<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Digital ärendehantering inom bygg och fastighet

7.11.2016

Ett av dagens tidskrävande problem inom bland annat bygg- och fastighetssektorn är att hantera de ärenden som kommer in från de boende på ett effektivt sätt. Flera delar i processen hanteras ofta fortfarande manuellt.

Men är det då någon vinst med att gå från en analog hantering av service- och garantiärenden till ett helt digitaliserat arbetssätt?

Analog hantering begränsar och fördyrar

Manuell hantering är oftast är beroende av en persons arbete. Det är med andra ord svårt att hantera ärenden effektivt om den som ska göra jobbet är sjuk, på semester eller helt enkelt slutar. Utmaningen blir också den dagen du vill följa upp ärenden på en högre nivå för att kunna se trender och för att höja kvalitén på utfört arbete. Det är enormt tidskrävande och svårt att få fram korrekta analyser vid en analog hantering.

Digitalisering ger bättre uppföljning, bättre service, högre kvalitet

Med en digitalisering och automatisering får du en bättre kontroll över underleverantörernas arbete, du minskar personberoendet, kan hantera betydligt fler ärenden och kan kategorisera de fel som uppstår. Det sistnämnda ger dig snabbt en bild över situationen och du kan då ta riktiga beslut kring åtgärder för att ge bättre service och leverera högre kvalité. Hanteringen av varje ärende kan ske direkt på plats antingen via mobilen, din platta eller din bärbara dator.

För att prata klarspråk – det handlar om att öka affärsnyttan och nå era uppsatta mål.

Tekniken finns, projektet går igång – vilka framgångsfaktorer bör du då ta med dig?

Idag finns inga begränsningar vad gäller teknik. Du kan sy ihop ärendehantering med CRM, affärssystem och marknadssystem och mer därtill. Det handlar bara om att hitta rätt för just dina behov vilket kan vara nog så tidskrävande. Och så handlar det om att göra rätt saker och ta ett steg i taget. I de projekt jag varit involverad i finns det viktiga framgångsfaktorer för genomförande av projekt av den här digniteten som jag gärna delar med mig av.

Få med dig användarna och kommunicera, kommunicera, kommunicera

En digitaliserad hantering ger användarna nya verktyg, men även möjlighet att arbeta på ett nytt sätt. Ofta kan ett projekt av denna typ lätt bli en akademisk övning där målet är att sätta det nya digitala systemet på plats inom angivna tids- och budgetramar. Något som däremot ofta glöms bort är hur själva implementeringen hos användarna ska gå till. Min erfarenhet är att många glömmer användaren som sitter i andra änden. När det väl är dags att köra igång saknas det tillräckligt med kunskap för att utnyttja möjligheterna fullt ut. Eftersom användarna inte riktigt vet vad det nya systemet innebär så saknas även motivation. De brukar ibland mycket hellre jobba vidare på det gamla sättet eftersom det känns tryggt.
Det gamla systemet är alltid är som bäst när ett nytt system ska införas…

Mitt råd är därför att alltid börja med att skapa delaktighet och engagemang i hela organisationen och se till att alla är med på resan mot målet. Lägg stor vikt vid den interna kommunikationsplanen – före, under och efter - och håll blivande användare uppdaterade om syfte, mål, förväntningar och status.

Utbildningen glöms bort

En annan viktig sak som ofta glöms bort i upphandlingar är utbildning. Du kan installera ett hur bra system som helst med många funktioner och möjligheter – men vet inte användaren hur de ska göra så sitter du snart med ett långdraget projekt och en massa merkostnader. Hinner du verkligen med att sköta utbildningen internt eller ska du lägga ut det? Planera in utbildning och workshops redan från början.

Sammanfattat så handlar det helt enkelt om att göra rätt från början för att få större utväxling på din investering.

Ämnen: BYGGSEKTOR, Fastighetsbolag, INNOFACTOR



Marianne Lager

Marknads- och kommunikationschef

Sälj- och marknad i symbios har det pratats om länge men fortfarande är sälj och marknadsavdelningar ofta frikopplade från varandra. Men nu tycker jag att det börjar hända saker - och det är nödvändigt när kunderna via digitala kanaler tar reda på allt de behöver inför sitt köp. Så nu handlar det om utmaningen att nå ut till kunden - innan de tar beslut. Där är samarbetet mellan marknad och sälj en avgörande framgångsfaktor.