IT blir allt mer molnbaserat och de flesta organisationer har startat resan till molnet. Molnbaserade tjänster ger en rad fördelar men det finns också utmaningar. Det är en ”resa” att ta IT-organisationen till molnet. Här är stegen för att lyckas med införandet av molntjänster. Det vi kallar Cloud Journey.
Digitaliseringen av svensk offentlig sektor pågår för fullt. Förväntningarna är höga liksom kraven på accelererad innovation. Hur ska offentlig sektor kunna möta kraven och ta utvecklingen vidare? Vad ska digitaliseras och hur? Frågorna är många men en sak som är säker är att molnet kan bli en katalysator för accelererad digitalisering.
Förklaringen till att moln-IT ökar så snabbt är enkel. Molnbaserade tjänster kan ge högre flexibilitet, sänkta kostnader, ökad effektivitet och högre utvecklingstakt.
Men moln-IT innebär också en omställning för IT-organisationen som behöver arbeta med nya plattformar, ny infrastruktur och nya arbetssätt.
En agil metod tar organisationen säkert till molnet
Vi på Innofactor har under många år, tillsammans med Microsoft och våra kunder, utvecklat en metod som vi kallar för Cloud Journey. Den grundas på ett agilt tillvägagångssätt där utvecklingen sker steg för steg i några väldefinierade faser. Vi har märkt att det är bästa sättet för att kunna göra en smidig förflyttning, leda organisationen genom förändringen och undvika en rad fallgropar.
Här är en översikt över de fem stegen i Cloud Journey.
Ett vanligt misstag är att införa molnlösningar för snabbt. Man går direkt till steg tre – implementering – och missar de två första faserna. Konsekvenserna kan bli många såsom; säkerhetsbrister, problem med att lösningen inte fungerar eller att medarbetarna inte använder den på grund av dålig användarvänlighet.
Cloud Journey i fem steg
Låt oss gå igenom metoden och vad som lämpligen inkluderas i varje fas. Då kan du som läser dels förstå var ni befinner er i er utveckling, dels få en mer konkret bild av vilka aktiviteter ni kan behöva göra för att ta er vidare
Steg 1: Roadmap – beslutsunderlag och väg framåt
Första steget i Cloud Journey är grundläggande för att starta resan. Här handlar det om att förstå nuläge och målbild samt att bygga ett affärscase för hur molntjänster kan vara ekonomiskt fördelaktiga för din organisation.
Frågor som besvaras i denna fas är till exempel
• Vilka tjänster och funktioner ska införas?
• Vilken nytta kan vi få och vad kostar det?
• I vilken ordning ska införandet ske?
• Vilka gap finns mellan nuläge och målbild vad gäller processer, verktyg och kompetens – och hur ska de stängas?
• Vad är nuläget beträffande säkerhetsnivåer och vad behöver göras för att trygga säkerheten framåt?
Output från denna fas är ett beslutsunderlag som ger en roadmap och plan för stegen framåt
Steg 2: Foundation – initial arkitektur
Innan du börjar införa funktioner behöver du – även i en agil modell – göra visst grundarbete. Det handlar om att skapa strukturer och början till en uppdaterad modell för governance. Det vill säga hur ni ska styra och leda utveckling och drift av er IT.
I denna fas behandlas bland annat följande aspekter:
• Säkerhetsfrågor
• Efterlevnad av lagar och regler kopplade till IT-drift i molnet
• Justering eller nyutveckling av rutiner och processer
• Definition av roller och ny kompetens
• Samverkan mellan utveckling och drift
I denna fas designas också arkitekturen som visar vilka molntjänster som ska införas och hur de hänger ihop.
Du behöver vanligen komma tillbaka till detta steg flera gånger under en Cloud Journey och utveckla governancemodellen löpande allteftersom fler molntjänster införs.
