Här på Innofactor har vi distansarbetat sedan mitten av mars. Självklart har vi – i egenskap av ett företag som arbetar för digitaliseringen av samhället – lyckats genomföra denna övergång relativt smidigt, men det har inneburit en omställning för oss alla. Med detta i åtanke frågade vi våra kollegor i Sverige, Norge, Finland och Danmark hur de hanterar att jobba hemifrån. Vi fick 377 svar och ur dessa har vi plockat fram 20 insikter. Vi hoppas att de kan göra ditt distansarbete både enklare och mer produktivt.
Om arbetsplatsen
1. Investera om du kan i en bra stol och ett bra skrivbord. Ergonomin är viktig för att du ska förbli produktiv och frisk.
2. Om du kan skapa ditt eget utrymme och exempelvis utrusta det med ett höj- och sänkbart skrivbord, persienner och en rejäl bildskärm så blir ditt liv mycket enklare.
3. Separata möss och tangentbord eller ytterligare skärmar kan också underlätta i arbetet.
4. Se till att du har en tillräckligt bra internetanslutning för videosamtal.
Om Möten
5. Lägg några timmar på att utbilda dig alla i de viktigaste funktionerna i Microsoft Teams. Du kommer att spara massor av tid och förmodligen också en del pinsamma ögonblick
6. Om du ska genomföra ett Teams-möte med fler än 4 deltagare kan det vara en bra idé att utnämna en moderator som ansvarar för dagordningen och organiserar punkterna på agendan. På så vis kan mötet genomföras på ett smidigare sätt.
7. För att kunna genomföra effektiva Teams-möten är det viktigare än någonsin att ha en dagordning och tydliga mål. Detta underlättas om varje deltagare får en avgränsad tid att förklara sin ståndpunkt.
8. Om du har hund kan det vara en bra idé att använda mobilhörlurar och kombinera mötet med en promenad med din fyrbenta vän. Naturen och den friska luften kan underlätta tankearbetet.
9. För att rädda den sociala komponenten i arbetslivet kan det vara en bra idé att träffa kollegorna varje dag över en Teams-fika.
10. Ett virtuellt lunchmöte med kollegorna är ett bra alternativ, för att prata om jobbet på ett mer socialt och avslappnat sätt.
Om planering
11. Se till att hålla din kalender uppdaterad, och se till att dina kollegor vet när du är tillgänglig. I dessa annorlunda tider har människor ofta oregelbundna arbetsrytmer.
12. Testa att arbeta i korta intensiva pass. Det kan vara svårare att fokusera när du distansarbetar på grund av alla distraktioner. Om du arbetar i intensiva pass på en timme och sedan tar en kort rast blir det lättare att helt fokusera på den aktuella uppgiften.
13. Skaffa dig en avslutningsritual. När du loggar ut på kvällen kan det vara bra med en specifik ritual för att varva ner och gå över till kvällsledigheten. Detta kan vara allt ifrån att skriva ned vad du gjort under dagen, planera (med penna och papper) vad du vill uppnå imorgon eller bara stänga ner din dator och snygga till ditt skrivbord.
14. Skapa och dela listor med de mest användbara apparna, presentationerna och webbföreläsningarna om distansarbete med dina kollegor. Denna kunskapssamling kan vara viktig för era gemensamma framgångar.
15. Ta många raster och kortad promenader. Det är lätt att tappa tidsuppfattningen när du jobbar i ditt eget hem.
16. Se till att du fortfarande tar en rejäl lunchrast, snarare än att småäta under dagen.
17. Se till att du skapar tydliga gränser mellan arbetstid och fritid. Det är lätt att blanda ihop dem när du distansarbetar.
18. Byt omgivning, vare sig det handlar om att gå från rum till rum eller sätta dig i en park. En av de stora fördelarna med distansarbete är friheten att kunna byta ”arbetsplats”.
19. Om du har barn i huset är det en bra idé att skapa tydlighet om när du jobbar och inte jobbar.
20. Kom ihåg att kollegor med barn måste hantera mer störningar och avbrott. Se därför till att vara förlåtande och förstående om Teams-mötet skulle få oinbjudna gäster.
Självklart är det i dessa exceptionella tider nödvändigt att förnya våra arbetssätt. Vi hoppas att dessa insikter kan hjälpa dig i anpassningen till vår nya verklighet. Lycka till!
