<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

10 Frågor du borde ställa om CRM-system

Försäljning och marknadsföring är två områden som utvecklats otroligt mycket de senaste 10 – 20 åren. Inte minst CRM-systemen. Vinsterna från ett bra implementerat CRM-system kan bli stora; ökad säljeffektivitet, bättre kontroll och styrning och i slutändan mer försäljning. Men att köpa eller byta CRM-system är en viktig investering och det är inte alltid det blir som du har tänkt. Därför är det av största vikt att göra ett bra val och ett genomtänkt införande.  


 Teknikutvecklingen ger många möjligheter när det gäller CRM-system. Det innebär också att du kan behöva tänka annorlunda än tidigare vad gäller införandet av ett CRM-system. 

Här är svar på några vanliga frågor om CRM-system och på frågor som du borde ställa. 

 

1.Hur ska vi tänka kring ny teknik – vad funkar och vad är barabuzz words?  

Det finns väldigt bra teknik som kan spara tid och effektivisera säljarbetet. Men det är viktigt  att vara konkret med vad man vill uppnå. Teknik är extra lämpligt i början av säljprocessen – för att skapa leads, och i slutet – för att skicka offerter och avtal. Det är två tydliga punkter där du kan lägga ny teknik och vara säker på att det ger effekt 

 

2.Hur ska vi tänka när vi väljer CRM-system?

Köp något som passar din organisation, inte för stort, inte för litet.  

Enmansbolag klarar sig ofta med de enklaste lösningarna som de kan komma igång med snabbt  

Relativt tidigt i ett företags utveckling brukar det dock uppkomma behov av vissa funktioner och av att koppla ihop system. En trend är att de stora traditionella plattformarna, som Microsoft Dynamics, utvecklas för att kunna serva även små och mellanstora företag. På så sätt kan mindre företag dra nytta av teknik som tidigare bara var förunnat stora bolag 

Större bolag vill ofta kunna stödja inte bara försäljningen utan även leverans, kundservice och marknad. De har också större krav på säkerhet och anpassningarDå behövs någon av de mer avancerade plattformarna som kan erbjuda annat affärsstöd vid sidan av säljstödet. 

Det är en fördel att känna igen sig i leverantören och känna igen sig i systemet. Många företag och organisationer som redan har Microsofts olika lösningar väljer exempelvis Dynamics för att enkelt få ihop CRM:et med till exempel Outlook och Teams. 

Så ta hänsyn till var ni är och vart ni vill och lägg ut en plan för vad ni ska uppnå inom en 3-årsperiod. 

 

3.Vem ska äga CRM-systemet – IT eller verksamheten?

Verksamheten! Om CRM-systemet är en säljlösning så ska säljavdelningen äga lösningen och säljchefen ha en central roll i projektet, från upphandling till införande och vidareutveckling. 

Då får ni ett verksamhetsnära system och kan hitta funktioner och smarta arbetssätt som gör att det ger verklig nytta för säljarna. 

 

4.Vad är viktigt att tänka på när jag upphandlar ett CRM-system? 

Ta ansvar för det du köper och se till att ni bygger er egen kompetens, så att ni kan ändra och justera själva och inte blir helt beroende av ett konsultbolag. 

Se till att du tar in rätt resurser i implementeringsprojektet och att du frigör tid för projektet för dessa personer. Se också till att ta med dig rutiner in i projektet och vänta inte för länge med att börja använda systemet eller med att coacha och följa upp.  

Sist men inte minst, ställ rätt krav på leverantören. Be att få tekniska råd men också råd för hur ni kan jobba smartare med CRM-systemet som passar era nuvarande arbetssätt. 

 

5.Hur lyckas jag i beställarrollen?  

Se till att ha en kompetent rolluppsättning med rätt personer i teamet. Ta med representanter från de delar av organisationen som berörs av systemet och tillsätt rätt kompetens snarare än de som råkar ha tid. Du tjänar på att ha en erfaren projektledare. 

Sedan behöver du frigöra personerna ur annat arbete så att nyckelresurserna får en vettig allokering av sin tid.  

Det är viktigt att du som beställare är nära projektet så att det inte hamnar en konsult emellan som rapporterar, översätter och tolkar mellan er och leverantören. 

Säljchefen (som ofta är beställaren) behöver säkra att systemet matchar säljprocessen så att leveransen möter organisationens behov och förväntningar. Säljchefen bör också vara med i exempelvis utbildning och stå upp för systemet så att det anammas av organisationen.   

