Data kan nyttjas på många olika sätt för att få konkurrensfördelar och för att öka intern effektivitet. Tillgången till information ökar och blir för många organisationer en allt viktigare tillgång. Men det finns många utmaningar kopplade till hanteringen av data och kontaktinformation.  

Fackförbund, föreningar och andra medlemsorganisationer kan använda data för att bli mer relevanta mot sina medlemmar, för att effektivisera sin kommunikation och för att fatta bättre beslut för styrning och ledning. 

Ett annat skäl till att se över hanteringen av data är att undvika risken att bryta mot GDPR. Det är viktigt att medlemmar känner sig trygga med er hantering av deras uppgifter. Till exempel genom att ni bara använder uppgifter på sätt som medlemmar uttryckligen gett sitt samtycke till och att ni vidtar åtgärder för att skydda er data mot cyberattacker.  

Utmaningar med data  

Det finns emellertid en rad utmaningar med data. En förklaring är att det historiskt varit svårt att få ihop system och automatisera, varför hanteringen av data skett manuellt och i silos.  

Här är fem vanliga utmaningar kopplade till hanteringen av data: 

1. Viktig information saknas 

Många gånger saknas rutiner och verktyg för att kunna samla in den data som organisationen behöver. 

2. Information blir snabbt föråldrad 

Information ändras hela tiden varför ett medlemsregister snabbt blir föråldrat med dubblerad och felaktig kontaktinformation. Dessutom gör tidens gång att viss information inte bör behållas av lagstiftningsskäl. 

3. Informationen finns i flera olika system 

När samma information används av olika avdelningar och finns i olika system, många gånger i olika format, så uppstår flera problem. Informationen dupliceras, det är svårt att veta vilken information är rätt och arbetet att uppdatera data är tidskrävande.  

4. Synkronisering måste göras manuellt 

När information finns i olika system och dessa inte ”pratar med varandra” så finns informationen i isolerade öar. Data behöver uppdateras manuellt vilket brukar vara svårt att upprätthålla över tid varför den information man har, med tiden blir av allt sämre kvalitet. 
 

5. Ingen har ansvaret för data 

Hanteringen av data är ofta ett område som faller mellan stolarna. Data används tvärs organisationen och det är inte är självklart vem som bär ansvaret. 

Så här tar du kontroll över data 

Den goda nyheten är att det blivit allt enklare att hitta lösningar till ovanstående utmaningar. Idag kan du koppla ihop system, använda en central databas och automatiskt synkronisera data så att den alltid är uppdaterad på alla ställen den används.  

I den här PDF-guiden kan du läsa mer om data för medlemsorganisationer. Guiden inkluderar bland annat:  

• Hur data kan effektivisera medlemshantering, engagemang och värvning 
• Traditionella problem med data och nya sätt att hantera dem 
• 5 steg för att ta kontroll över er data  

Klicka här för att ladda ner: Ta kontroll över data för att sänka era kostnader och få fler medlemmar