Slik flyttet Ullensaker kommune «alt» til skyen

Endringsdyktighet har vært svaret på hvordan bekjempe kommunale utfordringer der kostnader stiger raskere enn inntekter. Ullensaker kommunes historie handler om politisk handlekraft, samhandling, tjenesteinnovasjon, og teknisk nybrottsarbeid.

 Lars Einar Elstad har basert karrieren sin på å lage samspill mellom mennesker og teknologi i offentlig sektor. Som ansvarlig for innovasjon og digitalisering har han ledet hjemkommunen Ullensaker gjennom en stor endring. Ønsket har vært at midler og ressurser i større grad kan brukes til å skape bedre, og mer robuste tjenester for innbyggerne.

— Jeg liker det samfunnsoppdraget som en kommune representerer, og den spennende kompleksiteten, sier han.

Elstad har lang erfaring med både tjenesteutvikling i et interkommunalt selskap, og fra en konsulentorganisasjon som jobbet mye opp mot offentlig sektor.

Ullensaker kommune presenterer denne historien i et webinar. Les mer og få tilgang her

En politisk forankret satsning på innovasjon

Han startet i kommunen i 2018 i en prosjektstilling opprettet for å sikre at kommunen jobbet enda mer strategisk med digitalisering og innovasjon.

— Ullensaker kommune har vokst raskt i takt med utbyggingen av flyplassen på Gardermoen. Kostnadene har steget raskere enn inntektene. Det var forlokkende å få lov til å være med og gjøre en forskjell i egen kommune, sier han.

Primus motor for satsningen på innovasjon var kommunedirektøren, som hadde ideene og sikret bred politisk forankring. Det ble satt av midler til en satsning i fire år på innovasjon og digitalisering, og det ble opprettet en egen enhet.

— Vi skulle se på hvilke muligheter som ligger i det å tenke annerledes og legge til rette for smartere arbeidsformer. Her var det særlig viktig å vurdere hvordan teknologi kunne brukes til å effektivisere prosesser, og forbedre kvaliteten på alle funksjoner og oppgaver i alle sektorer i kommunen, sier han.

Inntil 25 prosent av budsjettet brukes bedre

Elstad var første mann inn i den nye avdelingen. Tre år etter teller enheten 19 personer, deriblant alle som jobber med IT—tjenester.

— Jobben startet med å legge strategier for hvordan vi skulle jobbe basert på føringene i kommuneplanen. I prosessen har vi hentet hjem driften av eget IT fra et interkommunalt selskap, sier han.

Den endringen har ført til at midlene til IT brukes nå langt bedre.

— I beslutningsgrunnlaget estimerte vi en besparelse på 20-25 prosent. Det ser ut til å treffe rimelig bra. De pengene brukes nå på å skape bedre tjenester for ansatte og innbyggere.

Enheten er delt i satsninger i det som nå heter Enhet for innovasjon og digitalisering. Det som tidligere ville hett IT—avdelingen er nå Digitale tjenester. Den andre er en strategisk rådgivningsenhet.

— De jobber med effektiviseringsprosesser, der vi har med oss rådgivningstankesettet fra privat sektor, sier han.

Dette kan du høre mer om i et webinar. Les mer og meld deg på her

Har ansatt tjenestedesignere og digitaliseringsrådgivere

Elstad har særlig ønsket å ansette de med ferdigheter i grenseskillet mellom teknologi og mennesker: Erfaring med å jobbe med prosesser, tjenesteutvikling og innovasjonsprosjekter.

— Det første vi så etter var tjenestedesignere og digitaliseringsrådgivere. Vi ønsket de som tenkte litt annerledes, og som hadde relativt sett bred kompetanse. Etter hvert søkte vi mer IT—spesifikk kompetanse, for å få hele spekteret. Rekruttering har tatt mye tid, og jeg er veldig fornøyd med de vi har klart å ansette, sier Elstad.

Tjenesteinnovasjon har som nevnt vært et viktig stikkord.

— Målet har vært å skape bærekraftige tjenester gjennom varme menneskemøter og smart bruk av teknologi. Vi har ønsket at de ansatte kan jobbe med den nyeste teknologien for å skape tjenestene som gjør at vi kan løse vårt samfunnsoppdrag best mulig, sier han.

Tre bærebjelker i strategien for tjenesteinnovasjon

Et viktig virkemiddel i arbeidet har vært en egen innovasjonslab, der kommunen hentet inspirasjon fra Bergen.

