När informationen finns – men är svår att hitta

För många organisationer är detta en allt viktigare fråga. Investeringarna i Microsoft Copilot och andra AI-lösningar ökar, men tekniken är bara en del av lösningen. Om informationen som AI:n bygger sina svar på är utspridd, svår att hitta eller saknar tydlig struktur, ökar risken för osäkra svar och lågt förtroende – snarare än den effektivisering som var tänkt.

Det blev tydligt i arbetet med ett fastighetsbolag som ville skapa bättre förutsättningar för AI. Genom att stärka informationsstyrningen och informationshanteringen kunde bolaget gå från spridd och svåröverskådlig information till en stabil grund för AI-satsningar som går att lita på.

AI blir inte bättre än den information den får tillgång till.

Därför börjar en framgångsrik AI-satsning ofta med något mer grundläggande: att skapa ordning, kvalitet och struktur i den information som redan finns. Fastighetsbolagets resa visar hur en stabil informationsgrund kan skapa bättre förutsättningar för Copilot, AI-agenter och fortsatt digital utveckling.

Utmaningen: när informationen blir en informationsskuld

När arbetet för fastighetsbolaget startade fanns informationen på många olika platser och sättet att hantera den varierade mellan verksamheter. Det gjorde det svårt att hitta rätt information – men också att veta vilken information som var aktuell, relevant och tillförlitlig.

Några av de tydligaste utmaningarna var:

• Information låg spridd över flera olika arbetsytor, med varierande struktur mellan verksamheter.
• Sökbarhet och återanvändning var till stor del beroende av enskilda medarbetares lokalkännedom.
• Kunskap var ofta knuten till personer snarare än dokumenterade processer och strukturer.
• Datakvalitet och informationsklassificering varierade mellan avdelningar.
• Nya initiativ innebar ofta att samma frågor om struktur, metadata och informationsansvar behövde lösas på nytt.
• Förutsättningarna för AI och intelligent sökning var begränsade eftersom informationen bakom svaren inte var tillräckligt strukturerad och kvalitetssäkrad.

Det här är exempel på det som brukar beskrivas som informationsskuld – information finns, men är inte tillräckligt strukturerad, sökbar eller kvalitetssäkrad för att kunna användas effektivt.

Och ju mer information en organisation samlar på sig, desto större blir informationsskulden – och desto svårare blir den att hantera.

Lösningen: en gemensam informationsgrund

Lösningen byggde på gemensamma principer för hur information skapas, hanteras, kvalitetssäkras och publiceras. Det handlade inte bara om teknik. En viktig del var också förändringsledning: nya strukturer fungerar först när verksamheten är med och formar dem, känner igen sig i dem och faktiskt använder dem.

Målet var att skapa en tydligare gräns mellan information som är under arbete och information som är kvalitetssäkrad och redo att användas av resten av verksamheten.

Arbetslager och informationslager

En central princip var att skilja på var information skapas och var den publiceras.

Datakvalitet och informationsstyrning

Nästa steg var att skapa en struktur som inte var beroende av enskilda personer. Genom gemensamma metadata, standardiserade informationsstrukturer och tydliga samband mellan dokument, fastigheter och processer blev informationen lättare att hitta, förstå och återanvända.

Som en del av arbetet infördes också informationsklassificering och känslighetsetiketter. Det gjorde det enklare att skydda känsligt innehåll, begränsa spridning och säkerställa att rätt personer hade rätt åtkomst.

Informationsstyrning blev på så sätt inte en separat säkerhetsfunktion, utan en naturlig del av hur verksamheten arbetade med information.

Från informationsgrund till AI-mognad

Med en kvalitetssäkrad informationsgrund på plats blev nästa steg naturligt: verksamhetsanpassade AI-agenter i Microsoft Copilot, kopplade mot informationslagret i SharePoint Online snarare än mot breda och ostrukturerade arbetsytor. Det gav bättre förutsättningar för relevanta svar, effektivare sökning och tydligare kontroll över vilken information som AI-lösningarna kunde använda.

