Human Resources |

4 sätt att ta kontroll över din HR masterdata

Den digitala utvecklingen hjälper många HR-avdelningar att utveckla sina processer för att stötta verksamheten ännu bättre. Med mer digitala och samordnade HR processer ökar också effektiviteten samtidigt som du får bättre kontroll på HR-arbetet. Att ta ett tydligt ägarskap och kontroll över företagets HR masterdata är en viktig start för att säkerställa hög kvalitet i digitaliseringsprocessen inom HR.

Många HR-chefer upplever att de har för lite tid över för mer strategiskt HR-arbete. Det kan handla om analys av personaldata för att se trender och behov i verksamheten eller mer fokus på organisations- och kompetensutveckling. Att arbeta mer proaktivt med att attrahera, behålla talanger och att stötta chefer och medarbetare är andra exempel.

Det kan vara lätt att fastna i tidskrävande administration och manuella uppgifter. Digitaliseringen inom HR kan hjälpa till att frigöra tid genom exempelvis:

Automatisering som minimerar manuella arbetsuppgifter och risk för fel vid till exempel uppdatering av personaldata
Bättre samordning och kontroll av HR masterdata för att minimera risker, öka kvaliteten i enlighet med GDPR
Automatiserade processer för on- och offboarding
Större överblick med digitala dashboards för att kunna agera snabbare och mer proaktivt
Ökad transparens och större medarbetarengagemang hos chefer och medarbetare med självbetjäning
Fler, mer välunderbyggda analyser och beslut baserade på datadrivna insikter och relevanta nyckeltal

HR masterdata – navet i ett personalsystem

Den digitala utvecklingen öppnar upp en helt ny värld av möjligheter. Men ibland kan det upplevas som utmaningarna tar över när det kommer till att implementera nya systemstöd inom HR. Då är det bra att vara medveten om att de allra flesta utmaningarna är direkt eller indirekt kopplade till hur information och personaldata lagras och hanteras:

Olika IT-system som inte är synkade gör det svårt att upprätthålla rutiner och kontroll då informationen kan skilja sig åt i olika system
Behov av att mata in samma information flera gånger i olika enskilda system
Information som är dåligt uppdaterad och därför inte går att lita på
Bristande säkerhet kopplat till hantering och lagring av personaldata

För att du ska lyckas med införandet att ett nytt HR-system är det därför viktigt att göra ett noggrant förarbete som utgår från hur personaldata ska uppdateras, hanteras och lagras i systemen så att grunden för alla HR-processer, din HR masterdata, blir korrekt.

Kroka arm med IT-avdelningen

HR-arbetet, och därmed också rollen som HR-chef, blir alltmer systemberoende, på gott och ont. Det handlar inte om att du måsta kunna tekniken. Det viktiga är att lära sig förstå möjligheterna med modern teknik ur ett HR-perspektiv för att kunna bli en bra kravställare. Den kunskapen får du enklast genom en nära dialog och samverkan med IT. Gemensamt blir det då enklare att se hela kartan och veta vilka HR-verktyg som passar bäst för verksamheten – både ur ett HR- och IT-perspektiv – och hur HR-verktygen ska integreras med övriga system i verksamheten.

IT-avdelningen är vana att upphandla och implementera system och har ett övergripande ansvar för verksamhetens IT-strategi, databearbetning och IT-säkerhet. Inom IT finns viktigt kompetensstöd och teknisk vägledning för dig som processägare inom HR. Det hjälper dig få ännu bättre kontroll över personaldata som hanteras i olika system i företaget.

Fyra steg till bättre kontroll över företagets personaldata

1. Öka din egen förståelse för data och uppskatta värdet

Det första steget är att skapa sig en bättre förståelse för vad data är. Förutom att det är en enorm källa för information är det bra att veta att det finns skillnader mellan det som brukas kallas strukturerad respektive ostrukturerad data. Med strukturerad data menar man vanligtvis data som organiseras på ett fördefinierat sätt i en databas, t ex personuppgifter, personalkategorier, anställningsvillkor. Ostrukturerad data kan däremot vara all möjlig typ av data som inte är organiserad eller kategoriserad, exempelvis bilder, e-post, ljudfiler etc.

