäisistä käyttötapauksista: laadukasta dataa, toimivat prosessit, liiketoiminnallisen tarkoituksen mukaista teknologiaa ja datasuuntautuneita ihmisiä.
4. Microsoft-ekosysteemin ja ratkaisualustan toimintaympäristökseen valinneella organisaatiolla on hyvät valmiudet kehittää tiedolla johtamista lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä.
5. Innofactorin kehittämä DataSight tarjoaa monipuolisen ja kustannustehokkaan ratkaisun lähes reaaliaikaiseen deskriptiiviseen raportointiin, jolla voidaan ratkaista useita tiedolla johtamisen käyttötapauksia yrityksen eri funktioissa.

Innofactor ja KPMG järjestivät yhteisen webinaarin tiedolla johtamisesta 27.5.2021. Webinaarissa pureudumme syvemmin tiedolla johtamiseen ja datalähtöiseen liiketoiminnan transformaatioon sekä kerromme ratkaisuista moniin konkreettisiin käyttötapauksiin.

Voit tilata webinaaritallenteen täältä!

Jan Nyström
Director, Head of Data & Analytics
KPMG Suomi

Jan vastaa KPMG:llä dataan ja analytiikkaan liittyvistä palveluista ja niiden kehittämisestä. Hänellä on yli 15 vuoden kokemus analytiikan hyödyntämisestä eri liiketoimintatarpeisiin sekä laajamittainen osaaminen eri ohjelmistoratkaisuista ja analyysi- ja ennustemenetelmistä, joita liiketoiminnan kehittämisessä sekä tuottavuuden ja kannattavuuden parantamisessa voidaan hyödyntää. Toimialakokemusta Janilla on erityisesti kuluttajatuotteiden ja kaupan alalta sekä teollisuudesta, kuljetussektorilta, media-alalta, lääketeollisuudesta ja palveluliiketoiminnasta.

Ville Vakkilainen
Business Area Lead
Innofactor

Ville on työskennellyt Microsoftin kumppaniverkoston parissa yli 15 vuotta ja IT-alalla yhteensä jo yli 25 vuotta. Hän tekee tiivistä yhteistyötä Microsoftin kanssa niin Suomessa kuin globaalisti ja nauttii kumppanisuhteiden kehittämisestä eri osapuolien kanssa. Ville haluaa auttaa organisaatioita digitalisoimaan prosessejaan erilaisten työkalujen avulla, ja hänen mottonsa nopeasti muuttuvassa digitaalisessa maailmassa on: älä koskaan lakkaa oppimasta.