IT-chefens roll är långt ifrån enkel. Många IT-chefer vi träffar brottas med en mängd krav samtidigt som deras budgetar krymper. Den goda nyheten är att molnbaserad IT kan lösa många av utmaningarna. Men det är samtidigt inte så enkelt som att köpa licenser och sätta igång.

Trenden mot att IT blir allt mer molnbaserad accelererar och de flesta företag har startat resan till molnet. Vissa med en mycket medveten moln-strategi. Andra i liten omfattning och ibland omedvetet, genom att införa exempelvis Office 365.

Molnbaserade tjänster kan ge högre flexibilitet, sänkta kostnader, ökad effektivitet och högre utvecklingshastighet.

Med det finns också utmaningar med molntjänster. Speciellt när man är ovan och IT-organisationen inte fullt ut har uppgraderat sina arbetssätt till de nya förutsättningarna.

Det vanligaste misstaget

En molnresa kan innebära allt från små förändringar i IT-verksamheten till en total transformation. Oavsett vilket så är det en ”resa” att ta IT-organisationen till molnet med nya plattformar, ny infrastruktur och nya arbetssätt. Nya kompetenser och roller kan behöva tillföras, nya aspekter för backup och säkerhet behöver beaktas.

Oavsett ambitionsnivå, målbild och utvecklingstakt så finns det vissa steg du behöver ta för att lyckas med införandet av en specifik molntjänst, eller med hela molnresan för den delen.

Det vanligaste misstaget är att införa molnlösningen för snabbt och hoppa över vissa steg.

Konsekvenserna kan bli många såsom; säkerhetsrisker, problem med att lösningen inte fungerar eller att medarbetarna inte använder den på grund av brister i användarvänlighet, information eller utbildning.

Cloud Journey – de fem stegen i en agil molnresa

Så hur kan du som är IT-ansvarig, eller har annan ledande expertroll inom IT, planera och genomföra denna resa?

Ett sätt är att följa den metod som vi på Innofactor under många år utvecklat och förfinat tillsammans med Microsoft och våra kunder. Vi kallar den Cloud Journey.

Precis som andra resor mot något okänt så tar Cloud Journey fasta på att utvecklingen behöver ske agilt och steg för steg.

Genom att följa några väldefinierade faser kan du göra en smidig förflyttning, leda din organisation genom förändringen och undvika en rad fallgropar.

Här är en översikt över de fem stegen för att agilt ta sig till molnbaserad IT.

Det vanligaste misstaget innebär alltså att man hoppar direkt till steg tre – implementering – och missar de första två faserna.

Låt oss gå igenom hur metoden fungerar och vad som lämpligen inkluderas i varje fas. Då kan du som läser dels förstå var ni befinner er i er utveckling, dels få en mer konkret bild av vilka aktiviteter ni kan behöva göra för att ta er vidare.

Steg 1: Roadmap – beslutsunderlag och väg framåt

Första steget i Cloud Journey är grundläggande för att starta resan. Här handlar det om att förstå nuläge och målbild samt att bygga ett affärscase för hur molntjänster kan vara ekonomiskt fördelaktiga för ditt företag.

Frågor som besvaras i denna fas är till exempel

• Vilka tjänster och funktioner ska införas?
• Vilken nytta kan vi få och vad kostar det?
• I vilken ordning ska införandet ske?
• Vilka gap finns mellan nuläge och målbild vad gäller processer, verktyg och kompetens – och hur ska de stängas?
• Vad är nuläget beträffande säkerhetsnivåer och vad behöver göras för att trygga säkerheten framåt?

Output från denna fas är ett beslutsunderlag som ger en roadmap och plan för stegen framåt.

Steg 2: Foundation – initial arkitektur

Innan du börjar införa funktioner behöver du – även i en agil modell – göra visst grundarbete. Det handlar om att skapa strukturer och början till en uppdaterad modell för governance. Det vill säga hur ni ska styra och leda utveckling och drift av er IT.

