CRM |

5 produktivitetshacks för säljfunktionen som vill använda Microsoft Teams och Dynamics 365

Teknik kan bidra till att ni säljer mer med mindre budget. Men många säljchefer erkänner att de inte har överblick över all ny teknik som dyker upp på marknaden. Här är några exempel på konkreta ”hacks” för hur ni kan använda Dynamics 365 och Microsoft Teams för att enklare nå målen.

Digitalisering och ny teknik är enligt en studie av Försäljningschefen en av de tre största utmaningarna för försäljningschefer idag.

Många säljchefer känner att de inte hänger med i teknikutvecklingen. Samtidigt har de krav på sig att förbättra kundupplevelsen, öka effektiviteten och sälja mer. 

Två sätt att möta kraven

Ny teknik kan bidra till att möta kraven, på två olika plan.

Genom att förbättra hela säljprocessen och göra den mer effektiv
Genom att göra mindre förbättringar av moment som görs många gånger

I andra bloggposter skriver vi om de stora dragen för hur säljchefer och ledningsgrupper kan förbättra sin säljprocess med ny teknik.

Här dyker vi ner i detaljerna och visar hur du kan använda teknik i praktiken för att spara tid och få ökad effekt.

En smidigare vardag med ”less friction”

Små hacks, applikationer och funktioner kan effektivisera i det lilla – och många små förbättringar ger stor effekt. Dels genom att ni sparar tid men också genom att ni gör rätt saker, inte missar detaljer och får bort distraktioner från säljarnas eller ledningens vardag.

Om ni använder Microsofts produkter finns stora möjligheter att få till smidiga arbetsflöden och minimera administrativa uppgifter. Ett av Microsofts ledord är ”less friction” som innebär att användaren ska kunna röra sig obehindrat mellan sina olika applikationer.

Det gäller bara att veta hur.

Här är fem sätt för hur ni kan använda Microsoft Teams och olika appar i kombination med Microsoft Dynamics 365 för mindre friktion i vardagen.

Hack #1: Skapa Teamsytor för kundprojekt automatiskt

Microsoft Teams är bra att använda som samarbetsyta för större opportunities och kundprojekt. Alla som arbetar med projektet får information, kan föra dialog och dela dokument.

Det finns dock en administrativ utmaning i att skapa dessa ytor varje gång. Du ska sätta upp teams, skapa dokumentmappar och bjuda in folk. En annan utmaning är att du inte kan ha hur många Teamsytor som helst utan att det blir rörigt.

Så här kan du lösa dilemmat och spara administrativ tid:

Tänk till på en informationsstruktur, när det ska finnas en Teamsyta och inte, vilka Teams som ska vara stående och vilka som ska vara projektbaserade. Det är till exempel bra att ha en stående Teamsyta för informationsdelning i hela säljkåren för att slippa hoppa mellan olika Teams.
Automatisera skapandet av mappar eller projektbaserade Teamsytor, genom att använda olika status i Microsoft Dynamics som trigger.

Det här gör du förslagsvis på olika nivåer, som exempel:

För varje kund – Skapa de gemensamma filmapparna automatiskt (på SharePoint eller OneDrive) så slipper du göra det manuellt varje gång.
För opportunities eller ordrar av en viss storlek (antal involverade personer, ordervärde eller liknande kriterier) – Skapa en Teamskanal automatiskt. Då slipper du skapa Teamsytan, lägga upp mappar och bjuda in folk.
För speciellt stora och viktiga konton – Skapa ett nytt Team automatiskt. Eller bestäm att det ska skapas ett internt Team och ett annat Team där ni samverkar med kundens kontaktpersoner.

Sammanfattningsvis består ”hacket” i att skapa automatiska samarbetsytor utifrån status och andra kriterier i Dynamics. På så sätt får du regler, struktur och ordning och reda. Du slipper manuell administration och slipper hoppa mellan system.

I den här videon får du en demonstration av ett annat sätt att samla allt på ett ställe. Tuulia visar hur du kopplar ihop Microsoft Dynamics 365 for Sales och Microsoft Teams för att kunna hantera alla dina säljopportunities från Teams.

Hack #2: Skapa halvautomatiska rutiner för att stärka relationen med kunder

Rutiner för hur ni tar hand om kunder bidrar till kundnöjdhet och förmågan att behålla kunder. Onboarding av nya kunder är ett klassiskt exempel.

I många fall behöver säljare och andra personer i din organisation göra saker personligen för att ta hand om kunderna. I dessa fall är det bra att ha en uttalad process för allt som ska ske, så att det görs på samma sätt varje gång och inget ramlar mellan stolarna.

Istället för att göra detta manuellt kan du automatisera processen så att aktiviteter pushas ut till de ansvariga personerna. En påminnelse att ringa någon, boka ett möte eller göra en uppgift kan dyka upp i Dynamics. I Teams har du en översikt med alla aktiviteter, nedbrutet per kategori eller person och status för vad som är klart.

Automatiseringen åstadkommer du med hjälp av:

Funktionen Playbook som finns i säljmodulen i Dynamics. Det är en container för olika aktiviteter där aktiviteterna kan skapas utifrån relativa datum. Till exempel att något ska ske innan ett visst datum eller 12 timmar efter att något annat skett.
Med Power Apps, Power Automate och Flow kan du sedan skapa automatiska workflows där serien av aktiviteter startar utifrån en eller flera triggers.