— Alle initiativ skal gå gjennom det vi har kalt Innolab Ullensaker. Konseptet handler om workshop-metodikk, der vi involverer brukergruppene. Det kan være alt fra ungdom, foreldre, kulturarbeidere, politikere, og ansatte i kommunen. Ved å kjøre slike workshops får vi raskere avdekket behovene som gjør det enklere å komme frem til de gode løsningene. At vi har vært smarte i hvordan vi jobber med innovasjon har vært et suksesskriterium, sier han.

Satsningsområdene i strategien for tjenesteinnovasjon har vært pilarene:

• Innbygger som ressurs: Samhandling om tjenester av god kvalitet, som er tilgjengelige når brukeren har behov for dem. Stikkord: Behovsbasert, selvbetjening, og utvikling i samarbeid med innbyggere og eksterne aktører.
• Lærende organisasjon: Sikre at ansatte og ledere i kommunen har riktig innstilling, verktøy og kompetanse for utvikling av tidsriktige tjenester. Stikkord: Kompetanseutvikling, endringsdyktighet, gjennomføringskraft, transparent og innsiktsbasert styring og ledelse.
• Mennesker og teknologi: Eksperimentering og implementering av ny teknologi for å utvikle nye tjenester og forretningsmodeller. Stikkord: Bruke ny teknologi for å skape smarte og brukerorienterte løsninger, og gode implementeringsprosesser med fokus på brukeradopsjon.

For å ha en rettesnor ble det i en tidlig fase lagd et kundeløfte for hva innovasjon og digitalisering skulle være for kommunen. Det ble formulert til «vi skal bistå organisasjonen med kompetanse og inspirasjon, for å utvikle nyttige og kostnadseffektive tjenester gjennom helhetlig og effektiv samhandling mellom mennesker, prosesser og teknologi.»

— Vi bruker enklere formuleringer når vi skal kommunisere det ut, legger han til.

Vil du vite mer? Meld deg på webinar her

Fanget i sitt eget byråkrati

30. juni 2021 forlot Ullensaker en driftsavtale med et IKS som de i sin tid hadde vært med på å opprette, og der kommunen også var største kunde. Prosessen for å komme dit var lang og omstendelig, og tok 2,5 år.

— Det startet med et kommunestyrevedtak der vi fikk i mandat å svare på hva uttreden av driftsavtalen ville innebære. Det lå i kortene at det var en misnøye, sier Elstad

Arbeidet startet med en konsekvensutredning som gikk i dybden der de særlig så på mulighetsrommet fremover. Kommunen samarbeidet med eksperter i KMPG.

— Vi ønsket større kontroll over de strategiske prioriteringene, administrativt og politisk. Vi opplevde at vi satt i en situasjon der vi måtte ta hensyn til alle de andre kommunene og der styringsmodellene var tunge, og beslutningsveiene for lange. Våre behov ble ikke i tilstrekkelig grad hørt og vi fanget i vårt eget byråkrati, sier han og sier at målet var i hovedsak gevinster knyttet til:

• Kontroll over strategisk retning og prioriteringer
• Kontroll over egen utvikling
• Økt innovasjonstakt
• Fleksibilitet og skalerbarhet
• Kontroll over sikkerhetsnivåer og personvern
• Systemkompetanse og støtte i virksomhetene, enklere IKT—support
• Kostnadseffektivitet

Må ha kontroll i eget hus

Elstad presiserer at tidligere leverandør samlet sett gjorde en god jobb, men at det var viktig å etablere tjenester som var mer fleksible, der kommunen hadde større kontroll på egen utvikling.  

— For å jobbe smartere måtte vi flytte teknologien fra IT sitt ståsted til organisasjonens reelle behov. Skal vi klare å jobbe med innovasjon og utvikling så må vi ha kompetanse i egne system for å forstå hvor vi kan sette inn tiltak som kan ha umiddelbar effekt.

Prosessen var tett forankret i formannskapet, politisk og i administrasjonen. En teknologi- og samhandlingsmodell gjorde rede for alt som skulle til for å skape suksess fra endringen.

— Det var viktig at konklusjonen var uomtvistelig siden vår uttreden fra driftsavtalen berørte politiske prosesser i vår region. For de andre kommunene ville vår beslutning gi de større kostnader fordi vi var den største kunden i driftsselskapet. Vi var derfor grundige i vurderingene, sier han.

Første kommune til å lage sin egen sky

I prosessen lagde Ullensaker kommune sin egen strategi for tjenesteutsetting der hele datasenteret skulle flyttes ut i en offentlig sky, og alt skulle kjøpes inn som tjenester.

