<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Työtapojen muutosta ei voi ulkoistaa

27.9.2017

Liian usein kuvitellaan, että uusien toimistotyökalujen käyttöönotto sujuu joko itsestään ilman sen kummempia ponnistuksia tai ulkoistamalla työ kokonaan konsulteille.

Ensimmäisessä vaihtoehdossa eletään siinä harhaluulossa, että työntekijät osaavat ja haluavat uudet työkalut käyttöön automaattisesti, kun ne heille tarjoillaan tai heitä käsketään niitä käyttää.

”Kyllä meidän työntekijät käyttävät uusia ohjelmia. Tiedote intrassa ja pari luokkakoulutusta riittävät.”

Toisessa ääripäässä kuvitellaan, että on olemassa joku yleismaailmallinen tapa käyttää työkaluja ja ulkopuolinen konsulttikaarti voi näyttävällä lanseerauksella ja kertaluontoisella koulutussarjalla opettaa tämän tavan käyttäjille.

”Älä kysy meiltä, miten me käytetään uusia työkaluja! Sinähän se konsultti olet, sinun pitää se meille kertoa!”

Meillä ei nyt ole irrottaa tähän tällä aikataululla omaa resurssia, mutta tule sinä vetämään meille tämä muutosprojekti.”

Molemmissa tapauksissa ongelmana on, ettei organisaatio itse mieti, miten meillä näitä työkaluja käytettäisiin, miten niillä ratkottaisiin meidän haasteita. Jotta uudet työkalut tuovat käyttäjille ja liiketoiminnalle hyötyä, pitää yrityksen tai yhteisön saada oma väki miettimään ja näkemään uusien työkalujen hyöty juuri siinä omassa jokapäiväisessä työssä. Ilman hyötyä työkalut jäävät käyttämättä. (Lue myös aiempi kirjoitukseni intran hyödyistä.)

Vaikka konsulttina on kiva ajatella, että tuostapa irtoaisi leipää mukavasti, niin en kannusta yrityksiä tai yhteisöjä ulkoistamaan muutosta oman talon ulkopuolelle. Pätevä konsulttikaarti kyllä määrittelee ja toteuttaa, ohjaa ja opastaa. Mutta siinä vaiheessa, kun viimeinen konsultti sulkee oven takanaan, pysähtyy muutos ja pikkuhiljaa mukava pöhinä vaihtuu vetäytymiseksi taaksepäin.

Omat osaajat hyödyntämisen moottorina

Ihanteellisin tilanne kehityksen jatkuvuuden kannalta on, jos organisaatio valmentaa omasta joukostaan tietyn syväosaajien ja edelläkävijöiden joukon, joka on mukana käyttöönottoprojektin ensimmäisestä päivästä lähtien. He vievät asioita eteenpäin myös konsulttilegioonan poistuttua.

Vaikka sekä projektin aikana että suuren launch-päivän jälkeen käytettäisiinkin konsulttien osaamista ja tukea, ovat oman organisaation osaajat avainasemassa palvelujen hyödyntämisessä. Ainoastaan heidän avullaan saadaan organisaation todelliset arkipäivän haasteet nostettua esiin ja jalostettua ratkaisuiksi. Organisaation omat työntekijät ovat riittävän lähellä arkipäivän tavoitteita ja ongelmia, jotka vaativat ratkaisuja.

He ovat myös avainhenkilöitä eri työkalujen käyttöönotossa, sillä heidän sanaansa eri välineiden hyödyistä on helpompi uskoa. Kun apu on tarpeen, on arkipäivän tohinoissa oman työporukan osaajien puoleen myös helpompi kääntyä. Kiireessä tuntuu vaikealta lähteä etsimään intrassa olevia videoita tai pikaohjeita eikä konsultin tarjoama koulutuskaan ehdi siihen hätään avuksi.

Syväosaajia kannattaa kouluttaa organisaation kaikista yksiköistä, ei vain IT:stä ja viestinnästä. Jos saat koottua Office 365-palvelujen kehitysryhmän kaikista organisaatiosi toiminnoista, on sinulla hyvät mahdollisuudet saada järjestelmä palvelemaan aidosti niin myyntiä, HR:ää, viestintää, tuotantoa kuin niiden työntekijöitäkin.

Kumppani kaverina

Pilvipalveluilla on ihana tai hirveä tai hirveän ihana ominaisuus kehittyä koko ajan. Oikeasti se on hienoa, mutta aiheuttaa palvelua käyttäville organisaatioille ja niiden pää- kuin loppukäyttäjillekin harmaita hiuksia. Kuka ihmeessä pysyy kaikkien näiden palveluiden ja päivitysten perässä, että osaisi edes käyttää perusjuttuja, saati hyödyntää niiden hienouksia?

Harvalla yrityksellä tai yhteisöllä on resursseja palkata pilvipalveluiden ylläpitoon ja hyödyntämiseen päätoimista työntekijää. Useimmiten paras ratkaisu onkin tukeutua alan konsulttien ammattitaitoon. Yhteistyössä organisaation oma syväosaajien ryhmä ja päätyökseen palvelun kehitysjuoksua seuraava konsultti löytävät järjestelmistä ne mahdollisuudet, joilla pystytään ratkomaan yrityksen tavoitteiden ja työntekijöiden arkipäivän kannalta tärkeimpiä haasteita.

Aiheet: intranet, Office365



Sanna Keränen

Consultant, Digital Experience & Adoption

Sanna coaches our customers to recognize the benefits of deploying Office 365 and the work needed to realize these benefits. In her personal phone, she refuses to install any applications that don’t help her to manage the challenges of her life with three teenage children, a dog and a mobile job.