Detta ”hack” kan du använda i många olika situationer:

I onboarding av nya kunder – genom att skapa en serie av aktiviteter som välkomnar nya kunder och sätter upp strukturer för att driva kundprojektet effektivt.
För att behålla befintliga kunder – genom att skapa serie av aktiviteter som triggas av en händelse t.ex. att kunden byter huvudkontaktperson eller att en kund ger ett lågt omdöme i en kundundersökning.
Vid interna förändringar – genom att skapa en serie av aktiviteter som triggas av en intern händelse, t.ex. ett byte av säljare, och säkrar en bra överlämning.

I den här videon visar Carl ett exempel på hur du kan använda Playbooks i Dynamics 365 för att öka systematiken och kvaliteten i säljarbetet och för att minska avhopp.

Hack #3: Sätt upp godkännandeflöden för att öka tempot i säljprocessen

Hanteringen av offerter och avtal drar ofta ut på tiden. Säljarna behöver bevaka, påminna, skicka, ta emot och spara dokument.

Genom att sätta upp automatiska godkännandeflöden kan du minska administrationen och korta ned ledtiden för att få iväg offerter till kunder. Du ökar hastigheten i säljprocessen och sparar tid.

Så här kan ett flöde för internt godkännande av offerter se ut:

Säljaren har skrivit en offert och behöver få den godkänd av sin chef internt. Han eller hon lägger offerten i en viss mapp: ”Offerter för godkännande”.
När offerten läggs i mappen triggas ett attestflöde.
Chefen får en signal (via e-mail eller ett kort i Teams) att han eller hon behöver godkänna.
När chefen godkänt skickas ett meddelande till säljaren att gå vidare med affären.
Offerten flyttas också automatiskt till en annan mapp: ”Godkända offerter” och status ändras i Dynamics.

I den här videon visar Linnea hur du kan skapa godkännandeflöden med hjälp av Microsoft Power Automate.

Hack #4: Använd Planner för smidigare samarbete mellan marknad och sälj

Marknad och försäljning och även leverans behöver ofta samarbeta kring aktiviteter för leads och kunder. Det kan vara svårt att synka planeringen, ha överblick över deadlines och ha koll på vem som ska göra vad i en serie av aktiviteter som går tvärs funktioner.

Det här har vi själva erfarit då vi tar fram en stor mängd webbinarier varje år, där både områdesexperter, marknad och sälj har en viktig del.

Så här kan du lösa utmaningen:

Sätt upp en Teamskanal där ni samverkar
Använd Planner som kanbanverktyg och aktivera Planner i Teamskanalen
Gör en kanbanstruktur med kolumner exempelvis för varje månad
Skapa en mall för aktivitetskort; med alla aktiviteter som ingår
Lägg upp ett kort per webbinarium (utifrån mallen) och tilldela kortet till de personer som är inblandade i respektive fall
I kortet kan ni skriva anteckningar, skicka meddelanden, sätta deadlines och länka till filer

I den här videon får du se Microsoft Planner från insidan och hur vi på Innofactor använder applikationen i vårt arbete med webbinarier.

Hack #5: Synliggör nya affärer automatiskt

Ett sätt att få alla att tänka kund och försäljning är att synliggöra saker som händer i försäljningen. Men det kan vara utmanande att få till detta i praktiken.

Genom att använda status i Dynamics kan du emellertid trigga automatiska aviseringar i en Teamskanal. Det är en digital variant av att ”ringa i klockan” för att meddela viktiga händelser.

Här är tre användbara exempel:

Uppdatera säljkåren löpande om opportunities – Så fort en lead får status opportunity i en viss fas så skapas ett kort i ett Teamsflöde för säljkåren. På så sätt håller du alla säljarna uppdaterade löpande, ni kan hjälpa varandra genom att tipsa om kontakter och ni slipper lägga tid på den typen av information i säljmötena.
Informera hela företaget om vunna affärer – Så fort någon stänger en affär i Dynamics skapas ett kort i ett Teamsflöde för alla medarbetare: ”Sälj har signat med FÖRETAGET, till ett värde av 1.000.000 kr.”
Skicka tack och erkännande – Så fort en säljare stängt en affär får han eller hon en ping; ”Fyll i vilka du vill tacka”. Säljaren fyller i och en automatisk postning sker i vald Teamskanal. ”Anders tackar Anna, Pelle och Oskar som bidragit till att stänga affären”.

I den här demovideon visar Stina hur du kan skapa automatiska uppdateringar med hjälp av Adaptive Cards och Power Automate.

Slutligen

Ovanstående ”hacks” är relativt enkla att få till. Tidigare krävdes stora projekt och mycket arbete men numera finns funktionerna tillgängliga i Microsoftportföljen.

Microsofts verktygslåda ger möjligheter att effektivisera på olika sätt och det kommer hela tiden fler möjligheter.

Det är bra eftersom det kan hjälpa oss att nå resultat enklare. Samtidigt kan det ge en känsla av stress. Många känner, i vår erfarenhet, att det är svårt att hänga med i den snabba utvecklingen och att de riskerar att missa saker.

Vi jobbar med Microsofts hela svit av tjänster och vår ambition är att hjälpa företag och individer att få så mycket nytta som möjligt från sin Microsoftplattform.

Bland annat har vi startat Innofactornätverket där vi delar med oss av tips och råd.

Vi kommer även fortsättningsvis att tipsa om hur du kan arbeta smart med Microsofts verktyg i praktiken. Gå med i Innofactornätverket så får du ta del av informationen fortlöpande.