Uusilla työkaluilla ketteräksi yhdessä yössä

Modernin työn ytimessä on kollaboraatio, yhdessä työskentely: tiedon jakaminen, mielipiteiden kysyminen, näkemyksien pallottelu, keskustelu ajasta ja paikasta riippumatta sähköisillä foorumeilla.

Monelle meistä tämä on jo arkipäivää eikä monestikaan enää nosta tuskan hikeä otsalle. Mutta aika isolle osalle meistä tämä on vierasta, hankalaa ja jopa tuskallista.

Vaikka monesti asia halutaan esittää ja nähdä uusien työkalujen kuten Skypen, Teamsin, työtilojen tai Yammerin käyttöönottona, kyseessä onkin perusteellinen ajatustavan ja kulttuurin muutos. Eikä se tapahdu yhdessä yössä.

Yhdessä työskentely edellyttää asioiden jakamista ja altistamista muiden mielipiteille jo keskeneräisenä.

Muistan selvästi, miltä tuntui ensimmäisen kerran heittää valmisteltava asia kommentoitavaksi Yammeriin. Tunnustan, kyllä ne ensimmäiset kommentit tuntuivat arvostelulta ja harmitti, kun en ollut huomannut kaikkea etukäteen ja näin oman työn keskeneräisyyden. Harva meistä on immuuni epäonnistumisen pelolle.

Kuinka kauan menee ennen kuin alamme ymmärtää, ettei meidän tarvitsekaan olla täydellisiä, eikä valmisteltavan työn tarvitse olla erinomainen. Yhdessä meillä on mahdollisuus saavuttaa paljon enemmän kuin herra-tietää-kuinka-kauan yksin pähkäillessä.

Oman työn avaaminen kommentointia ja yhteistä työstämistä varten vaatii luottamusta.

Jos pelkäämme kasvojen menettämistä, naljailua tai seuraavien yt-neuvottelujen listaa, pidämme mieluummin epätäydellisyytemme piilossa.

Mikäli tunnemme olevamme turvassa omassa tiimissämme tai työpaikallamme, uskallamme heittää keskeneräisiä ja jopa hulluja ajatuksia ilmaan, ja niistä voi syntyä aina jotain uutta.

Jos vain uskallamme avata suumme ja ihmetellä työpaikan keskustelukanavalla esimerkiksi vuosi vuoden jälkeen asiakaspalvelua hiertänyttä talon tapaa, voimme käynnistää keskustelun, jossa ruohonjuuritason näkemys voi lopulta johtaa asiasta vastaavien kehittäjien heräämiseen ja käytännön muuttumiseen.

Ilmiö kulkee HR-piireissä käsitteellä henkilöstön sitoutuminen ja työn mielekkyys. Monesti henkilöstön sitoutuminen ymmärretään esimerkiksi intrahankkeissa tavoitteena saada työntekijät lukemaan yhtiötä koskevia uutisia ja toimimaan ohjeissa määriteltyjen tapojen mukaisesti. Me haluaisimme kuitenkin ajatella sitoutumisen uusia ikkunoita avaavaa voimaa. Sitoutunut ihminen on valmis osallistumaan, antamaan työhönsä ja työnantajansa käyttöön enemmän kuin mitä työnantaja monesti edes ymmärtää odottaa.

Mutta sitoutuneisuus ei synny tyhjästä.

Luottamuksen päälle rakentuu uskallus tuoda esille omia havaintoja ja ideoita asioiden kehittämiseksi ja, ongelmien ratkaisemiseksi. Suun avaaminen ja halu parantaa toimintaa on ensimmäinen oire työntekijän sitoutumisesta.

Jotta työntekijän sitoutuminen syvenisi työnantajien haluamiin mittoihin, vaaditaan sitoutumista puolin toisin. Englanninkieliset johtamisoppaat puhuvat käsitteestä ”Executive engagement”. Ensimmäisen kerran käsitteen kuultuani mietin, mitä se lopulta tarkoittaakaan. Kyllähän useimmat johtajat ovat sitoutuneita yritykseensä ja sen tavoitteisiin kasvusta, tekevät työtä ympäri vuorokauden ja lomillakin.

Tässä yhteydessä käsite pitäisi ymmärtää enemmän sitoutumisena henkilökuntaan: sen kuunteluun ja arvostukseen.

Yhdessä työskennellessä tämä näkyy siinä, että johto tuo ratkaistavat asiat esille jo ennen päätöksentekoa. Johto kysyy henkilöstön mielipidettä samalla arvostaen ja hyödyntäen sitä ja lopulta perustelee tekemänsä päätöksen: miksi näin päätettiin ja miksi kaikkia näkökulmia ei voitu ottaa huomioon.

Kun työntekijä kokee, että häntä kuunnellaan ja hänen näkemystään arvostetaan, on hän osallistumisen lisäksi valmis myös kuuntelemaan, mitä hänelle sanotaan, ohjeistetaan ja perustellaan. Kuultu ja arvostettu työntekijä myös sitoutuu tehtyihin päätöksiin paremmin kuin työntekijä, jolle vain tiedotetaan tehdystä päätöksestä ylhäältä alaspäin.

Pikkuhiljaa johdon ja henkilökunnan välille voi alkaa muodostua uudenlainen, avoin ja luottamuksellinen suhde, jossa molemmilla osapuolilla on kaksi korvaa ja yksi suu.

Molemminpuolisella sitoutumisella saavutetaan ketteryyden kehä, jossa organisaatio tekee parempia, todellisuuteen, asiakaskokemukseen ja työntekijöiden näkemykseen perustuvia päätöksiä nopeammin. Toisin sanoen yritys onnistuu parantamaan ketteryyttään, vastaamaan asiakastarpeeseen paremmin ja lopulta menestymään kiristyvässä kilpailussa asiakkaista ja työntekijöistä.