I denna fas behandlas bland annat följande aspekter:

• Säkerhetsfrågor
• Efterlevnad av lagar och regler kopplade till IT-drift i molnet
• Justering eller nyutveckling av rutiner och processer
• Definition av roller och ny kompetens
• Samverkan mellan utveckling och drift

I denna fas designas också arkitekturen som visar vilka molntjänster som ska införas och hur de hänger ihop.

 Du behöver vanligen komma tillbaka till detta steg flera gånger under en Cloud Journey och utveckla governancemodellen löpande allteftersom fler molntjänster införs.

Steg 3: Implementering – utvalda funktioner

Införandet av molntjänster kan ofta göras per funktion och iterativt. I Cloud Journey börjar du därför att driftsätta de första delarna av en lösning. Det vill säga du installerar valda funktioner och skräddarsyr vid behov.

Implementeringen blir således både snabbare och enklare ifall den föregås av ett bra grundarbete i de tidigare faserna. Då kan många av hindren undvikas.

Symptom på att grundarbetet inte är klart är ofta oförutsedda problem med säkerhet, svårigheter att få komponenter att hänga ihop och avsaknad av support från ledningen.

I implementeringen kan du använda färdiga script och automatiserade installationer för att snabbt och säkert kunna implementera grundtjänster.

Steg 4: Adoption – öka användningsgraden

Ett viktigt steg i alla IT-projekt är att få användarna att nyttja de system som införs. Något som kan vara lättare sagt än gjort och ofta förknippas med strul och missnöje.

En fördel med den agila metoden är att du kan införa funktioner snabbt och i små steg, och sedan bygga vidare med fler funktioner och utveckling av de som finns. På så sätt får också användarna chansen att växa i den nya kostymen successivt.

Aktiviteter i denna fas inkluderar

• Information och utbildning
• Frågor och feedback från användare
• Mätning av användandet och riktade insatser, i systemet eller i form av användarstöd, ifall att användandet är för lågt

 Utifrån feedback kan du behöva gå tillbaka ett eller två steg i metoden. Antingen för att förbättra strukturer och rutiner, eller för att ändra eller justera funktionalitet.

När du är nöjd med införandet av valda funktioner går du tillbaka i metoden så långt du behöver för att införa nästa steg i er roadmap.

Steg 5: Optimering – öka nytta och effektivitet

När organisationen infört ett antal molntjänster och saker och ting börjat falla på plats, då har ni kommit till fasen många siktar på, nämligen optimering. Nu finns kompetensen för att införa, drifta och underhålla molntjänster. Många av basstrukturerna finns på plats och användarna är vana att ta del av nya tjänster.

En fördel med molntjänster är att behovet av traditionella IT-uppgifter minskar kraftigt. Repetitiva uppgifter kan automatiseras och du har tillgång till avancerad analys som kan skräddarsys för din verksamhet och plattform.

Detta ger stora möjligheter för fortsatt utveckling och optimering av molntjänsterna. Fokus för sista steget i Cloud Journey ligger just på att trimma, justera och optimera sin IT-verksamhet.

Backa för att få ut mesta möjliga nytta

En väl genomförd Cloud Journey säkrar alltså inte bara implementeringen av en specifik lösning och dess tekniska, säkerhetsmässiga och legala aspekter. Den hjälper också organisationen att få nytta av den nya lösningen, utvärderar dess effekt på verksamheten och säkrar vidareutveckling.

Oavsett om ni gjort som vissa bolag och anammat en ”all-in cloud approach”, eller bara infört de grundläggande tjänsterna från Microsoft i molnformat (Office 365) så behöver ni en IT-organisation som kan hantera molnbaserad IT.

Har ni redan tagit er till molnet men har problem så är det inte för sent. Ni kan backa några steg och göra hemläxan samt grundarbetet nu. Då drar ni nytta av det som Microsoft möjliggjort genom sina molnbaserade lösningar – så att IT-verksamheten verkligen kan leverera mer IT för pengarna.

Mer information

Om du känner att du vill lära dig mer, diskutera, få inspiration och idéer är du välkommen att delta i våra webbinarier och läsa vad vi skriver på vår blogg.

Lycka till i resan mot molnet!