Fastighetsspecifika agenter stödde arbetet kring enskilda fastigheter, medan verksamhetsanpassade agenter användes inom bland annat ekonomi. Den nya informationsstrukturen skapade också en grund för bättre kunskapshantering. Kunskap som tidigare satt hos enskilda medarbetare blir sökbar, strukturerad och återanvändbar – vilket i förlängningen är en viktig del av AI-mognad.

Resan – från filhantering till plattform för framtida utveckling

För fastighetsbolaget startade initiativet i det konkreta: bättre hantering av dokument och filer. Men för att skapa långsiktigt värde krävdes mer än att flytta filer till nya ytor. Informationen behövde organiseras så att den förblev begriplig och användbar även flera år senare – samtidigt som strukturen var flexibel nog att växa med verksamheten.

Det blev därför en resa från filhantering till en mer genomtänkt informationsplattform.

1. Informationsstyrning

Gemensamma principer, strukturer och ansvar skapade ordning i informationen.

2. AI-mognad

Kvalitetssäkrad information gav bättre förutsättningar för Copilot och verksamhetsanpassade AI-agenter.

3. Framtida utveckling

En stabil informationsgrund gör det möjligt att fortsätta utveckla AI, automatisering och datadrivet beslutsstöd utan att behöva börja om från början.

Före → Idag

INFORMATION

Före

• Spridd information utan gemensam struktur mellan verksamheter.
• Varierande datakvalitet och informationshantering.
• Svårt att veta vilken information som var aktuell och tillförlitlig.

Idag

• Gemensamma principer för hur verksamhetsinformation hanteras, publiceras och förvaltas.
• SharePoint Online som kvalitetssäkrat informationslager och gemensam källa till sanning.
• Metadata och struktur som gör stora informationsmängder sökbara och navigerbara.

ARBETSSÄTT

Före

• Starkt beroende av enskilda medarbetares kännedom och minne.
• Information och kunskap kunde vara personberoende.
• Samma frågor om struktur och informationsansvar behövde ofta lösas på nytt.

Idag

• Teams och OneDrive fungerar som arbetslager, tydligt separerat från den publicerade informationen.
• Tydligare ansvar för information och dess kvalitet.
• Strukturer som kan användas och utvecklas gemensamt över verksamheten.

AI

Före

• Begränsade förutsättningar för AI att skapa tillförlitligt värde.
• Information var för utspridd och ostrukturerad för att fungera som en stabil grund.

Idag

• Copilot och verksamhetsanpassade AI-agenter kan använda kvalitetssäkrad information som grund.
• Bättre kontroll över vilka informationskällor AI-lösningarna använder.
• En informationsplattform som kan stödja fortsatt AI-utveckling.

Vad har förbättrats?

Verksamheten - Mer enhetliga arbetssätt, minskad sårbarhet vid personbyten och ökad förståelse för informationsansvar.

Informationshanteringen - Högre datakvalitet, bättre sökbarhet och en gemensam informationsmodell som kan utvecklas vidare.

AI och framtida utveckling - Kvalitetssäkrade källor för Copilot och AI-agenter, lägre risk för missvisande svar och en plattform som möjliggör fortsatt innovation utan att informationsgrunden behöver byggas om.

En informationsgrund för nästa steg

Fastighetsbolaget har inte byggt en färdig slutlösning – de har byggt en informationsgrund som gör det möjligt att fortsätta utvecklas. Medan många organisationer fortfarande brottas med grundläggande frågor om struktur, datakvalitet och informationsstyrning kan fastighetsbolaget nu rikta blicken framåt: mot nya AI-agenter, automatisering och datadrivet beslutsstöd.

Det är också den viktigaste poängen i hela omställningen. Det handlar inte i första hand om att SharePoint, Teams eller Copilot infördes, utan om att informationsskulden minskade – den skuld som annars kan begränsa organisationens möjlighet att dra nytta av ny teknik. En bättre informationsgrund ger helt enkelt bättre förutsättningar att utvecklas vidare.

Är er information redo för AI?

Vi hjälper er att skapa ordning, struktur och kvalitet i informationen – så att ni kan ta nästa steg med Copilot, AI-agenter och digital utveckling.