— Så vidt jeg vet er vi den første og kanskje eneste kommunen som har gått så langt, og så raskt. Vi har flytta absolutt alt og har ikke en eneste server lenger, sier han.

Alle kommunens tjenester er nå i skyen til Microsoft på norsk jord, med et backup—senter i Amsterdam. Alt av gamle tjenester og programvare er løftet over i Microsoft Azure, og det resterende ligger hos de ulike tilbyderne av spesialprogramvare.

—Vi var veldig opptatt av fleksibiliteten vi kunne få gjennom en offentlig sky. Vi kan nå styre kapasitet i sanntid, og betaler kun for det vi bruker. Vi har også direkte tilgang til den seneste teknologien, og sikkerheten er alltid oppdatert, sier Elstad

Har frigjort penger til innovasjon

Han fremhever at den nye driftsmodellen er prisgunstig, og at kommunen har kunnet flytte midler fra IT-drift til innovasjon.

— Vi får en veldig slank organisasjon og trenger ikke lenger alle spesialistene på teknisk drift fordi infrastrukturen er enklere. Vi kan heller investere i innovasjon ute i de ulike tjenesteområdene, ser han.

Avdelingen er strategisk representert i alle ledergrupper på alle nivåer, og Elstad sitter i kommunens ledergruppe. De har dermed pulsen på det meste som skjer.

— Dermed kan vi enklere fange opp, og følge opp viktige ting. Målet er at behovene og ønskene skal komme fra linja. Jo mer vi viser at vi jobber mot felles mål, desto lettere er det å gjennomføre, sier han.

Ullensaker—mentalitet

Elstad mener han har en modig ledelse i kommunen som har gjort så store brudd med det tradisjonelle.

— Det handler om mentaliteten i kommunen. Vi ønsker å gjennomføre endringene og tar utfordringer på strak arm. Siden utbyggingen av flyplassen startet har antallet innbyggere gått fra 20 000 innbyggere i 2000, til 41 000 innbyggere i 2022. Det er en vanvittig vekst for en kommune.

Like viktig er selve paradigmeskiftet innen informasjonsteknologi der makten over verktøyene har flyttet seg fra manuelle prosesser i serverrommet i kjelleren, til kritiske arbeidsverktøy som er smurt utover organisasjonen.

— Jeg opplever at ledelsen i kommunen er veldig fornøyd med hva vi har levert, og med den nye fleksibilitet og mulighetene som nå er tilgjengelige for oss.

Får mye oppmerksomhet fra andre kommuner

Elstad deler villig erfaringer med andre kommuner. Han sier at de får mange henvendelser fra både små og store kommuner som står i det samme dilemmaet som Ullensaker har løst.

— Mange sliter litt med å ta det samme store løftet som oss fordi de føler at de er inne i større investeringsløp som de må følge helt ut. Jeg opplever at flere ønsker at de, som oss, hadde en helt ny og moderne infrastruktur.

For å få fortgang i tilsvarende prosesser mener han det må etableres en «brennende plattform tankegang» og knytte det opp det opp mot kommunens overordnede strategi.

— Vi etablerte en strategi for tjenesteinnovasjon, som vi knytta opp i kommuneplanen. Planene må forankres på et høyt nivå, og IT skal jobbe med å skape bedre tjenester for innbyggerne. Det er det viktigste, sier han.

Tørre å gå til den offentlige skyen

Elstad mener kommuner må tørre å se til de offentlige skyløsningene som både er fleksible og skalerbare, og med et høyere sikkerhetsnivå enn kommunen klarer å etablere selv.

— Vi har nok vært litt tøffe og kastet oss ut i det, men har aldri opplevd det som en risiko. Vi har hatt en klar visjon om hvor vi skulle, og har turt å jobbe agilt med alle prosjektplaner. Vi hadde en dato der vi skulle være ute av tidligere driftsavtale, og da var det ingen vei tilbake.

Derfor har avdelingen kjørt på med tøffe tidsfrister, og prioritert kommunikasjon underveis.

— Vi har prøvd å være gode på å dele informasjon for å skape en bred forståelse for hvorfor vi har valgt som vi har valgt. Vi har særlig prioritert å forklare hvorfor gresset er grønnere i den offentlige skyen, forteller han.

Meld deg på webinar der Elstad forteller mer

Ansatte merker store forskjeller

Alle ansatte i kommunen har fått nye PC—er, og maskinene leies. Samtlige har fått installert Microsoft Teams, og alle programmer er tilgjengelig via nettleseren.

