7 tips för hur du arbetar bättre på distans

Den accelererande spridningen av coronaviruset gör att allt fler arbetsgivare stänger dörren och uppmanar medarbetarna att arbeta hemifrån. Att arbeta på distans är visserligen inte något nytt. Däremot ställs förmågan att arbeta flexibelt på prov nu när distansarbete får en helt ny omfattning.

Hur kan vi fortsätta att vara produktiva när alla arbetar på olika håll?

Här är en samling av egna och andras tips från olika källor:

1. Planera för att vara produktiv

Gör ett schema för dagarna du arbetar på distans. Den som är ovan vid distansarbete kan uppleva hemmamiljön som distraherande och de rutiner man normalt har på arbetsplatsen försvinner.

Innan du lämnar kontoret, tänk igenom vad du behöver för att kunna jobba på distans under en period; fysiskt material, dator och tillbehör. Kolla att VPN-tjänsten fungerar och att du har tillgång till de system du kommer att behöva.

2. Kommunicera mycket!

Många tycker att det känns ensamt att arbeta på distans, iallafall under längre perioder, och samhörighetskänslan kan gå förlorad. Se till att fortsätta att interagera med kollegor, chef, kunder och partners. Både för produktivitetens skull men även för det sociala.

Använd digitala verktyg som ersättare för det sociala snack ni skulle haft vid kaffeautomaten om ni sågs på kontoret. Skicka ett personligt kortmeddelande till din kollega och lämna lite tid för socialt snack på distansmötena.

Håll uppe aktivitetsnivån. I början behöver ofta chef och anställda ”överkommunicera” för att få tydlighet kring actions och för att känna tillit för att det som sagts blir gjort.

3. Använd chatt

Använd chattverktyg snarare än e-post när du arbetar på distans, speciellt i löpande dialog med dina kollegor. Annars svämmar mailboxen snart över och blir ett stort stressmoment för alla inblandade.

Om du har tillgång till Microsoft Teams på ditt företag så är du förmodligen redan van vid chattfunktionen i Teams.

4. Håll videomöten

Digitala möten har ökat dramatiskt i omfattning på senare år och har en given plats vid distansarbete. Även här kan du som har tillgång till Microsoft Teams enkelt skapa olika typer av digitala möten.

Gör dina digitala möten till videomöten. En videokonferens ger bättre förutsättningar för ett effektivt möte. Den håller deltagarna fokuserade och ger mer social kontakt än möten utan bild. Ett videomöte gör att alla känner sig inkluderade och bidrar till känslan av att arbeta tillsammans.

Videomöten är givetvis också ett alternativ till externa möten som kan skalas upp i perioder då fysiska möten är svåra att få till. Till exempel säljmöten, leveransmöten och andra möten med kunder, leverantörer eller partners.

5. Gör dig nåbar

Andra behöver kunna nå dig när du arbetar på distans. Blocka därför inte ut din kalender. Synliggör din tillgänglighet genom att visa det i era digitala verktyg, exempelvis med grön ”presence status” i Microsoft Teams.

6. Följ upp

För dig som är chef, projektledare eller har en annan sammanhållande roll är uppföljning med teamet extra viktigt när ni arbetar på distans. Särskilt viktigt blir det förstås om det rör sig om längre tidsperioder när ni inte träffas fysiskt.

7. Ersätt fysiska evenemang med webbinarier

Vi på Innofactor har under många år hållit webbinarier för att förmedla kunskap inom våra expertområden. Webbinarier är en ypperlig ersättare till fysiska evenemang med exempelvis kunder.

Istället för att ställa in ett frukostseminarium eller konferens, fundera på om ni inte kan göra om det till ett webbinarium istället.

Arbetsgivaren behöver skapa förutsättningar för distansarbete

I sin förenkling behövs egentligen bara en dator och en internetuppkoppling för att kunna arbeta på distans. Men för att distansarbete ska bli effektivt behöver arbetsgivaren tillhandahålla lämpliga digitala verktyg.

En förutsättning för effektivt samarbete och kommunikation är exempelvis tillgång till chatt, videokonferenssystem och skärmdelningsverktyg. Medarbetaren behöver också kunna komma åt exempelvis sina filer utanför kontoret och från andra enheter än sin jobbdator.

Arbetsgivaren behöver därför säkerställa att IT-miljön klarar av att många medarbetare arbetar på annan plats än på kontoret och utan att kompromissa med säkerheten.

I den här bloggposten från Microsoft kan du läsa om hur Microsoft möjliggör distansarbete för sina många medarbetare.

The top 9 ways Microsoft IT is enabling remote work for its employees