 

6.Vad ska du kräva av leverantören?

Numera vill kunder inte bara titta på systemet. Istället vill man ha mer råd och stöd av leverantören. Det finns en del fallgropar i införandet av CRM-system och du kan göra så mycket mer med ett CRM-system idag jämfört med tidigare. Många vill bli utmanade i sina arbetssätt. 

Därför bör du välja en motpart som verkligen förstår säljprocessen och inte bara är tekniskt kunnig. Leverantören bör kunna sätta sig in i hur ni arbetar idag och förslå en lösning som passar nuvarande arbetssätt men adderar sätt att jobba effektivare. 

En annan rimlig förväntan är att leverantören kan ge konkreta exempel som förklarar olika funktioner och buzzwords 

Leverantören bör också vara med hela vägen, helst med samma resurser som vid införsäljningen – tills att ni som kund fått effekt. 

 

7.Hur kan jag räkna hem investeringen? 

Det är ofta svårt att räkna övergripande på hur investeringen ska räknas hem. Många läser Gartnerrapporter och försöker räkna på hur mycket de kan öka försäljningen per säljare. Men man tar sällan ner beräkningarna i aktiviteter. 

Det är ofta bättre att börja underifrån och identifiera moment där ni kan spara tid eller öka hit-rate. Kan du till exempel ta bort moment som tar mycket tid för säljarnaHur mycket tid kan ni spara genom att automatisera manuella repetitiva uppgifter? Hur mycket kan hit-rate öka genom pingar och påminnelser?  

Sedan ska man aldrig luta sig tillbaka och tro att systemet fixar allt själv. Säljchefen bör definiera vad ett nytt system ska åstadkomma och veta hur organisationen ska använda det.  

Att använda ett system som stöd för effektiva processer, i kombination med coaching, kan ge en stort och snabb effekthemtagning. 

 

8.Hur kan jag snabbt få vinster från ett nytt CRM-system? 

Ett tips som direkt ger stor hävstång är att jobba med att öka hit rate på offerter. Titta på affärsstocken ni har i systemet och addera en enkel funktion som påminner och pingar när kunden fått sin offert.  

Om du har en säljare som har väldigt hög hit-rate, kopiera dennes process för de som inte har lika bra resultat. Tänk inte att systemet i sig ska göra jobbet utan kombinera systemet med de uppföljningsmöjligheter som finns och coacha! 

Microsoft fokuserar mycket på att skapa sammanhang så att du kan röra dig obehindrat mellan Outlook, Teams, mail och CRM. Du kan till exempel ta ett mail och konvertera till affärsmöjlighet eller skapa en affär inne i Teams.   

Friktionen minskar och säljarna frigör tid. Sedan kan du få andra synergier, till exempel att leveransorganisation (som jobbar i Teams) ger tips eller att ni ser vilken kommunikation som olika kontakter tagit del av. 
 

9.Hur får jag säljarna att använda CRM-systemet?

Försök att hitta smarta arbetssätt och flöden så att systemet verkligen underlättar vardagen för säljarna och orsakar minsta möjliga friktion. 

Hur ser säljarnas dagar ut? Hur börjar de, vad gör de under dagen och hur slutar deras dag? Delta i affärer, var operativ och se till att du själv skulle ha köpt in på att använda systemet. 

I Microsoft Dynamics kan du till exempel skapa enkla flöden mellan Outlook och CRM:et för att tracka in mail och möten automatiskt. Därmed reducerar du kraven på manuell inmatning av information. 

 

10.Hur förvaltar jag CRM-systemet?

Många går in i en mer långsam process efter att de infört ett nytt CRM-system. Man har en backlogg med små förbättringar som man betar av och de drivande aktörerna är inte längre med i projektet. 

En bra förvaltning bör istället ha en ”road map” på ledningsnivå och kraftfulla intressenter som driver den fortsatta utvecklingen. Det lönar sig att ta större steg för att nyttja potentialen i det nya systemet, till exempel att få in leveransorganisationen för att generera fler leads. 

 
Vill du få liknande tips om försäljning, CRM-system och molnlösningar som stödjer olika delar av din verksamhet gå med i Innofactornätverket 

Ämnen: CRM

17.6.2020


Ola Penneryd

Ola Penneryd har lång erfarenhet av Dynamics 365 for sales. Han har lång erfarenhet och gott om tips om effektiva arbetssätt i CRM-lösningar. Han delar gärna med sig av lärdomar från våra framångsrika projekt med kunder, bland annat Samhall - en organisation med 150 säljare.