Grunden i de HR- och Business Intelligence (BI) system som finns idag är strukturerad data, som på ett enkelt och beskrivande sätt omvandlas till värdefull information, i form av statistik, rapporter, tabeller, grafik etc. Allt i syfte att underlätta analys, olika simuleringar och fler datadrivna beslut. Det gäller inte minst inom HR. Ju mer du lär dig om hur HR-relaterad data skapas, var den lagras och hur den finns tillgänglig, desto bättre blir förutsättningarna för att kunna få fram rätt, värdeskapande information. Att öka förståelsen för hur du kan använda data i HR-arbetet är ett viktigt steg att ta på digitaliseringsresan.

2. Flera intressenter i verksamheten är beroende av personaldata

En annan viktig aspekt för att ta kontroll över personaldata är att kartlägga alla beroenden som finns relaterat till HR masterdata ute i organisationen. Personaldata må vara HR-avdelningens ansvar att äga, men det finns många andra intressenter och användningsområden som har behov av korrekt och uppdaterad information om personalen. För att få en bild av hur det ser ut i din verksamhet kan du börja med att ställa följande frågor:

Vilka verksamhetsprocesser förutom de vi har på HR behöver ha/har idag tillgång till HR masterdata?
Vilka avdelningar, chefer, rapporter etc. behöver data från HR?
Vilka system hanterar personaldata? Var i organisationen och i vilka system finns data som HR behöver?
Vilken typ av data har olika intressenter behov av? På vilket sätt och hur ofta?
Vilket/vilka system ska äga HR masterdata?

3. Enas om en tydlig Master för personaldata

En viktig del i arbetet med att rita kartan över var personaldata finns är att ta reda på vilka kopplingar som finns mellan HR-avdelningens system och andra verksamhetssystem. För varje specifikt data är det viktiga att det är en part som är Master, med tydligt ägarskap för hur standard och struktur sätts. För personaldata är det viktigt att informationen sprids i så få system som möjligt. Därför är det att rekommendera att HR-systemet är master för så stor del som möjligt av personaldata, eftersom det ofta är källan för att registrera personuppgifter. HR-systemet är dessutom särskilt anpassat för att hantera denna typ av data. Det måste självklart anpassas till och samordnas med de processer, system och behov som finns i din verksamhet. Det viktiga är att komma fram till en gemensam process där alla är med på vilket system som är master för vilken data och trygga med att ta emot den data de får från HR-systemet.

4. Vilken data är “need to have” och vad är “nice to have”?

Det fjärde steget mot att ta kontroll över personaldata är att balansera mängden och typen av personaldata som ni beslutar er för att lagra och hantera. Varje datapost innebär ett ansvar. I det ingår att skapa rutiner för att hålla informationen uppdaterad, kvalitetssäkrad, skyddad och möjlig att använda. Det här är särskilt viktigt eftersom det handlar om personuppgifter som HR ansvarar för och ska hanteras, lagras och rensas i enlighet med GDPR.

Vilket data är nödvändig för att HR ska kunna utföra sina åtaganden?
Vilka behov av personaldata finns i andra delar av verksamheten? Väg in olika användningsområden som rör medarbetare, chefer, organisation och externa parter.
Vilken data har ni behov av och lagligt stöd för att lagra? Hur länge ska dessa uppgifter sparas och vilka rutiner behöver vi införa för att radera data som inte längre behövs?
Hur säkerställer vi att data skyddas så att bara de som är behöriga kommer åt den?
Vilket data ser ni eventuellt värde i att hantera utöver det som är ”need to have”?

Genom att ta kontroll över HR masterdata ökar känslan av tryggheten i hela verksamheten. Att veta att man kan lita på den data som hanteras gör det också lättare att skapa kvalitetssäkrade, mer samordnade processer och arbetssätt som följer GDPR.

Ett HR-stöd som säkerställer korrekt och kontrollerad hantering av masterdata är avgörande för att kunna digitalisera och effektivisera sina HR-processer. Det är också viktigt för att HR ska bli en strategisk partner att räkna med i verksamheten.

Hur kvalitetssäkrar ni hanteringen av HR masterdata inom er verksamhet? På Innofactor hjälper vi företag att utnyttja möjligheterna med datadriven HR. För oss är HR masterdata en viktig grundstomme i det digitala HR-arbetet och i samarbetet IT och verksamhet. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att digitalisera HR-arbetet och ta kontroll över din personaldata. Läs mer om vårt erbjudande eller kontakta gärna oss i HR-teamet direkt.