— Vi har fjernet alle filområder. Alle filer og dokumenter ligger nå i Sharepoint og Teams. Det løfter mobiliteten og fleksibiliteten til et nytt nivå, og vi har lagt til rette for veldig god sikkerhet med tofaktor—autentisering gjennom app og i form av fingeravtrykk-lesere. Borte er også den tradisjonelle to—sone arkitekturen som har vært utbredt i kommunene.

— Hver ansatt får nå levert sin brukerflate som er tilpasset den enkelte, med den sikkerheten påkrevd for oppgavene de skal løse. Vi opplever at de ansatte er veldig fornøyde.

De som tidligere jobbet i sikker sone slipper å kaste bort flere timer hver uke til pålogging inn og ut av fagsystemene.

Det gamle IP—telefonisystemet er erstattet med mobiler og tjenesten «sentralbord i lomma» for alle ansatte. Fibernettet i bakken er erstattet med SD—wan teknologi som i korte trekk innebærer at nettverkslaget er virtualisert.

— Hver lokasjon har nå sin egen nettverksfiberlinje. 4G/5G—backuper på sentrale lokasjoner gjør at mobile linjer tar over dersom fiberlinjene går ned, sier han.

En virkelig endringsdyktig kommune

Elstad fremhever at organisasjonen og de ansatte i kommunen har vært gode på å håndtere endringer.

— Omstilling er blitt en så naturlig del av arbeidsdagen at endringsledelsesbegrepet forsvinner. Kollegene er ekstremt endringsdyktige, og de ønsker å være med. Det er utrolig gøy å se.

Som eksempel bruker han ekstremsituasjonen i form av at endringene ble gjennomført under pandemien.

IT-selskapet Innofactor, som har vært partneren inn i skyen, har bistått uten at prosjektgruppen møttes fysisk.

Flyttet alt på fire måneder

— Samarbeidet har fungert bra. Innofactor har dyktige konsulenter med teknisk tyngde. Vi har lært å samarbeide på nye måter, og det har vært en trygghet at de har hatt ressurser som har sittet tett på våre ulike prosesser i fagområdene.

— En suksessfaktor har vært at vi har hatt en veldig strukturert prosjektledelse på begge sider, slik at vi har kunnet gå i takt hele veien. Vi er fornøyde med samarbeidet, vi har stått sammen hele veien, og til tider døgnet rundt når det har krevdes, sier han.

Flyttingen til den offentlige skyen for arbeidsflatene til 3000 ansatte og 5500 elever ble gjort i tidsrommet februar til juni 2021.

Tekniske eksperter fra IT—selskapet Sicra bisto med å løfte de tunge fagapplikasjonene i Citrix—miljøet.

— Sicra har satt opp et nytt miljø for den fagsystemene i Microsoft Azure. Det har vært teknisk krevende, og ikke noe som mange har gjort før oss.

Bra også for klimaregnskapet

Det er et understatement å si at Elstad er fornøyd med hva hans organisasjon har levert på.

 — Det er gøy å ha lykkes, og nesten litt surrealistisk å se tilbake på. Det har vært stort og altoppslukende, og mange fryktet at vi var i overkant ambisiøse. Det hadde de nok litt rett i fordi vi hadde jo ikke en organisasjon først, og måtte bygge det underveis. Vi har vært avhengige av holdningen om at «dette klarer vi sammen», også ut mot leverandørene som Innofactor som på mange måter har fungert som vår IT—avdeling gjennom hele prosessen.

 Han presiserer at de fortsatt har noen små innkjøringsutfordringer og ikke alt er på plass ennå, men i den store sammenhengen er dagene på brukerstøtte svært rolige.

 — Ting fungerer veldig bra, og vi får knapt noen henvendelser og utfordringer vi må løse.

 Elstad er også glad for hvordan prosjektet har vært gunstig for kommunens klimafotavtrykk.

 — Vi har avhendet store mengder gammelt utstyr på den mest miljøriktige måten, og har heller ikke lenger noen servere som bruker strøm. Vi har ingen kabler i veggen og det brukes trådløse linjer på alle 48 lokasjoner. Det har vært en enormt givende ryddejobb.

Vil du høre mer? Påmelding til webinar her

Kontakt oss gjerne vd ønsker om mer informasjon.

Telefon: 930 11 049 eller på kommune@innofactor.com

Eller ved å benytte vårt Kontaktskjema