Behovet av att se över sina processer och uppdatera sitt IT-stöd inom HR för att kunna stötta chefer och medarbetare på bästa sätt har blivit mer aktuellt än någonsin. Men i vilken ände ska du börja? Och hur kan du göra för att visa framsteg i organisationen både på kort och lång sikt? 

På många HR-avdelningar har diskussionen om digitala arbetssätt och anpassat HR-stöd blivit extra central i och med de senaste årens ökade distansarbete. Nya krav på samordning, självledarskap, behov av nya typer av chefsstöd och förändrade förutsättningar för att skapa medarbetarengagemang är bara några av de utmaningar dagens HR-avdelningar har att hantera. Och allt tyder på att utvecklingen fortsätter. De flesta förväntar sig en hybrid arbetsmiljö framöver, med medarbetare som växlar mellan att vara på sin arbetsplats och jobba på distans. I det moderna arbetslivet är det extra viktigt med en tydlig, samordnad organisationsstruktur och att rätt digitala verktyg finns på plats för att stötta verksamheten. HR har ett strategiskt ansvar att ta för att säkerställa det. 

Kvaliteten på din HR masterdata lägger grunden 

När du står inför ett byte av HR-system är det företagets personaldata som du först och främst behöver ta kontroll över. Det är din HR masterdata som lägger grunden för alla HR-processer. Denna grundinformation påverkar även flera andra processer inom verksamheten, liksom villkor, säkerhet och förutsättningar för att medarbetarna ska kunna utföra sina jobb. Är informationen inte korrekt uppdaterad eller inaktuell kan det innebär att det blir fel i flera led och resultera i stora säkerhetsrisker.  

Hanteringen av personaldata har hamnat mer i fokus i och med införandet av GDPR för några år sedan. Det är främst sättet att samla in och lagra information som har förändrats. GDPR och PUL ger tydliga riktlinjer för hur personuppgifter ska samlas in och hanteras, på ett strukturerat och säkert sätt. Individuella rutiner, manuellt framtagna listor i Excel och information sparad i mailtrådar, eller pärmar har behövt ersättas med samordnade, automatiserade, spårbara, HR-processer och verktyg särskilt anpassade för att hantera bland annat masterdata.  

När HR tar ett mer övergripande ansvar och tydligare ägarskap för personaldata i HR-systemet gynnas hela verksamheten. Med god kontroll över din HR masterdata har du lagt en bra grund för att i nästa steg och se över dina HR-processer och ditt IT-stöd samt hur ditt HR-system kan stötta i dessa processer. 

Ta ett steg i taget, förankra och engagera verksamheten 

Vid införandet av nytt HR-system är det inte bara viktigt att börja i rätt ände med HR masterdata. Du behöver utgå från ett verksamhetsperspektiv och redan i ett tidigt skede förankra och skapa engagemang. Det finns flera sätt att få fler i verksamheten att på kort sikt uppleva vilka positiva förändringar ett byte av HR-system innebär i praktiken. Det kan exempelvis handla om att öka transparensen med mobila gränssnitt eller synliggöra KPI:er intressanta för chefer och medarbetare som ett resultat av information de själva lagt in i systemet. Eller automatiserade processer som underlättar i verksamhetens dagliga arbete, till exempel påminnelser och bevakningsfunktioner inför utvecklingssamtal, rutiner, checklistor vid onboarding etc. 

En transparent process där du kan visualisera och inkluderar verksamheten i olika förändringssteg gör det lättare att växa in i de nya processerna och arbetssätten. Både för HR-avdelningen och för chefer och medarbetare ute i verksamheten.  

5 skäl att ta ett steg i taget när du utvecklar dina HR-processer eller byter HR-system 

Utgå från att organisationen alltid är mer intresserad av output än av input. Det innebär att du snabbt behöver kunna visa på verklig verksamhetsnytta, bjuda in och engagera medarbetare i det som annars bara uppfattas som ”något nytt HR håller på med som vi måste registrera uppgifter i!”  

Det finns flera fördelar med att dela upp införandet av nya HR-rutiner och systemfunktionalitet i olika faser med stegvis förankring och implementering:   

1. Komma igång och visa resultat snabbare! Ett steg behöver inte vara så långt. Jobbar du mer fokuserat och gör saker i rätt ordning blir du mer effektivt i bytet av HR-system. Genom att vara metodisk och implementera stegvis kommer du kunna visa värdet i organisationen fortare. Vänta inte på ”big bang” för att fira framgång, de små stegen på vägen är minst lika viktiga för att kunna visa vad ni uppnår och vart ni är på väg – både på kort och lång sikt. Börja med det som är enkelt och skapar störst värde i verksamheten. 
    
2. Ökar känslan av delaktighet och gör det lättare att driva förändring! När du involverar verksamheten tidigt och låter medarbetare prova på en sak i taget, sänks tröskeln för att lära känna nya rutiner och funktionalitet. Fler förstår värdet av de nya, moderna arbetssätten och nya HR-verktyg när de får en egen upplevelse av vilken verklig konkret nytta det skapar för verksamheten och mig som enskild medarbetare. Detta skapar engagemang för nästa steg. 
    
3. Lättare att styra och hantera förväntningar i organisationen! Med fler milstolpar och kortare steg på vägen går det att sätta tydliga mer konkreta delmål på vägen mot den framtida visionen. När bytet av HR-system kopplas till verksamhetens övergripande strategi och plan blir det också enklare att förstå och prioritera olika förväntningarna i olika delar av verksamheten. Det gör det också lättare att justera och omprioritera om behov finns. 
    
4. Bättre förutsättningar för att snabbt visa konkreta resultat! Ju snabbare chefer, medarbetare och ledning själva kan se effekten i systemet och uppleva värdet av nya beteenden blir resultatet på riktigt, verkligt upplevt och mätbart. Med KPI:er kopplade till verksamhetsnytta för olika processer, blir det också lättare att visa vilket värde HR bidrar i olika delar av verksamheten. 
   
   
5. Mer mogen i nästa projektsteg! Insikter och reflektioner från varje steg gör verksamheten mer mogna inför nästa fas. Det gör det lättare att veta hur HR, tillsammans med IT och andra verksamhetsdelar, bör prioritera. Det ger även bättre förutsättningar för att successivt kunna anpassa arbetet längs vägen i projektet och kunna leva upp till långsiktiga mål och organisationens förväntningar. 

Hur jobbar ni med att utveckla och anpassa HR-system och processer för det moderna arbetslivet? Dela gärna med dig av dina erfarenheter. På Innofactor har vi en väletablerad modell och lång erfarenhet av att framgångsrikt hjälpa olika verksamheter att lyckas med stegvis och förankrad implementering i nära samarbete mellan verksamhet och IT. Vill du veta mer om hur? Läs mer om vårt erbjudande eller kontakta gärna oss i HR-teamet direkt