Steg 3: Implementering – utvalda funktioner
Införandet av molntjänster kan ofta göras per funktion och iterativt. I Cloud Journey börjar du därför att driftsätta de första delarna av en lösning. Det vill säga du installerar valda funktioner och skräddarsyr vid behov.
Implementeringen blir således både snabbare och enklare ifall den föregås av ett bra grundarbete i de tidigare faserna. Då kan många av hindren undvikas.
Symptom på att grundarbetet inte är klart är ofta oförutsedda problem med säkerhet, svårigheter att få komponenter att hänga ihop och avsaknad av support från ledningen.
I implementeringen kan du använda färdiga script och automatiserade installationer för att snabbt och säkert kunna implementera grundtjänster.
Steg 4: Adoption – öka användningsgraden
Ett viktigt steg i alla IT-projekt är att få användarna att nyttja de system som införs. Något som kan vara lättare sagt än gjort och ofta förknippas med strul och missnöje.
En fördel med den agila metoden är att du kan införa funktioner snabbt och i små steg, och sedan bygga vidare med fler funktioner och utveckling av de som finns. På så sätt får också användarna chansen att växa i den nya kostymen successivt.
Aktiviteter i denna fas inkluderar
• Information och utbildning
• Frågor och feedback från användare
• Mätning av användandet och riktade insatser, i systemet eller i form av användarstöd, ifall att användandet är för lågt
Utifrån feedback kan du behöva gå tillbaka ett eller två steg i metoden. Antingen för att förbättra strukturer och rutiner, eller för att ändra eller justera funktionalitet.
När du är nöjd med införandet av valda funktioner går du tillbaka i metoden så långt du behöver för att införa nästa steg i er roadmap.
Steg 5: Optimering – öka nytta och effektivitet
När organisationen infört ett antal molntjänster och saker och ting börjat falla på plats, då har ni kommit till fasen många siktar på, nämligen optimering. Nu finns kompetensen för att införa, drifta och underhålla molntjänster. Många av basstrukturerna finns på plats och användarna är vana att ta del av nya tjänster.
En fördel med molntjänster är att behovet av traditionella IT-uppgifter minskar kraftigt. Repetitiva uppgifter kan automatiseras och du har tillgång till avancerad analys som kan skräddarsys för din verksamhet och plattform.
Detta ger stora möjligheter för fortsatt utveckling och optimering av molntjänsterna. Fokus för sista steget i Cloud Journey ligger just på att trimma, justera och optimera sin IT-verksamhet.
Backa för att få ut mesta möjliga nytta
En väl genomförd Cloud Journey säkrar alltså inte bara implementeringen av en specifik lösning och dess tekniska, säkerhetsmässiga och legala aspekter. Den hjälper också organisationen att få nytta av den nya lösningen, utvärderar dess effekt på verksamheten och säkrar vidareutveckling.
Oavsett om ni anammat filosofin att lägga allt i molnet, eller bara infört de grundläggande tjänsterna från Microsoft i molnformat (till exempel Office 365) så behöver ni en IT-organisation som kan hantera molnbaserad IT.
Har ni redan tagit er till molnet men har problem så är det inte för sent. Ni kan backa några steg och göra hemläxan samt grundarbetet nu. Då drar ni nytta av det som Microsoft möjliggjort genom sina molnbaserade lösningar – så att IT-verksamheten verkligen kan leverera mer IT för pengarna.
Mer information
Om du känner att du vill lära dig mer, diskutera, få inspiration och idéer är du välkommen att deltaga i våra webinarier och läsa vad vi skriver på vår blogg.
Om ni behöver stöd för att göra de inledande stegen i molnresan kan du även kolla in vår kickstarttjänst för införandet av Microsoft Azure och molntjänster. Med relativt liten insats från er, och till en rimlig peng, får ni hjälp med beslutsunderlag och en plan för ert införande.
Här kan du läsa mer om Cloud Migration Audit.
Lycka till på resan mot molnet!
