Ett CRM-system ska ge mer försäljning och underlätta vardagen för medarbetarna. Men det kan också ta lång tid att implementera, avvisas av användarna och således kosta både tid och pengar till ingen nytta. Här är tips för att välja rätt CRM-system. 

En framgångsfaktor vad gäller CRM-system är att införa det på ett bra sätt, så att organisationen hänger med och ni kan realisera nyttan. En annan är att välja rätt CRM-system till att börja med.  

Här är frågor som är bra att ställa sig i utvärderingen av CRM-system. 

Vad är verksamhetens behov? 

Fundera på vad det är ni vill förbättra med hjälp av CRM-systemet. Behöver ni effektivisera tidskrävande manuellt arbete för säljarna? Saknar ni en komplett bild över kunden som gör att ni har svårt att ge bra service och support? Behöver ni kontroll över data och bättre analysmöjligheter för att kunna fatta beslut? 

Dessa behov bör styra såväl valet av typ av system som vilka användare som är aktuella. 

Hur stor är budgeten? 

Det finns mängder av CRM-system i varierande prisklasser. Budgeten sätter ramarna för vilka system som är aktuella. Tänk på att betalningsmodellerna varierar mellan olika leverantörer. Vissa tar till exempel betalt för antalet användare, många erbjuder olika licenser som kostar olika mycket. 

Du får mer för pengarna om du väljer ett system där du kan ha olika planer för olika användargrupper. 

Vilken typ av CRM-system behöver vi? 

Det finns många olika typer av CRM system. System som fokuserar på att stödja säljkårens arbete med att hålla koll på sin säljpipeline. System som kombinerar försäljning och marknadsföring och hela vägen till system som inkluderar all kundrelationshantering. Det vill säga såväl försäljning och marknadsföring som kundsupport och leverans. 

Vad ni behöver beror på vad ni vill uppnå. En allmän rekommendation är att välja ett system som ni enkelt kan bygga vidare på så att ni inte behöver byta igen när era behov ändras. Det är till exempel en fördel om systemet har moduler som kan aktiveras vartefter kraven ökar. 
 

Vilka ska använda CRM-systemet? 

Den här frågan kopplar till föregående. Vissa CRM-system har moduler som ger synergier mellan försäljning och marknad, mellan försäljning och kundservice och mellan försäljning och leverans. Den som vill uppnå en 360 graders vy över kunden, med alla hennes integrationer med företaget, behöver ett CRM-system som inkluderar fler användargrupper än den som bara vill effektivisera säljkårens arbete. 
 

Vilka andra system behöver CRM-systemet kunna integreras mot? 

Att data kan flöda mellan olika system är viktigt för att få till effektiva arbetsprocesser och kunna nyttja data i olika sammanhang; för analys, prioritering och beslut. Det är viktigt att beakta vilka system ni redan har som CRM-et behöver kunna integreras mot, till exempel ekonomisystem, HR-system, betalsystem.  

Många tycker att det är en fördel att ha en enda molnplattform där människor, data och processer samordnas i en sömlös upplevelse. 
 

Vilka behov har användarna? 

En framgångsfaktor i införandet av CRM-system är att ta med användarna från början och beakta deras behov redan i valet av system. Vad behöver de kunna göra? Hur arbetar de? Hur behöver de kunna samverka med andra i organisationen? 

Vilken funktionalitet behöver vi? 

Användarnas behov bör sorteras och sedan formuleras som krav på funktionalitet. Beakta också att behoven brukar ändras i takt med att ett företag växer. Därför bör du välja en CRM-lösning som är skalbar så att du enkelt kan uppgradera till nya och mer avancerade versioner. 

Notera också att olika användargrupper har olika behov och krav. Genom att välja ett system som erbjuder olika användarplaner kan du tillhandahålla det som matchar varje användargrupps behov. Du undviker att betala för funktionalitet i onödan. 
 

Kan CRM-systemet anpassas till oss? 

För att användarna ska anamma och gilla CRM-systemet är det viktigt att det speglar ert sätt att arbeta. Därför bör CRM-systemet kunna anpassas, till exempel genom att släcka fält ni inte behöver eller lägga till steg som ni vill ha. Om CRM-systemet avviker för mycket från rådande arbetssätt är risken stor att användarna ser det mer som ett hinder än ett stöd. 

Går CRM-systemet att växa med? 

Att byta ut ett system upplevs ofta som ett stort beslut och en mödosam process. Därför är det bra att välja ett system som går att växa med. Hitta en flexibel lösning som kan kompletteras eller byggas ut för att uppfylla de förändrade krav som ditt företag ställs inför. 
 

Hur framtidssäkrat är systemet? 

Utvecklingen går enormt snabbt och system blir allt mer intelligenta, vilket kan få positiv påverkan på både effektivitet och resultat. I moderna system kan du till exempel med hjälp av AI få prioriteringslistor för vilka insatser som bedöms ge bäst resultat och du kan via prediktiv analys få fram vilka kunder ni riskerar att tappa. 

Även om ni använder mer grundläggande CRM-funktionalitet idag så är det en fördel att välja en innovativ lösning som ni kan växa med i takt med att era behov utvecklas. 

Vilken leverantör matchar oss bäst? 

Hur väl era värderingar och arbetssätt matchar leverantörens kan också påverka valet av lösning. Har ni samma syn på hur CRM-et ska införas, till exempel vad gäller förändringstakt och utvecklingsmetodik? Hur viktigt är det med support för er? 

Hur säkert är det? 

En sista men viktig fråga är säkerhet. Leta efter ett system som kan sätta olika behörigheter för användarna utifrån deras roller. Säkerhet blir allt viktigare med tanke på det växande hotet från hackers och även för att säkra att rätt medarbetare har tillgång till rätt information. 

Tips för att lyckas med införandet av CRM-system 

Att välja rätt CRM-system är av största vikt för att kunna realisera de förbättringar som systemet ska bidra till. Framgångsfaktor nummer två är att införa CRM-systemet på ett genomtänkt sätt. Inte minst för att få medarbetarna att gilla och verkligen använda det. 

Dessvärre finns det många fallgropar kopplade till just införandet av CRM-system. I den här guiden tar vi upp fem misstag och hur du undviker dem. Så att du på riktigt kan få ut nyttan från ett nytt CRM-system. 

Klicka här för att ladda ner PDF-guiden: 5 misstag vid införande CRM-system – och hur du undviker dem