Framtidens HR – den strategiska enheten

Att säkerställa organisationens kompetensförsörjning är en viktigt strategisk uppgift som HR har.  För många innebär det stora utmaningar när det kommer till att kunna attrahera rätt talanger samt behålla och kompetensutveckla sin personal. För att HR ska kunna agera som den strategiska enheten, ta de nödvändiga beslut som organisationen förväntar sig och göra de åtgärder som krävs, behövs tillgång till en mängd information och nyckeltal.  

Här ger vi exempel på fem områden som kan hjälpa din HR-enhet att arbeta mer strategiskt och framtidsinriktat. 

1. Behålla och utveckla medarbetare 

Hög personalomsättning bidrar till skyhöga kostnader; lyckas ni behålla och prioriterar att utveckla den befintliga personalen finns mycket att vinna. När någon väljer att sluta drabbar det inte bara verksamheten ekonomiskt, påverkar många gånger även kvaliteten på företaget leveranser, som i värsta fall försenas eller drabbar kunderna på annat sätt. Det finns flera anledningar till att prioritera befintlig personalstyrka och utveckla de kompetenser som redan finns inom verksamheten. Genom att ge dina anställda större möjligheter att utvecklas ökar också chansen att de stannar längre i företaget. 

För att kunna arbeta strategiskt med den här frågan behöver ni först få en överblick och synliggöra vilka kompetenser som finns inom verksamheten idag. För att kunna göra en sådan kartläggning behövs en tydlig kompetensmatris och ett korrekt, uppdaterat masterregister över medarbetare och deras kunskaper. Något som dock saknas i många företag. Att kunna kartlägga sin organisation och den kunskapen som finns samlad inom den för att kunna göra en plan för framtida kunskapsbehov, är en viktig grundsten för att HR ska kunna agera som en strategisk enhet som tar aktiv del i verksamhetsbesluten. 

2. Automatisering och effektivisering av HR-processer 

Genom att automatisera och effektivisera HR-arbetet skapas möjlighet till mer effektiva och integrerade HR-processer och arbetsflöden. På så sätt går det att minska manuellt arbete och tidskrävande extra mailväxling som exempelvis ifyllande av formulär, utskick av påminnelse eller standardmeddelanden. Det frigör tid för HR att arbeta mer strategiskt med att utveckla chefer och medarbetare. Automatiseringen av HR-processerna minskar personberoendet och onödiga misstag eller flaskhalsar i HR-arbetet. Det skapar bättre upplevelser för både chefer, medarbetarna och medarbetare inom HR.​ 

3. Kvalitet och kontroll på sin HR master data 

Ett annat område som behöver vara med på HR-avdelningens strategiska agenda är kvalitetssäkringen av HR master data. Med ett tydligt ägarskap och hög kvalitet på företagets HR masterdata får vi bättre kontroll på de anställda och kan ta fram bättre underlag för analys och beslut. Med en central informationskälla för HR masterdata blir datakvaliteten högre, med minskad risk för att felaktig och inaktuell information registreras. Det bidrar till en ökad trygghetskänsla när man kan lita på att ”det här är sanningen!” Det sparar också mycket tid, blir mer lättillgängligt och lättare att följa upp i det dagliga HR-arbetet. Med en mer kvalitetssäkrad information blir det lättare att fatta fler, mer datadrivna beslut. God kontroll på anställdas data, samlad på ett ställe är också en förutsättning för att kunna säkerställa att GDPR efterlevs. ​ 

4. Analysera och arbeta mer proaktivt 

Med korrekt uppdaterad information på ett ställe kan HR arbeta mer proaktivt. Att analysera trender, se möjligheter och risker baserade på datadrivna insikter ger HR bättre framförhållning med svar på frågor som exempelvis: Hur många slutar? Var i organisationen personalomsättningen är störst? Hur ser sjukfrånvaron ut? Vilka utvecklingsmöjligheter respektive kompetensgap finns? Fler svar och proaktivitet blir plötsligt en konkurrensfördel. 

AI (artificiell intelligens) är mycket i ropet. Det gäller även prediktiva analyser inom HR. Exempelvis kan du med hjälp av AI proaktivt förutspå vilka anställda som löper störst chans/risk att säga upp sig. När det väl gått så långt som till en uppsägning är det ofta för sent att övertala och få behålla den anställda. Med rätt kunskap kan HR istället aktivt planera för kompetensutveckling och säkerställa åtgärder som ökar medarbetarnas tillsfredsställe och vilja att växa på arbetsplatsen.  

5. Säker onboarding och offboarding 

Processerna för en säker och lyckad onboarding respektive offboardning står ofta högt på HR-avdelningen agenda. Behovet av att på ett effektivt och smidigt sätt introducera nya medarbetare har blivit extra tydligt i och med ökat distansarbete. Listan blir snabbt lång för alla praktiska bitar som behöver komma på plats när nya medarbetare börjar, och många olika avdelningar behöver involveras: IT-verktyg, konton och behörigheter skall sättas upp av IT-avdelningen, mobiltelefon och abonnemang skall beställas av leverantör, passerkort skall utfärdas av exempelvis receptionen eller kontorsansvarig. Mycket av det arbetet behöver vara aktiverat och finnas på plats första dagen på jobbet för medarbetaren så snart som möjligt ska komma in i sin nya roll och vara igång och bidra.  

I och med GDPR har rutinerna kring offboarding blivit allt viktigare, särskilt med hänsyn till alla olika accessrättigheter och digitala verktyg som medarbetare idag har tillgång till i arbetet. Det ställer krav på tydliga, kvalitetssäkrad process för offboarding av personal. Trots det är det inte ovanligt att en manuell uppdaterat formulär i Excel eller motsvarande används som checklista vid offboarding för en medarbetare.  

Precis som andra enheter behöver även HR har adekvata och användarvänliga system för att sköta såväl onboarding som offboarding på ett effektivt och säkert sätt. Med mer formaliserade och digitaliserade processer ökar tryggheten samtidigt som HR få mer tid att lägga på mer strategiska frågor. 

Ta HR-arbetet till nästa nivå 

HR har redan idag ansvaret för att hantera organisationens absolut viktigaste resurser; medarbetarna och deras kompetens. Det i kombinationen med den utveckling vi ser i vår omvärld idag, inte minst genom den digitala utvecklingen, gör HR till en alltmer strategiskt viktig enhet i verksamheten. Ett målmedvetet strategisk arbetet inom de fem områden vi beskriver ovan kan ta ditt HR-arbetet till nästa nivå. Resultatet? Proaktiva, datadrivna och säkra beslut skapar bättre förutsättningar för såväl HR och IT som för chefer och medarbetare i din verksamhet. 

Vill du veta mer om hur Innofactor kan hjälpa till att effektivisera, skapa bättre struktur och öka kvaliteten i era HR-processer för att frigöra tid och kunna ta en mer strategisk, proaktiv roll? Läs mer om vårt erbjudande eller kontakta gärna oss i HR-teamet direkt.